In einer sich ständig wandelnden Welt müssen Organisationen Agilität beweisen und die kontinuierliche Verbesserung unterstützen, wenn sie wettbewerbsfähig bleiben wollen. Um dies zu erreichen, ist die Feedback-Kultur ein gewaltiger Hebel. Sie beruht auf dem Austausch von Verbesserungsmöglichkeiten und der Entwicklung von Kompetenzen. Doch so verbreitet und allseits geschätzt diese Managementpraxis auch sein mag, so schwierig ist ihre Umsetzung im Unternehmen. Deshalb sollten verschiedene Schritte befolgt werden, um eine effektive und nachhaltige Feedback-Kultur zu etablieren.
Die Bedeutung der Feedback-Kultur im Unternehmen
Die Feedback-Kultur besteht darin, dass die Mitarbeiter eines Unternehmens regelmäßig Feedback zu vergangenen Handlungen geben, aber auch Feedback erhalten, um die Leistung zu verbessern. Dies geht weit über das zu einem bestimmten Zeitpunkt durchgeführte Jahresgespräch hinaus, da es den gesamten Managementzyklus betrifft. Es geht darum, eine Denkweise zu vermitteln, die auf dem Austausch von Informationen in jeder Hinsicht (Empfehlungen, Ratschläge, konstruktive Kritik usw.) beruht. Ganz gleich, ob es sich um ein positives Feedback oder eine Verbesserung handelt, es sollte als wohlmeinende Rückmeldung wahrgenommen werden, um jedem zu ermöglichen, sich weiterzuentwickeln.
Die Feedback-Kultur bietet viele Vorteile. In erster Linie fördert sie den Teamgeist und die Leistungsfähigkeit jedes einzelnen Mitarbeiters, was dem Erfolg des Unternehmens dient. Da dieses System die Arbeit und die Anstrengungen jedes Einzelnen anerkennt, steigert es die Motivation und das Engagement der Mitarbeiter für gemeinsame Ziele. Im weiteren Sinne werden eine offene Kommunikation, kontinuierliches Lernen und Anpassungsfähigkeit gefördert. Alles in allem bietet ein gelungenes Feedbacksystem einen echten Mehrwert auf allen Ebenen der Organisation.
Einige Kennzahlen zum Feedback (Officevibe, Statistics on the importance of employee feedback, 2022)
98% der Beschäftigten verlieren ihr Engagement, wenn sie kein Feedback von ihren Vorgesetzten erhalten;
In Unternehmen, die ein regelmäßiges Feedbacksystem für ihre Mitarbeiter einführen, sinkt die Fluktuation um rund 15%;
43% der hoch motivierten Mitarbeiter erhalten mindestens einmal pro Woche ein Feedback.
Schritte zur Schaffung einer Feedback-Kultur im Unternehmen
Die Entwicklung einer Feedback-Kultur beruht auf einem echten Change Management, das oft von der Personalabteilung getragen wird. Im Idealfall umfasst dieses Projektmanagement sieben wichtige Schritte.
Schritt 1: einen Rahmen vorgeben
Der erste Schritt besteht darin, die Vision, den Rahmen und die Ziele der Feedback-Kultur festzulegen, die man in seinem Unternehmen einführen möchte. Dazu muss man allen Mitarbeitern die Funktionsweise und die Vorteile erklären. Dies kann durch Schulungen der einzelnen Teams geschehen oder auch durch die Verbreitung von Referenzdokumenten, wie z.B. einer Feedback-Charta.
In diesem Zusammenhang ist es auch wichtig, genau zu definieren, wie gutes Feedback aussehen sollte. Jedes Unternehmen hat seine eigenen Vorstellungen, häufig wird jedoch empfohlen, sachliches, kontextbezogenes, wohlmeinendes und konstruktives Feedback zu fördern.
