Das Ausgabenmanagement ist entscheidend, um die Rentabilität und Wettbewerbsfähigkeit eines Unternehmens zu gewährleisten. Es umfasst die Verwaltung von Beschaffungen und Lieferanten innerhalb der Organisation mit dem Ziel, den "Return on Investment" für jeden ausgegebenen Euro zu maximieren. Heutzutage bildet ein effektives Ausgabenmanagement die Grundlage für die Integration und Automatisierung aller ausgabenbezogenen Aktivitäten – von der Vertragsgestaltung mit Lieferanten bis zur Bezahlung.
Was ist Ausgabenmanagement?
Das betriebliche Ausgabenmanagement umfasst die kontinuierliche Verwaltung und Optimierung der Ausgaben innerhalb einer Organisation. Dies bedeutet, dass alle Aktivitäten und Prozesse im Zusammenhang mit Geschäftsausgaben verfolgt, analysiert und automatisiert werden. Dieser Ansatz umfasst alles, was vor, während und nach der Ausgabe von Unternehmensgeldern passiert, insbesondere:
Aushandeln von Vertragsbedingungen;
Erstellen von Bestellungen;
Verarbeiten von Rechnungen;
Lieferanten- und Bestandsmanagement;
Produktentwicklung.
Durch die Implementierung eines robusten Ausgabenmanagements profitieren Unternehmen von einer umfassenden und detaillierten Übersicht darüber, wie Ressourcen verwendet werden und warum. Während das Ausgabenmanagement häufig von den Finanz- und Beschaffungsabteilungen durchgeführt wird, sind auch andere Stakeholder, wie das Budgetmanagement und die Rentabilitätsplanung (z. B. Buchhaltung, Managementkontrolle und Lieferkette) involviert.
Tony Tiscornia, Chief Financial Officer von Coupa, einer einheitlichen Plattform für Ausgabenmanagement, erklärt: "Das Business Spend Management harmonisiert eine Reihe administrativer Prozesse, sodass sie gemeinsam mehr Wert und Effizienz liefern, als sie es alleine könnten. Es beginnt damit, Technologie zu nutzen, um einen einheitlichen und detaillierten Überblick über alle Unternehmensausgaben zu gewinnen, sodass Beschaffungs- und Finanzteams schnellere Entscheidungen treffen, Risiken reduzieren und intelligentere Lieferketten aufbauen können."
Die zwei Arten von Geschäftsausgaben:
Fixkosten, d. h. alle Ausgaben, die unabhängig vom Produktionsvolumen anfallen (z. B. Miete, Wartungskosten, Gehälter der Mitarbeiter, Steuern usw.).
Variable Kosten, d. h. alle Ausgaben, die direkt mit dem Aktivitätsvolumen des Unternehmens zusammenhängen (z. B. Rohstoffe, Logistikkosten, Gehälter von Zeitarbeitskräften, Dienstleister usw.).
Ausgabenmanagement: Best Practices
Um ein effektives Ausgabenmanagement zu implementieren, muss sich jedes Unternehmen auf drei wesentliche Punkte stützen: Detaillierte Analysen, strukturierte Ausgabenmanagementprozesse und geeignete Tools.
Detaillierte Analyse
Bevor Unternehmen ihre Ausgaben optimieren können, müssen sie verstehen, wohin ihr Geld fließt. Durch gründliche Analysen können sie potenzielle Einsparungsmöglichkeiten und Chancen zur Verbesserung der Effizienz identifizieren. Dies beinhaltet die Systematisierung dieses Ansatzes durch die Implementierung eines Ausgabenanalyse-Rasters mit den folgenden Zielen:
Erstellen einer umfassenden Beschaffungskarte;
Verbesserung der Ausgabenverfolgung;
Identifizierung von Verbesserungsbereichen.
