Der Besprechungsraum ist ein wichtiger Raum: Er ist Imageträger des Unternehmens und spielt eine Rolle bei dessen Betrieb. Der Wandel in der Arbeitswelt berührt auch das Konzept des Meetings. Teams kommen zwar immer noch zusammen, um wichtige Entscheidungen zu treffen, aber sie tun dies auch, um nach neuen Ideen zu suchen, für eine schnelle Bestandsaufnahme zu Beginn des Tages oder um die Beziehungen zwischen den einzelnen Teammitgliedern zu stärken. Die Einrichtung eines Besprechungsraums erfolgt in mehreren Schritten. Zu Beginn steht die Ermittlung der Bedürfnisse. Anschließend müssen Sie die Möbel und das Zubehör passend zu Ihrem Budget und der Einkaufspolitik Ihres Unternehmens auswählen.
Wie richtet man einen Besprechungsraum ein? Die wichtigsten Punkte
Um einen Besprechungsraum richtig einzurichten und auszustatten, gilt es zunächst, die gewünschte Richtung abhängig von Raumgröße, Nutzung und Zweck festzulegen. Bei der Einrichtung von Arbeitsräumen sollten Sie einige Grundregeln im Auge behalten.
Die Bedürfnisse ermitteln
Jedes Unternehmen entwickelt seine eigenen Praktiken in Bezug auf Organisation, Management und Raumnutzung. Der Besprechungsraum bildet da keine Ausnahme. Bei seiner Gestaltung muss auch ein ausgewogenes Verhältnis zwischen Budget, Nachhaltigkeit und Design angestrebt werden.
Hier sind einige Fragen, die Sie sich stellen sollten:
Wie viel Platz dürfen die Möbel einnehmen, um gleichzeitig die Bewegung im Raum zu ermöglichen?
Wie viele Personen sollen maximal Platz finden?
Wie häufig wird dieser Raum genutzt?
Soll der Raum mehrere Funktionen erfüllen?
Welchen Eindruck sollen die Besucher bekommen?
Welche Atmosphäre soll dort geschaffen werden?
Unsere Tipps für die Einrichtung eines Besprechungsraums
Ein Besprechungsraum ist ein Ort, an dem die Mitarbeiter weniger Zeit verbringen als an ihrem Schreibtisch. Dennoch dürfen Komfort und Ergonomie nicht vernachlässigt werden. Für den Fall, dass ein formeller Besprechungsraum eingerichtet werden soll, sind bequeme Sitzgelegenheiten und hochwertige Materialien wichtig.
Wenn in dem Raum Besprechungen mit sehr unterschiedlicher Teilnehmerzahl stattfinden, kann es sinnvoll sein, sich für eine modulare Version mit Klappstühlen oder sogar Klapptischen zu entscheiden. Auf diese Weise findet bei großen Besprechungen jeder Teilnehmer Platz. Umgekehrt ist der Raum bei Besprechungen im kleinen Kreis nicht mit leeren Stühlen zugestellt.
Auch die ästhetische Gestaltung des Raumes gilt es sowohl bei der Dekoration als auch bei dem Mobiliar zu berücksichtigen. Mithilfe der Ästhetik kann eine neutrale, formelle, warme... Atmosphäre geschaffen werden.
Zudem nehmen dank der Videokonferenz immer mehr Teilnehmer aus der Ferne teil. Ein gepflegtes Erscheinungsbild im Hintergrund ist daher für das Image des Unternehmens von entscheidender Bedeutung: Die Wände hinter den Teilnehmern können mit Pflanzen, Dekorationsgegenständen oder einem Bücherregal gestaltet werden.
Die richtige Wahl der Möbel und des Zubehörs
Möbel und Zubehör für Besprechungsräume gibt es in verschiedenen Materialien, Formen und Stilen. Bei Manutan EXPERT haben wir eine breite Produktpalette entwickelt und dabei die Erwartungen unserer Kunden berücksichtigt, damit sie alles Notwendige an einem Ort finden. Darüber hinaus haben wir die Marke Manutan EXPERT geschaffen, die zusätzliche Vorteile bietet.
Konferenztische
Rund, oval, quadratisch, modular: Die Konferenztische der Marke Manutan EXPERT bieten eine große Auswahl an Formen, um sich optimal an den Raum und seine Nutzung anzupassen. Die Wahl fällt häufig auf Melamin, das aufgrund seiner Langlebigkeit und seines geringen Gewichts bevorzugt wird.
Einige Produkte bestehen darüber hinaus aus recycelten Materialien. Modulare Tische wie das Modell Trapez können auf unterschiedliche Weise zu einem großen Tisch zusammengestellt werden oder um mehrere separate Arbeitsbereiche zu schaffen.
Um Kabel und elektrische Anschlüsse besser zu organisieren, verfügen einige Modelle über eine Aufbewahrungsklappe und eine Kabeldurchführung auf der Tischplatte. Diese Lösung verbirgt auf elegante Weise die Kabel und sorgt für Sicherheit im Raum.
Konferenzstühle
Genau wie Konferenztische sind auch Konferenzstühle in einer Vielzahl von Formen, Materialien und Farben erhältlich. Um Platz zu sparen und Flexibilität zu bieten, empfiehlt es sich, Stühle mit und ohne Armlehnen abwechselnd zu verwenden. Stapelbare Stühle lassen sich leicht verstauen und können zum Einsatz kommen, wenn zusätzliche Sitzgelegenheiten benötigt werden.