Schritt 2: die Unternehmenskultur berücksichtigen
Um sicherzustellen, dass sich jeder Mitarbeiter die Feedback-Kultur zu eigen macht, müssen natürlich die Unternehmensstruktur und -kultur berücksichtigt werden. Ein Start-up, ein Familienbetrieb oder ein Großkonzern stehen bei der Einführung einer Feedback-Kultur vor unterschiedlichen Herausforderungen. In einigen Unternehmen werden ein regelmäßiger Austausch, weitergehende Erklärungen zur Art des erwarteten Feedbacks, ein Erfahrungsaustausch von Seiten des Managers oder der Personalabteilung usw. erforderlich sein.
Schritt 3: die richtigen Tools auswählen
Um die Einführung einer Feedback-Kultur zu erleichtern, ist es wichtig, sich für die richtigen Tools zu entscheiden. Die meisten Unternehmen entscheiden sich für ein Online-Tool, das bereits fester Bestandteil der IT-Umgebung der Mitarbeiter ist. Einige ziehen die mündliche Kommunikation oder das persönliche Gespräch vor. Es gibt jedoch viele weitere Möglichkeiten für die Einführung eines Feedbacksystems wie beispielsweise eine Vorschlagsbox oder regelmäßige Besprechungen usw.
Schritt 4: eine Strategie zur Einführung planen
Damit die Feedback-Kultur zum festen Bestandteil des Alltags der einzelnen Teams wird, ist eine klare Implementierungsstrategie erforderlich. Diese sollte sowohl quantitative (Häufigkeit des Feedbacks) als auch qualitative (Inhalt des Feedbacks) Aspekte betonen. In einem ersten Schritt kann man beispielsweise für jedes Team einen quantitativen Ansatz bestimmen.
Schritt 5: alle Manager schulen
Der Manager, der den Wandel im Unternehmen an vorderster Front verantwortet, spielt bei der Entwicklung einer Feedback-Kultur eine entscheidende Rolle. Da er den Weg ebnen und innerhalb der Organisation mit gutem Beispiel vorangehen soll, muss er darin geschult werden, Feedback zu geben.
Darüber hinaus sollte er eine offene Kommunikation fördern und selbst Feedback von seinen Kollegen und/oder seinen Teams annehmen.
Schritt 6: Feedback fördern
Um eine echte Feedback-Kultur zu entwickeln, muss diese langfristig angelegt sein. Dazu ist es wichtig, Mitarbeiter wertzuschätzen, die sich aktiv in dieser Richtung bemühen. Dies kann durch Anerkennungsprogramme oder auch durch ein Belohnungssystem geschehen, das auf Beitrags- und/oder Verbesserungsvorschlägen beruht.
Schritt 7: Fortschritte messen und verfolgen
Um eine nachhaltige und effektive Feedback-Kultur zu implementieren, ist es von entscheidender Bedeutung, den Fortschritt zu messen und zu verfolgen. Dies kann durch die Einführung von feedbackbezogenen Leistungsindikatoren (KPIs) und durch das Einholen von Feedback der Mitarbeiter zu diesem Thema geschehen. Dies ist eine gute Möglichkeit, um sicherzustellen, dass das Feedbacksystem tatsächlich in die Praxis umgesetzt wird, aber auch, um Tendenzen und Verbesserungsmöglichkeiten zu erkennen.
Die Feedback-Kultur ist somit ein großartiges Entwicklungs- und Managementinstrument für Unternehmen. Wenn sie diese wichtigen Schritte befolgen, können sie die notwendigen Voraussetzungen für kontinuierliches Lernen, Innovation und die Verbesserung von Prozessen schaffen, die an das Leistungsmanagement oder die Lean-Philosophie anknüpfen.
Langfristig wirkt sich eine Feedback-Kultur übrigens auf alle Beteiligten positiv aus. Abgesehen von der Verknüpfung zwischen Leistung und Wettbewerbsfähigkeit der Organisationen ist es auch ein gewaltiger Hebel für die Mitarbeiterzufriedenheit und eine zentrale Komponente der Arbeitgebermarke.
Die Entwicklung einer Feedback-Kultur im Unternehmen erfordert zwar kontinuierliche Anstrengungen, doch die daraus resultierenden Vorteile werden jedem Unternehmen zu operativer Exzellenz und Erfolg verhelfen.
