Zur Kostenoptimierung verwenden die Einkaufsabteilungen sehr häufig die TCO. Dabei handelt es sich um ein Verfahren zur Berechnung der Gesamtkosten für den Erwerb eines Produkts und/oder einer Dienstleistung, welche es ermöglicht, bedarfsgerecht einzukaufen und gleichzeitig die Ausgaben zu optimieren. Um die Bedeutung der TCO zu unterstreichen, erzählen wir Ihnen eine unglaubliche und doch wahre Geschichte. Vor einigen Jahren gab das irische Parlament über eine Million Euro für einen Hochleistungsdrucker aus, nur um hinterher festzustellen, dass die Maschine für den dafür vorgesehenen Raum zu groß war. Dieser Fall ging zu Recht durch die europäischen Medien.
Definition von TCO, Gesamtbetriebskosten
Bei den TCO (Total Cost of Ownership), Gesamtbetriebskosten, handelt es sich um einen von der großen Mehrheit der Einkaufsabteilungen befürworteten Ansatz. Er dient der Berechnung der tatsächlichen Kosten eines Produkts und/oder einer Dienstleistung. Dazu gehören sowohl die direkten als auch die indirekten Kosten über die gesamte Lebensdauer des betreffenden Produkts und/oder der betreffenden Dienstleistung.
Wie also lassen sich die TCO berechnen? Bei der Berechnung der TCO eines Produkts und/oder einer Dienstleistung müssen alle Arten von direkten und indirekten Kosten berücksichtigt werden, nämlich:
Kaufpreis
Induzierte Kosten (Transport, Verpackung, Versicherung etc.)
Akquisitionskosten (Betrieb der Einkaufsabteilung)
Besitzkosten (Wertminderung, Lagerverwaltung usw.)
Instandhaltungskosten (Ersatzteile, Wartungskosten usw.)
Betriebskosten (Nutzung, zugehörige Dienstleistungen usw.)
Folgen von Qualitätsmängeln (Einhaltung von Fristen, Abhilfe für Nichtkonformität usw.)
Entsorgung (Wiederverwendung, Recycling, Vernichtung usw.)
Die Methode zur Berechnung der Gesamtbetriebskosten (TCO) muss entsprechend dem Produkt- bzw. Dienstleistungstyp angepasst werden. Unabhängig von der Art der Berechnung ist dieser Ansatz ein hervorragendes Hilfsmittel zur Bewertung der Gesamtkosten und zur Entscheidungsfindung auf der Grundlage dieser Informationen.
Der Total Value of Ownership (TVO)
Der Total Value of Ownership, Gesamtwert einer Anschaffung, ist eine von der Gartner Group entwickelte verwandte Methode. Der Ansatz schlägt vor, über die Kosten als Hauptentscheidungskriterium hinauszugehen und auch die zusätzlichen Vorteile des betreffenden Kaufs zu berücksichtigen, etwa Wachstum, Nachhaltigkeit, Risikokontrolle usw.
Die Lebenszykluskosten (LCC)
Die Lebenszykluskosten umfassen alle mit einem Produkt während seiner gesamten Lebensdauer zusammenhängenden Kosten. Dazu gehören nicht nur die finanziellen Kosten, sondern auch die sogenannten „Umweltexternalitäten“: die indirekten finanziellen Auswirkungen auf die Umwelt und die Gesellschaft.
Die Geschichte eines Druckers mit rekordverdächtigem TCO-Wert
Vor einigen Jahren beschloss das irische Parlament, einen hochmodernen Drucker von Komori zu kaufen. Es handelte sich um eine Großinvestition: Der Kaufpreis betrug über 800.000 Euro. Hinzu kam noch die dazugehörige Ausstattung (Schneidemaschine, Falzapparat usw.), sodass der Endpreis bei über einer Million Euro lag. Nur: Nach der Lieferung des Druckers bekam das Personal dessen Ausmaße im wahrsten Sinne des Wortes zu spüren – 2,1 Meter hoch und 1,9 Meter breit. Man merkte, dass der Drucker nicht in den dafür vorgesehenen Raum passte. Tatsächlich passte er nicht einmal durch einige Türen des Leinster House, einem Gebäude aus dem 18. Jahrhundert.
Eine Rückgabe des Produkts war nicht möglich, da der Vertrag bereits unterzeichnet war. Der Drucker musste zehn Monate lang in einem Lagerhaus gelagert werden, bis die erforderlichen Arbeiten am Gebäude abgeschlossen waren. Zunächst wurde der Drucker vom Lieferanten kostenlos gelagert, später stellte er Lagerkosten in Höhe von 2.000 Euro pro Monat in Rechnung. In dieser Zeit konnten die baulichen Maßnahmen durchgeführt werden: vorübergehende Entfernung der Türrahmen, Mauerabriss, Erhöhung der Decken, Einbau eines Metallrahmens usw. Die Arbeiten kosteten insgesamt fast 230.000 Euro.
