Ein organisierter Arbeitsbereich fördert die Konzentration, die Produktivität und das Wohlbefinden der Mitarbeiter. Ein effizientes Management Ihrer Büroräume verbessert den Betrieb und die Leistung Ihres Unternehmens. Wie können Sie Ihr Vorhaben zur Umgestaltung Ihrer Büroräume und zur Optimierung des Arbeitsbereichs in die Tat umsetzen? Entdecken Sie einige praktische Ideen, die Sie sowohl bei der Präsenzarbeit als auch bei der Telearbeit anwenden können.
1. Die Anordnung überdenken
Bevor Sie mit der Umgestaltung beginnen, sollten Sie die neuen Nutzungen der Büroräume berücksichtigen, um das Vorhaben in die richtige Richtung zu lenken und das passende Budget dafür bereitzustellen.
Ziel ist es, ein Gleichgewicht zwischen Einzel- oder Gemeinschaftsbüros, Besprechungs- oder Aufenthaltsräumen zu finden. Denn die Teams brauchen Orte, an denen sie sich konzentrieren, sich treffen und zusammenarbeiten können. Es sind mehrere Konfigurationen möglich:
Das Open-Space-Büro;
Das flexible Büro oder „Flex Office“, in dem die Mitarbeiter keinen zugewiesenen Arbeitsplatz mehr haben;
Das Einzelbüro.
Die Anordnung der Büros erfordert daher eine Analyse der Präsenzquote der Teams, der Raumbelegung, der Verkehrsflächen und der Fluchtwege.
Bei der Telearbeit ist die Einrichtung eines Arbeitsbereichs mit gewissen Einschränkungen, wie Platzmangel oder das Zusammenleben mit der Familie, verbunden. Nachdem Sie festgelegt haben, in welchem Raum Sie den Arbeitsplatz einrichten möchten (Wohnzimmer, Schlafzimmer, Nebenraum usw.), gibt es mehrere „platzsparende“ Optionen, um diesen kleinen Raum zu gestalten. Beispielsweise kann ein Homeoffice-Mitarbeiter eine Ecke seines Wohnzimmers zum Arbeitsplatz umfunktionieren. Er kann auch Multifunktionsmöbel verwenden, die außerhalb der Telearbeitszeit wieder ihre ursprüngliche Funktion übernehmen.
2. Die passenden Möbel auswählen
Bei der Optimierung von Büros geht es darum, anregende Arbeitsplätze zu schaffen. Zwar unterstreicht die Wahl ästhetisch ansprechender Möbel die Identität des Unternehmens, aber die Ausstattung muss auch funktional sein. Ganz gleich, ob es sich um ein kleines Büro oder ein Open-Space-Büro handelt, hochwertige Büromöbel sind ergonomisch. Denn durch die Anpassung der Möbel an die Tätigkeit der Mitarbeiter kann man Muskel-Skelett-Erkrankungen (MSD) vorbeugen. Zum Beispiel lindern ergonomische Bürostühle Rückenprobleme und fördern eine gute Körperhaltung.
Darüber hinaus sind funktionale Büromöbel modular. Flexibles Mobiliar erleichtert den Mitarbeitern die Fortbewegung im Unternehmen und fördert die Teamarbeit. Eine höhenverstellbare Schreibtischplatte, ein versenkbarer Tisch, ein Stuhl mit Rollen oder eine versetzbare Trennwand sind praktische Hilfsmittel, die Sie für einen flexiblen Arbeitsbereich einsetzen können.
Aber wie lassen sich Arbeitsausstattung und CSR miteinander in Einklang bringen? Indem Sie sich für umweltfreundliche Büromöbel entscheiden und in maßgefertigte, langlebige und umweltschonend hergestellte Möbel investieren. Neben der Wahl von Möbeln, die mit einem Gütesiegel zertifiziert sind, gibt es auch geeignete Aufbewahrungslösungen, um den Platz optimal zu nutzen.
3. Aufbewahrungsflächen einplanen
Produktivität ist ohne einen organisierten Arbeitsbereich nicht denkbar! Dies gilt besonders für kleine Räume, wo sich Papier und Büromaterial schnell ansammeln. Ob im Homeoffice oder im Unternehmen, hier sind einige Vorschläge, um für eine ordentliche Arbeitsumgebung zu sorgen:
Stellen Sie Bücherregale und/oder Regale auf, um nützliche Dokumente griffbereit zu haben;
Sortieren Sie regelmäßig aus (1- bis 2-mal pro Monat), damit der Raum nicht zu voll wird;
Räumen Sie den Raum oder den Arbeitsbereich nach jeder Benutzung auf;
Bevorzugen Sie, wenn möglich, virtuelle Speichersysteme.
