Das Ende des Jahres ist traditionell eine arbeitsreiche Zeit. Trotz COVID-19 wird es auch in diesem Jahr schwierig sein, den berühmten Ansturm zum Jahresende zu vermeiden. Vor allem im Hinblick auf die Gesundheitsmaßnahmen ist mit einem außergewöhnlichen Paketaufkommen zu rechnen. Im Folgenden finden Sie unsere Ratschläge, wie Sie sich am besten auf diese arbeitsintensive Zeit vorbereiten können.
Zwischen Singles‘ Day, Black Friday, Cyber Monday und natürlich den Feierlichkeiten zum Jahresende ist der Zeitraum von November bis Dezember für Unternehmen besonders arbeitsreich. Vor allem für die Zustellaktivitäten. Zum Jahresende werden traditionell unglaublich hohe Mengen an Paketen versendet, doch es wird erwartet, dass sie im Jahr 2022 unter den Auswirkungen der Gesundheitskrise ein noch nie dagewesenes Niveau erreichen werden. Sendcloud, ein Spezialist für E-Commerce-Zustellungen, schätzte in einer kürzlich durchgeführten Studie, dass die Zahl der zwischen November und Dezember verschickten Pakete in ganz Europa um bis zu 218% im Vergleich zu einem normalen Jahr steigen wird. Es ist also zu erwarten, dass wir in diesem Jahr einen außergewöhnlichen Höhepunkt erleben werden!
Überprüfen Sie alle Ihre Pläne
Bei einem Boom von Lieferungen in dieser Größenordnung kann man nicht improvisieren. Ein außergewöhnliches Ereignis erfordert eine außergewöhnliche Vorbereitung! Überprüfen Sie alle Ihre Bestände und stellen Sie sicher, dass Ihre Lager optimal organisiert sind, um die zusätzliche Arbeit zu bewältigen. Diese Vorkehrungen sind unerlässlich, um gute Arbeitsbedingungen für die Beschäftigten zu gewährleisten, die angesichts der zu erwartenden Hochkonjunktur besonders belastet sind. Außerdem lassen sich so unerwartete Risiken begrenzen, die sich auf die Zufriedenheit Ihrer Kunden auswirken könnten. Vergessen Sie nicht, dass Ihre Kunden in jedem Fall erwarten, dass ihre Bestellungen pünktlich und in einwandfreiem Zustand eintreffen.
Verbessern Sie die Flexibilität Ihrer Lager
Je genauer und umfassender diese Überprüfung ist, desto eher können Sie mögliche Layouts ermitteln, die den Betrieb Ihrer Lager optimieren. Prüfen Sie insbesondere, ob Sie über genügend Packtische und Material verfügen, um auf den vorübergehenden Anstieg der Nachfrage zu reagieren.
Ändern Sie gegebenenfalls die Abläufe im Herzen Ihres Lagers und platzieren Sie die Produkte entsprechend ihrer Rotation. So ist es beispielsweise ratsam, die am häufigsten nachgefragten Produkte in der Nähe der Kommissionierzonen zu platzieren, aber auch dafür zu sorgen, dass sie sich in unmittelbarer Nähe der Verpackungszonen befinden. Achten Sie in jedem Fall darauf, dass die Organisation Ihrer Lager den Grundsätzen der Agilität und Reaktionsfähigkeit entspricht.
Vorbereiten und verstärken Sie Ihre Teams
Es ist üblich, dass Zeitarbeitskräfte zur Verstärkung der festen Teams eingesetzt werden, um den traditionellen Höhepunkt am Ende des Jahres zu bewältigen. Dies wird in diesem Jahr mehr denn je der Fall sein! Warten Sie nicht bis zum letzten Moment, um zu handeln, und geben Sie sich die nötige Zeit, um Ihre Neuzugänge einzuarbeiten. Diese Vorsichtsmaßnahme gilt natürlich sowohl für Ihre Lager als auch für Ihre Kundenbetreuungszentren. Und sorgen Sie natürlich dafür, dass Ihre ständigen Mitarbeiter in Ihrem Namen aktiv sind, um die neue Verstärkung zu empfangen und die Anforderungen aller Ihrer Kunden zu erfüllen.