Und das ist noch nicht das Ende der Geschichte! Nachdem der Drucker ordnungsgemäß im irischen Parlament installiert worden war, stellte sich eine weitere schwierige Frage: Benötigen die Mitarbeiter eine spezielle Schulung, um diese hochmoderne Maschine bedienen zu können? Der Sinn-Féin-Abgeordnete David Cullinane erklärt: „Es gibt keine Personalprobleme, die mit dem Betrieb dieses Druckers zusammenhängen, es gibt Schulungsprobleme. Der Drucker ist doppelt so groß wie jeder andere Drucker, den die Mitarbeiter zuvor verwendet haben. Um das Papier einzulegen, müssen sie sogar auf sehr engem Raum einen Hubwagen benutzen." Das ist ein weiterer Punkt, den vorherzusehen und zu budgetieren sich gelohnt hätte.
Gleichzeitig brachten die Medien diesen Fall an die Öffentlichkeit, was allgemeine Entrüstung zur Folge hatte. Das alles sind Kosten, die hätten vermieden werden können, zumal es sich um öffentliche Gelder handelt. Neben dem Medienskandal gab es auch das Gerücht, die Mitarbeiter hätten sich anschließend geweigert, die Maschine zu bedienen, solange sie keine Gehaltserhöhung erhalten hätten...
TCO: Drei Dinge, die niemals vernachlässigt werden dürfen
Letztendlich führte ein einfacher Fehler dazu, dass die Gesamtbetriebskosten (TCO) der Maschine in die Höhe schnellten. Es lohnt sich, dieses Missgeschick zu analysieren und daraus Lehren zu ziehen, die vielen Einkaufsabteilungen zugutekommen können. Das erinnert uns vor allem an drei Punkte, die bei jedem Kauf oder Großprojekt dieser Art unerlässlich sind: die Berechnung der TCO, die genaue Prüfung der technischen Spezifikationen und natürlich die Auswahl des richtigen Lieferanten.
Gemäß einem TCO-Ansatz vorgehen
Bei Anschaffungen dieser Größenordnung ist die TCO-Berechnung unerlässlich. Das setzt voraus, dass neben den Anschaffungskosten auch die Nebenkosten berücksichtigt werden müssen, wie hier die Kosten für Betrieb, Schulung, Lagerung, Qualitätsmängel usw.
Beispiel für eine TCO-Berechnung
In unserem Fallbeispiel belaufen sich die Gesamtbetriebskosten (TCO) des Großdruckers auf über 1,8 Millionen Euro. Dazu gehören:
Kaufpreis des Geräts
Transport (Transportkosten und Zollgebühren)
Kosten für Verbrauchsmaterial (Tonerkartuschen, Druckerpapier und Ersatzteile)
Kosten für den Energieverbrauch (Strom)
Wartungskosten (Softwareaktualisierung, Reparatur und Austausch von Verschleißteilen)
Alle unvorhergesehenen Kosten (Zwischenlagerung, Umbau für den Aufbau der Maschine, Schulung des Bedienpersonals)
Die Summe all dieser Kosten sind die TCO des Druckers.
Produktspezifikationen detailliert angeben
Es ist auch wichtig, den Bedarf näher zu bestimmen, etwa in den Bereichen Funktionalität, Qualität und Ergebnisse. In diesem Prozess sind die Einkaufsteams gut beraten, die Benutzer, aber auch die nötigen Experten zu konsultieren und gemeinsam mit diesen die technischen Spezifikationen auszuarbeiten.
Den richtigen Partnerlieferanten wählen
Schließlich ist auch die Wahl des Anbieters nicht unerheblich. Es empfiehlt sich, den Lieferantenmarkt genau zu analysieren und sicherzustellen, dass die Akteure in der Lage sind, die Kunden zu betreuen. Der Vorgang sollte zur Auswahl eines Anbieters führen, der Experte auf seinem Gebiet ist und das Unternehmen selbstverständlich von Anfang bis Ende bei seinen Produktentscheidungen berät.
Wie Sie sicher bemerkt haben, unterstreicht diese Anekdote, wie wichtig es ist, die Beschaffung ordnungsgemäß durchzuführen. Dazu gehören eine umfassende Bedarfs- und Kostenanalyse, aber auch die Zusammenarbeit mit allen Stakeholdern. Diese Geschichte ist sicherlich kein Einzelfall, und jeder kann daraus wertvolle Lehren für ein besseres Finanzmanagement ziehen.
