Die Einkaufsfunktion spielt eine Schlüsselrolle für die Wettbewerbsfähigkeit und den Fortbestand eines jeden Unternehmens. In dieser Hinsicht erweist sich das Einkaufsmapping als ein unverzichtbares strategisches Instrument für das Management von Einkauf und Lieferkette. So können Möglichkeiten zur Optimierung und Rationalisierung der Ausgaben innerhalb des Unternehmens ausgelotet werden. Für ein effizientes Mapping empfiehlt es sich, ein Projekt mit einem klaren Ziel und einem speziellen Team in fünf großen Schritten einzurichten.
Bedeutung des Einkaufsmappings
Das Einkaufsmapping bezeichnet einen Prozess, bei dem die Daten über die Ausgaben eines Unternehmens gesammelt, bereinigt, klassifiziert und analysiert werden. Definitionsgemäß führt diese Arbeit zu einer visuellen Darstellung aller Ausgaben eines Unternehmens, mit einer Gesamtübersicht, aber auch einer Aufschlüsselung nach Einkaufssegmenten. Das Hauptziel dieser Vorgehensweise ist es, die Einkaufsleistung des Unternehmens zu verbessern.
Das Chartered Institute of Procurement & Supply (CIPS) unterstreicht alle mit dieser Vorgehensweise verbundenen Vorteile: „[Es ist] ein Prozess, der die Verlaufsdaten der Ausgaben Ihrer Organisation analysiert, um Antworten auf Fragen im Zusammenhang mit der Sichtbarkeit, Konformität und Ausgabenkontrolle zu geben. Es hilft bei der Identifizierung von Risiken und Chancen und bietet einen sehr nützlichen Überblick über die Kosten Ihrer Organisation. Dies hilft dem Einkauf, Ausgaben dorthin zu lenken, wo sie einen Mehrwert oder Wettbewerbsvorteil bieten. Ihnen hilft es, die Vorteile von Lieferanten zu nutzen und Ihre Beschaffungsstrategie zu verfeinern.“
Erster Schritt: Quellen identifizieren
Der erste Schritt besteht darin, die für das Einkaufsmapping zu sammelnden Informationen sowie die im Unternehmen zu kontaktierenden Ansprechpartner für diese Informationen zu ermitteln. Dies betrifft natürlich die Einkaufsabteilung, aber auch das Controlling, die Kreditorenbuchhaltung, die allgemeinen Dienste, die IT-, Personal- oder Kommunikationsabteilung usw. Mit allen sollten Verfahren und Fristen für den Erhalt dieser Daten festgelegt werden.
Wichtig ist auch, die Qualität und Konsistenz der Informationen zu überprüfen, indem beispielsweise die gleichen Daten zu Vergleichszwecken von den Lieferanten angefordert werden. Dies trägt im Übrigen dazu bei, das Vertrauen und die Zusammenarbeit mit den Partnern zu stärken.
Welche Informationen sollten erfasst werden?
Standort/Abteilung, der/die Bestellung aufgibt
Name des Lieferanten
eindeutige Nummer des Lieferanten
Bestell-/Markt-/Angebotsnummer
Betrag der Bestellung (ohne Steuer)
Datum der Bestellung
detaillierte Bestellbezeichnung (Artikel und Mengen)
Referenz der entsprechenden Rechnung
Rechnungsbetrag (ohne Steuern)
usw.
Zweiter Schritt: Daten erfassen
Der zweite Schritt beim Einkaufsmapping besteht in der Datenerhebung. Um Zeit zu sparen, kann man die einzelnen Gesprächspartner bitten, diese Informationen selbst zusammenzustellen und zu ergänzen. Anschließend muss die Datenbank konsolidiert werden, um sicherzustellen, dass sie keine Fehler, Duplikate oder Inkonsistenzen enthält.
Wenn diese Informationen in unterschiedlichen Formaten an verschiedenen Orten gespeichert sind, ist dies ein langwieriger und komplexer Prozess. Verwendet das Unternehmen eine integrierte Buchhaltungssoftware, ist dieser Vorgang (relativ) einfacher, wenngleich man immer bedenken sollte, dass einige Käufe außerhalb der Prozesse getätigt werden. Es ist wichtig, diese „ungeregelten Einkäufe“ zu erkennen und sie in das Einkaufsmapping einzubeziehen, um einen realistischen Überblick über die Ausgaben im Unternehmen zu erhalten.