In Bezug auf die Farbgebung empfiehlt es sich, bei der Gestaltung des Besprechungsraums schlichte Farben zu bevorzugen, wenn dort vorwiegend formelle Besprechungen stattfinden. Um eine kreativitätsfördernde Atmosphäre zu schaffen, z.B. für Brainstorming, sind farbige Modelle besser geeignet.
Auch die Art des Bezugs ist von Bedeutung. Ein Vinylbezug wirkt elegant, ein Modell mit Stoffbezug vermittelt Wärme.
Zubehör und Dekoration zur Optimierung der Räume
Für eine gelungene Gestaltung sollten Sie die Dekoration des Konferenzraums nicht außer Acht lassen. Schaukästen mit den Produkten des Unternehmens, eine Uhr, Poster oder Pflanzen sorgen für eine freundliche Atmosphäre.
Im Besprechungsraum kann auch ein Whiteboard hilfreich sein, um Ideen während eines Brainstormings zu notieren oder um Wortmeldungen der Teilnehmer zu erleichtern. Ebenso ist eine aufrollbare Lichtbildwand zu einem unverzichtbaren Hilfsmittel geworden, um Präsentationen zu projizieren und Besprechungen zu moderieren.
Ein Besprechungsraum kann punktuell durch Zubehör ergänzt werden, um eine zweite Nutzung zu ermöglichen. Mithilfe von Akustik-Trennwänden kann der Raum zum Flex Office (Im Flex Office haben die Mitarbeiter in einem Unternehmen keine zugewiesenen Büros mehr) werden. Diese Ausstattung gehört zu den Lösungen, die den neuen Bedürfnisse der Arbeitswelt gerecht werden. So lässt sich beispielsweise ein Konferenztisch für 20 Personen in einen Coworking Space verwandeln, bei dem die Privatsphäre des Einzelnen gewahrt wird.
Wenn der Raum stark dem Tageslicht ausgesetzt ist, können UV-Schutzfolien an den Außenscheiben angebracht werden. Wenn er zur Straße hin liegt, bieten lichtundurchlässige Folien Sichtschutz.
Vorteile der Marke Manutan EXPERT
Dieses Produktsortiment bietet drei Vorteile. Es entspricht den alltäglichen Bedürfnissen unserer Kunden, die wir dank unserer langjährigen Erfahrung kennen. Zweitens legt die Marke Manutan EXPERT Wert auf Qualität - eine Qualität, die regelmäßig intern oder im Labor getestet wird. Darüber hinaus haben alle Produkte unserer Eigenmarke 10 Jahre Garantie.
Schließlich stellen wir durch Wettbewerbsbeobachtung sicher, dass dieses Sortiment zum besten Preis auf dem Markt angeboten wird. Die Produkte der Marke Manutan EXPERT sind bei gleichwertiger Qualität mindestens 15% günstiger als die der Konkurrenz.
CSR (Corporate Social Responsibility) gehört ebenfalls zum Versprechen der Marke. Fast 15% unserer Produkte verfügen über ein Umweltverträglichkeitszertifikat.
Welchen Anforderungen muss ein Konferenzraum heutzutage genügen?
Die Herausforderungen für Unternehmen ändern sich. Ihre Arbeitsräume müssen diesen Veränderungen Rechnung tragen und mit ihnen Schritt halten. Manager gehen dazu über, ihren Mitarbeitern zunehmend mehr Verantwortung zu übertragen, insbesondere durch den Ausbau der Telearbeit. Sie setzen künftig auf den Teamzusammenhalt als Leistungsmotor.
Anpassung an die neuen Nutzungsmuster in Gemeinschaftsräumen
Die Organisation des Unternehmens hat sich im letzten Jahrzehnt stark verändert. Das Streben nach Leistung und Produktivität führt heute zwangsläufig über die Frage nach dem Wohlbefinden der Teams. Die Mitarbeiter werden selbstständiger, die Arbeitszeiten flexibler. Unternehmen bevorzugen zielorientiertes Arbeiten anstelle von Präsentismus. Telearbeit sowie Flex Office gewinnen an Bedeutung und beides führt zu neuen Nutzungsmustern der Büroräume.
Die Telearbeit verändert diese Räume, da einige Unternehmen sich dafür entscheiden, in kleinere Räumlichkeiten umzuziehen oder ihre Büros umzugestalten. Einige Mitarbeiter nutzen Co-Working-Spaces, doch die meisten Telemitarbeiter arbeiten von zu Hause aus. Der Gang ins Büro ist daher zu einem Vektor der Sozialisierung geworden. Orte wie Besprechungsräume müssen für diese neue Funktion geeignet sein.
Die Teamarbeit unter den Beschäftigen fördern.
Der Besprechungsraum ist nach wie vor der Ort, an dem wichtige strategische Entscheidungen für ein Unternehmen getroffen werden, aber er übernimmt künftig mehrere Aufgaben. Er wird zu einem Ort, der die Unternehmenskultur vermittelt und an dem sich die Teams zusammenfinden. Ein Ort der Zusammenarbeit also, um die kollektive Intelligenz zur Verbesserung der Innovationsleistung zu fördern. Der Besprechungsraum sollte ein einladender Ort sein, an dem die Mitarbeiter ein Gefühl der Zugehörigkeit zu ihrem Unternehmen entwickeln.
Die Einrichtung eines Besprechungsraums muss den unternehmensspezifischen Herausforderungen gerecht werden und das Image des Unternehmens sowohl intern zu den Mitarbeitern als auch nach außen zu den Kunden transportieren. Schauen Sie sich unsere Produktkategorie „Konferenz- und Empfangstische“ an, um den Tisch auszuwählen, der am besten zu Ihrem Gestaltungsvorhaben passt.