Strukturierte Prozesse
Die Ausgabenmanagement-Politik basiert auf klaren, allen bekannten Prozessen. Dies umfasst:
Autorisierungen und Verfahren für Ausgabenverpflichtungen;
Rechnungsübermittlungsprozesse an die Buchhaltungsabteilung;
Rechnungsvalidierungs-Workflows vor der Zahlung;
Zahlungsrichtlinien für Lieferanten und Partner;
Und mehr.
Das Ziel ist es, die interne Kontrolle zu stärken, Kosten besser zu verwalten und somit das Kapitalmanagement zu optimieren.
Geeignete Ausgabenmanagement-Tools
Unternehmen profitieren auch davon, sich mit geeigneter Ausgabenmanagement-Software auszustatten, die den gesamten Beschaffungsprozess abdeckt. Dies ermöglicht die Automatisierung wiederkehrender Aufgaben, die Reduzierung manueller Fehler und die Implementierung kollaborativer Prozesse im Herzen der Organisation. Dadurch können Teams die Berichterstattung und ihr Budget in Echtzeit über eine einzige digitale Plattform überwachen.
Die Vorteile des Ausgabenmanagements
Das betriebliche Ausgabenmanagement ermöglicht es Führungskräften, fundiertere Entscheidungen auf der Grundlage genauer Ausgabedaten zu treffen. Diese Vorteile betreffen Kostenreduzierung, Produktivitätssteigerung, Risikominderung und Finanzplanung.
Kosten senken
Mit einem guten Ausgabenmanagement wissen Unternehmen genau, was von wem, bei wem und zu welchem Preis gekauft wird. Die Daten werden zentralisiert, kategorisiert und analysiert, um Einsparpotenziale zu identifizieren. Dies kann beispielsweise die Notwendigkeit aufzeigen, eine Vereinbarung mit einem Lieferanten neu zu verhandeln, um günstigere Konditionen und/oder bessere Vertragsbedingungen zu erzielen.
Produktivität steigern
Ausgabenmanagement-Tools fördern die Prozessoptimierung, insbesondere die Automatisierung manueller Prozesse. Dadurch gewinnen Teams an Effizienz und reduzieren gleichzeitig die Anzahl der Fehler. Dies ist von entscheidender Bedeutung, da so Zeit und Ressourcen für strategischere Aufgaben frei werden.
Besseres Risikomanagement
Eine umfassende Ausgabenmanagement-Lösung ermöglicht eine bessere Identifizierung von Risikofaktoren, vor allem aber deren Antizipation durch den Aufbau eines soliden Aktionsplans. Dies fördert insbesondere die Einhaltung von Vorschriften, die Bewertung und Kontrolle des Lieferantenportfolios sowie die Betrugsprävention.
Verbesserung der Finanzplanung
Unternehmen, die sich auf ihr Ausgabenmanagement konzentrieren, profitieren von einer besseren Übersicht über alle Ausgaben, einschließlich genehmigter Rechnungen, bevorstehender Zahlungen und des gesamten Cashflows. Dies hilft ihnen, die Kontrolle über die Ausgaben zu behalten und gleichzeitig Budgetüberschreitungen zu vermeiden.
Wussten Sie schon? Laut Coupa haben 46% der Finanzabteilungen das Gefühl, dass ihnen die vollständige Transparenz über die Transaktionen innerhalb ihrer Organisation fehlt. Durch ein strategisches Ausgabenmanagement könnten zwischen 2% und 6,6% der Ausgaben eingespart werden.
Das Ausgabenmanagement ist ein wesentlicher Bestandteil des Unternehmensmanagements, um ein nachhaltiges Wachstum in der Zukunft sicherzustellen. Durch die sorgfältige Analyse ihrer Ausgaben und die Optimierung von Prozessen mithilfe eines speziellen Tools maximieren Unternehmen ihre operative Effizienz und verbessern gleichzeitig ihre Rentabilität. Die Übernahme dieser Best Practices im Ausgabenmanagement bedeutet, sich auf den Weg zum Erfolg in einem wettbewerbsintensiven Umfeld zu begeben.