Dritter Schritt: Segmentierung der Einkäufe
Im dritten Schritt geht es darum, die Informationen intelligent zu organisieren und zu strukturieren. Dazu muss ein dem Kontext und der Aktivität des Unternehmens angepasstes Einkaufsreferenzsystem aufgebaut werden. Hierbei kann man sich an Standard-Klassifikationssystemen wie UNSPSC und ECLASS orientieren oder eigene, unternehmensspezifische Kategorien erstellen.
Das Einkaufsmapping kann bis zu vier Ebenen umfassen, beschränkt sich jedoch in der Regel auf zwei bis drei Ebenen. Es funktioniert wie ein Trichter: Jedes Einkaufssegment kann in Kategorien und dann in Einkaufsfamilien zusammengefasst werden. Wichtig ist auch zu betonen, dass sich eine Einkaufskategorie je nach Lieferantenmarkt im Laufe der Zeit ändern kann.
Wie wird das Einkaufsportfolio klassifiziert?
Es gibt verschiedene Möglichkeiten, die Einkäufe im Rahmen eines Einkaufsmappings zu segmentieren. Die beiden von Einkäufern am häufigsten gewählten Methoden sind die ABC-Analyse und die Kraljic-Matrix.
Die ABC-Analyse
orientiert sich am Pareto-Gesetz, das auch als 80/20-Gesetz bezeichnet wird. Anhand dieser Analyse können die Einkaufskategorien nach ihrem Gewicht in den Gesamtausgaben des Unternehmens eingestuft werden.
Die Kraljic-Matrix
zielt darauf ab, das strategische Gewicht der verschiedenen Einkaufskategorien zu ermitteln, je nach der strategischen Bedeutung des Einkaufs und der Komplexität des Lieferantenmarktes.
Vierter Schritt: Analyse der Informationen
Im vierten Schritt werden all diese Daten in Informationen, dann in Wissen und schließlich in einen Aktionsplan umgewandelt. Bei diesem Prozess geht es um wirtschaftliche Intelligenz.
Das Einkaufsmapping stellt dann die Segmente und das Volumen der Einkäufe heraus, mit denen jeder Lieferant betraut wurde, die von jeder Abteilung eingegangen wurden oder die mit Verträgen verbunden sind. Die Analyse dieser Daten zeigt aufschlussreiche Trends, aber auch verschiedene Arten von Problemen, z.B. zu viel bezahlte Rechnungen, Kosten für Währungsumrechnungen, unerklärliche Ausgaben, fehlerhafte Prozesse usw. Auf der Grundlage dieser Informationen und ihrer Marktkenntnisse erstellt die Einkaufsabteilung einen Aktionsplan.
Fünfter Schritt: Präsentation der Ergebnisse
Der fünfte Schritt konzentriert sich auf die Präsentation der Ergebnisse vor den Entscheidungsträgern des Unternehmens. Dank einer visuellen Darstellung nach Einkaufsfamilie, Einkaufssegment oder auch nach Lieferanten wird das Einkaufsverhalten des Unternehmens beleuchtet.
Dies ist eine gute Gelegenheit, Vorschläge für Maßnahmen zu unterbreiten. Um die Effizienz zu steigern, wird jede Maßnahme detailliert dargestellt, mit Vor- und Nachteilen, potenziellen Verantwortlichen, Fristen usw. Sobald die Maßnahmen validiert sind, werden sie umgesetzt und engmaschig verfolgt. Dieses Mapping sollte im Übrigen regelmäßig aktualisiert werden, um die Auswirkungen jeder Entscheidung zu messen.
Das Ausgabenmapping stellt somit ein unumgängliches Steuerungsinstrument für den Einkauf dar. Mithilfe dieses strukturierten und systematischen Vorgehens kann die Einkaufsfunktion fundierte Entscheidungen treffen und ihre Ziele erreichen, insbesondere im Hinblick auf die Kostensenkung. Durch den Einsatz von auf künstlicher Intelligenz basierenden Lösungen zur Ausgabenanalyse kann dieses Vorgehen sogar noch intensiviert werden.