In einem Großraumbüro können Sie individuelle Ablagen mit einem gesicherten Zugang (Code oder Vorhängeschloss) vorsehen. Die Teams können hier ihre Arbeitsunterlagen und persönlichen Gegenstände aufbewahren. Im Gegensatz zu individuellen Ablagen können allgemein zugängliche Dokumente in Gemeinschaftsablagen (Schränke, Bücherregale oder Regale) aufbewahrt werden. Mitarbeiter, die im Homeoffice arbeiten, können einen Schreibtisch mit integrierten Containern wählen oder Regale nebeneinander aufstellen.
Gut durchdachte Aufbewahrungsmöglichkeiten sind entscheidend, um den Platz optimal zu nutzen und die Sicherheit der Daten zu gewährleisten. Ordnung und Sauberkeit sind jedoch nicht die einzigen Kriterien für ein komfortables Büro.
4. Für Ausgewogenheit bei den Lichtverhältnissen, der Temperatur und dem Geräuschpegel sorgen
Bei der Büroeinrichtung und der Raumoptimierung geht es darum, eine angenehme Arbeitsumgebung zu schaffen.
Zunächst gilt es, über die Ausrichtung der Büros nachzudenken, um möglichst viel Tageslicht zu nutzen. Da die Sonneneinstrahlung in einem Raum je nach Jahreszeit und Tageszeit variiert, sorgt eine Schreibtischlampe für einen stets hellen Arbeitsplatz.
In einem zweiten Schritt ist es wichtig, dass das Thermostat auf die richtige Temperatur eingestellt ist. Durch die Überprüfung der Isolierung des Raumes kann man Zugluft vermeiden und gleichzeitig für eine effiziente Belüftung sorgen.
Da Lärmbelästigung die Konzentration stört, sollte sie schließlich so weit wie möglich eingeschränkt werden. Um die durch die Tätigkeit der Mitarbeiter verursachten Geräusche besser in den Griff zu bekommen, können drei verschiedene Zonen geschaffen werden:
Laut;
Gemischt;
Leise.
Neben Räumen für den kollaborativen Austausch, wie z.B. Besprechungsräumen, ist es wichtig, auch Bereiche für ruhiges Arbeiten vorzusehen. So können z.B. spezielle Bürokabinen für Telefongespräche oder Akustikwände die Ablenkungen verringern.
5. Psychosozialen Risiken vorbeugen
Unabhängig von der Konfiguration müssen die Veränderungen flankiert werden, um die Teams zu beruhigen und ihre Unterstützung zu gewinnen. Die Veränderung des Arbeitsbereichs kann Ängste, Stress oder sogar Unwohlsein hervorrufen.
Die Optimierung eines Büroraums wirkt sich sowohl auf die Verbreitung der Unternehmenskultur als auch auf die Integration neuer Mitarbeiter aus. So ist man beispielsweise durch die Einrichtung eines Großraumbüros verstärkt den Blicken anderer ausgesetzt, während Telearbeit den Austausch einschränkt und isolieren kann.
Daher ist es wichtig, den Teams zuzuhören und ihre Erwartungen genau zu verstehen. Die Mitarbeiter bleiben die Endnutzer der zu optimierenden Arbeitsbereiche. Daher ist es sinnvoll, sie in bestimmte Entscheidungen einzubeziehen, indem man ihre Meinung oder Vorschläge berücksichtigt (Farbwahl, Auswahl von Dekorationsgegenständen, Ideen zur individuellen Gestaltung usw.).
Um ihr Wohlbefinden zu fördern, sollten Sie auch Entspannungsbereiche und Grünflächen in die Büros integrieren. Pflanzen, Blumen und Sträucher dienen nicht nur der Dekoration, sondern tragen auch dazu bei, eine freundliche Atmosphäre im Unternehmen zu schaffen.
Büroeinrichtung und Raumoptimierung: Wie geht es weiter?
Sobald Ihre Büroräume optimiert sind, können die Mitarbeiter einziehen. Die gewählte Konfiguration ist aber wahrscheinlich nicht endgültig. Denn jetzt geht es darum, die Gewohnheiten der Teams zu analysieren und sie zu befragen, um mögliche Verbesserungen umzusetzen. Dann müssen Sie vielleicht einige Änderungen vornehmen, um die Optimierung der Arbeitsbereiche zu perfektionieren.
Wenn Ihnen die Ideen für die Gestaltung Ihrer Büroräume fehlen, können Sie einen Gestalter hinzuziehen. Es liegt auf der Hand, dass die Verbesserung des Arbeitsplatzes zur Attraktivität des Unternehmens und zur Entfaltung der Mitarbeiter beiträgt, ein Schlüsselelement für das Wohlbefinden am Arbeitsplatz.
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