Budgets und Einkäufe optimieren
Das Jahresende bietet oft die Gelegenheit, die Budgets und Einkäufe zu optimieren, sowohl die eigenen als auch die Ihrer Kunden. Mit Hilfe von Auswertungen können Sie das verfügbare Volumen optimal nutzen. Müssen zum Beispiel Last-Minute-Rechnungen in die Buchhaltung des laufenden Jahres aufgenommen werden oder können sie im folgenden Jahr ausgewiesen werden? Im Hinblick auf eine Budgetoptimierung könnte es sinnvoll sein, eine Rechnung im laufenden Jahr zu validieren, aber mit der Lieferung bis zum Beginn des nächsten Jahres zu warten. Eine von der belgischen Firma Novio Recherche bei 800 Unternehmen durchgeführte Umfrage hat beispielsweise ergeben, dass 22% von ihnen ihr gesamtes Einkaufsbudget am Ende des laufenden Jahres verbrauchen, während 8% von ihnen sich dafür entscheiden, die gekauften Artikel erst zu Beginn des folgenden Jahres liefern zu lassen. Dieses Verfahren ermöglicht es, die Lasten besser zu verteilen und mögliche Lieferverzögerungen während der Hektik am Jahresende zu vermeiden.
Sorgen Sie für das Wohlbefinden Ihrer Mitarbeiter bei der Arbeit
In einer Zeit intensiver Aktivität ist das Wohlbefinden am Arbeitsplatz eine Priorität! Es fördert nicht nur die Produktivität der Mitarbeiter, sondern wirkt sich auch auf ihre Gesundheit und Sicherheit aus. Stellen Sie sich auf die mit dem Wintereinbruch verbundenen Überstunden, Nachtarbeit und sinkenden Temperaturen ein und rüsten Sie Ihre Lager entsprechend aus. PSA und Sicherheitskleidung sind wichtiger denn je. Ein Vorrat an Streusalz ist ebenfalls eine gute Vorsichtsmaßnahme gegen die Gefahr von Eis. Schließlich sollten Sie darauf achten, dass Ihre Lager gut beleuchtet und unter allen Umständen gut beheizt sind. Und natürlich sollten Sie angesichts des aktuellen Gesundheitsrisikos dafür sorgen, dass genügend hydroalkoholisches Gel sowie Handschuhe und Masken zur Verfügung stehen.
Arbeiten Sie an Ihrer Kommunikation und Ihren Kundenbeziehungen
Angesichts unerwarteter Liefermengen und trotz der Qualität Ihrer Vorbereitung wird es wahrscheinlich nicht immer möglich sein, die Belastung innerhalb der regulären Fristen zu bewältigen. Seien Sie versichert, dass Ihre Kunden in den meisten Fällen Verständnis zeigen werden, vor allem wenn Sie dafür sorgen, dass sie gut informiert sind. Nutzen Sie alle zur Verfügung stehenden Kommunikationsmittel, um Ihre Kunden auf die möglichen Auswirkungen des Ansturms zum Jahresende auf Ihre Lieferfristen hinzuweisen. Ein einfaches Informationsbanner auf Ihren Webseiten, ein Pop-up oder der Versand eines speziellen Newsletters sind im Allgemeinen ausreichend, um zu verhindern, dass ein anspruchsvoller Kunde ungeduldig wird. Stellen Sie schließlich sicher, dass Ihre Mechanismen zur Überwachung des Versands, aber auch zur Rücksendung von Paketen perfekt funktionieren.
Geben Sie sich ein Gefühl der Sichtbarkeit
Bei Ihrer Tätigkeit geht es nicht nur um die Hektik am Jahresende, so bedeutend sie auch sein mag! Das Ende eines Haushaltsjahres ist auch der Beginn des nächsten Jahres. Sorgen Sie also dafür, dass Sie das nächste Jahr unter den bestmöglichen Bedingungen angehen. Gönnen Sie sich etwas Zeit zum Ausruhen. Diese Vorsichtsmaßnahme ist umso wichtiger angesichts der Ungewissheit, die COVID-19 allen Aktivitäten auferlegt.
Nehmen Sie sich Zeit, um mit Ihren Teams über Ihre Entwicklungsstrategie für die kommenden Monate nachzudenken. Erstellen Sie einen detaillierten Aktionsplan und legen Sie Fristen fest. Ermitteln Sie Risikobereiche, planen Sie Ihre Verhandlungen mit Lieferanten, passen Sie Ihre Budgets an usw… Dieses solide Management wird Ihnen Sicherheit geben und dafür sorgen, dass Sie am Ende des Jahres ein schönes Fest feiern können. Dies ist der Wunsch von Manutan und seinen Teams für die letzte Etappe des Jahres 2022, das in jeder Hinsicht ein historisches Jahr war.
