Der Anstieg der Fehlzeiten von Teams ist ein Phänomen, welches in europäischen Unternehmen immer mehr an Bedeutung gewinnt. Die Folgen von Fehlzeiten in den Unternehmen reichen von der Störung der Arbeitsabläufe in den Abteilungen über die Verlagerung der Arbeitslast auf andere Beschäftigte bis hin zu zusätzlichen Kosten für die Vertretung der Fehlzeiten. Fehlzeiten am Arbeitsplatz sind nicht nur ein HR-Problem, sondern betreffen auch die Sicherheit am Arbeitsplatz, das Management und die Ausstattung der Räumlichkeiten.
Was sind die Hauptursachen für Fehlzeiten am Arbeitsplatz?
Der Arbeitsausfall in der Europäischen Union steigt derzeit auf ein höheres Niveau als 2021, d.h. während der Gesundheitskrise (Eurostat, Arbeitsausfall insgesamt nach Geschlecht und Altersgruppe – vierteljährliche Daten, 2024). Dabei sind die Arbeitsunfälle, die zu Fehltagen führen, in der EU zwischen 2007 und 2020 zurückgegangen, wie aus einer Studie hervorgeht (Eurostat, Personen, die einen Arbeitsunfall melden, der einen Arbeitsausfall verursacht hat, nach Dauer des Arbeitsausfalls, 2023). Die Ursachen für den Anstieg der Fehlzeiten korrelieren mit den Ursachen der „Great Resignation“, der massiven Kündigungsbewegung nach Covid, die viele Unternehmen in den USA und in Europa erlebt haben.
Die Kündigenden suchten nach einem neuen Lebensstil: sowohl nach einer besseren Work-Life-Balance als auch nach einem höheren Gehalt, um der Inflation entgegenzuwirken (Euronews, No end in sight for the ‘Great Resignation’ as inflation pushes workers to seek better-paid jobs, 2022). Auch wenn das Phänomen inzwischen eingedämmt zu sein scheint, legen Bewerber auf dem Arbeitsmarkt, insbesondere junge Menschen, bei der Arbeitssuche nach wie vor Wert auf das Wohlbefinden am Arbeitsplatz. Die Mitarbeiter/innen wollen in ihrer beruflichen Tätigkeit einen Sinn finden, sie legen Wert auf gute Arbeitsbedingungen und ein gutes Betriebsklima.
Welche Arten von Fehlzeiten am Arbeitsplatz gibt es?
Im Wesentlichen werden zwei Arten von Fehlzeiten unterschieden: die Abwesenheit aus persönlichen Gründen und die Abwesenheit aus beruflichen Gründen. Im Bereich der persönlichen Probleme kann es sein, dass der/die Mitarbeiter/in sich um ein krankes Kind oder einen kranken Angehörigen kümmern muss. Er/sie kann auch körperlich oder psychisch erkrankt sein.
Bei den beruflich bedingten Abwesenheiten gibt es wiederum zwei Arten. Geplante Abwesenheiten (bezahlter Urlaub, Ausbildung, Mutterschaftsurlaub usw.) gehören zum Betriebsablauf. Da sie antizipiert werden, kann sich das Team organisieren, um den abwesenden Mitarbeiter zu ersetzen, indem es genügend Zeit für die Übergabe einplant.
Unvorhersehbare Arbeitsunterbrechungen stellen hingegen den Kern des Problems dar, insbesondere bei wiederholten Fehlzeiten. Dabei kann es sich um Arbeitsunfälle handeln, z.B. einen Sturz, eine Verletzung bei der Bedienung einer Maschine oder einen Autounfall auf dem Weg zur Arbeit. Arbeitsunfälle sind in Europa zwischen 1998 und 2019 um 32% zurückgegangen. Einige Wirtschaftszweige sind jedoch nach wie vor stärker gefährdet als andere: Landwirtschaft, Industrie, Baugewerbe und Verkehr (Europäische Agentur für Sicherheit und Gesundheitsschutz am Arbeitsplatz (OSHA), Sicherheit und Gesundheit bei der Arbeit in Europa: Stand und Trends 2023).
Berufskrankheiten sind ebenfalls eine wichtige Ursache für Fehlzeiten am Arbeitsplatz. Die wichtigsten Berufskrankheiten sind:
Muskel-Skelett-Erkrankungen (MSD);
Stress und psychische Gesundheitsprobleme;
Berufsbedingte Krebserkrankungen;
Hauterkrankungen;
Erkrankungen durch Kontakt mit biologischen Stoffen.
Eine Ursache, die nach wie vor schwer einzuordnen ist, ist schließlich das Fehlen ohne triftigen Grund. Unvorhersehbare und ungerechtfertigte Abwesenheiten können sowohl auf persönliche Umstände als auch auf einen arbeitsbedingten Motivationsverlust (Stress, Mobbing, zu hohe Arbeitsbelastung usw.) zurückzuführen sein.
Wie kann man das Fernbleiben vom Arbeitsplatz in den Griff bekommen?
Der erste Hebel zur Senkung der Fehlzeiten ist die Einflussnahme auf Arbeitsunfälle, Berufskrankheiten und das Wohlbefinden am Arbeitsplatz. Ziel ist es, den Ansatz für Sicherheit und Gesundheitsschutz bei der Arbeit zu stärken. Zum Risikomanagement gehören eine regelmäßige Bestandsaufnahme, die Aktualisierung des Aktionsplans und die Schulung der Teams.
Es ist auch unerlässlich, sich auf regelmäßig erhobene Indikatoren des Wohlbefindens am Arbeitsplatz und des Krankenstands zu stützen, um Entwicklungen über einen bestimmten Zeitraum erkennen zu können:
Fehlzeitenquote;
Anzahl der Abwesenheiten aus persönlichen Gründen und aus beruflichen Gründen;
Personalwechsel (Employee Turnover)
Anzahl der Arbeitsunfälle.
Die psychische Gesundheit ist ein Schlüsselpunkt der Gesundheit am Arbeitsplatz, da sie die Motivation und damit die Leistung der Mitarbeiter beeinflusst. Es geht darum, Maßnahmen zur Verbesserung des Wohlbefindens am Arbeitsplatz einzuführen. Dies beginnt damit, dass Sie den Teams zuhören, um Probleme und Verbesserungsmöglichkeiten zu erkennen. Ein Mitarbeiter, der häufig abwesend ist, kann seine Bedürfnisse im Jahresgespräch äußern. Möglicherweise muss er seine Arbeitszeit anpassen oder unbezahlten Urlaub nehmen.
Die Managementpraktiken müssen den Bestrebungen unserer Zeit entsprechen. Der Vorgesetzte sollte anleiten, motivieren und Wohlwollen zeigen. Allgemein sollte die Unternehmenskultur den Beschäftigten durch eine menschliche interne Kommunikation vermittelt werden. So können sie sich mit den Werten des Unternehmens identifizieren und sehen wieder einen Sinn in ihrer Arbeit.
Die Einführung von Telearbeit kann auch dem Wunsch nach einer besseren Vereinbarkeit mit dem Privatleben entsprechen. Für Dr. Gaëtan de Lavilléon, Doktor der Neurowissenschaften, ist Telearbeit ein Motivationsfaktor, da sie mehr Autonomie bietet, „verbunden mit einer größeren Arbeitszufriedenheit im Allgemeinen und letztlich mit einer besseren Leistung. Das Gefühl der Kontrolle entspricht der Fähigkeit, die eigene Umgebung zu beeinflussen, zu verändern oder umgestalten zu können. Bezogen auf das berufliche Umfeld ist damit die Möglichkeit gemeint, seine Arbeitsumgebung so gestalten zu können, dass sie den eigenen Bedürfnissen gerecht wird.“
Vorbeugung von Arbeitsausfällen, Ergonomie im Mittelpunkt des Wohlbefindens am Arbeitsplatz
Die Ergonomie am Arbeitsplatz ist ein Schlüsselfaktor für das Wohlbefinden. Ergonomie kann sowohl Berufskrankheiten vorbeugen als auch die Produktivität von Teams steigern, indem sie das Wohlbefinden am Arbeitsplatz beeinflusst.
Ein Arbeitsplatz ist ergonomisch, wenn er das Auftreten von Verspannungen aufgrund der Beibehaltung einer ungünstigen Körperhaltung verhindert und den Zugang zu Werkzeugen erleichtert, welche die Anzahl der Bewegungen begrenzen. Ergonomie findet sich auch in solchen Möbeln, die sich der Morphologie des Benutzers anpassen. Zur Ergonomie gehört auch eine Arbeitsumgebung mit ausreichend Helligkeit und einer angenehmen Temperatur, um die Arbeitsbedingungen und das Arbeitsklima zu verbessern.
Die Ergonomie des Arbeitsbereichs ist Teil der Kontrolle des Risikos von Berufskrankheiten, da sie dazu beiträgt, Muskel- und Skeletterkrankungen zu verhindern. Diese Beschwerden betreffen sowohl Mitarbeiter, die in Werkstätten arbeiten, als auch solche, die in Büros arbeiten.
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