Angesichts des wachsenden kollektiven Bewusstseins verpflichten sich viele Unternehmen, eine nachhaltige Zukunft zu unterstützen. Vor diesem Hintergrund ändern sie ihre Einkaufsstrategie im Einklang mit ihrem CSR-Engagement (Corporate Social Responsibility). Als enormer Hebel für Wettbewerbsfähigkeit, Widerstandsfähigkeit und langfristige Differenzierung erweist sich die Einführung einer verantwortungsvollen Beschaffungspolitik daher als unumgänglich.
Definition und Pfeiler einer verantwortungsvollen Beschaffungspolitik
Eine verantwortungsvolle Beschaffungspolitik soll sicherstellen, dass ein Unternehmen beim Einkauf von Waren und/oder Dienstleistungen seine negativen Auswirkungen auf Umwelt und Gesellschaft minimiert und seine positiven Auswirkungen verstärkt. Somit erfüllt eine verantwortungsvolle Beschaffung Kriterien, die sich auf die nachhaltige Entwicklung beziehen, bei gleichzeitiger Berücksichtigung der Lebenszykluskosten.
Konkreter gesagt gehört zu einer verantwortungsvollen Beschaffungspolitik u.a.:
Die Verpflichtungserklärung des Unternehmens
Die Ziele und die Funktionsprinzipien
Die Verantwortlichkeiten und die Rolle jedes Einzelnen
Der Anwendungsbereich
Die Kriterien für die Auswahl der Produkte und Anbieter
Der Implementierungsprozess usw.
In diesem Zusammenhang müssen die Einkaufsabteilungen drei zentrale Herausforderungen miteinander in Einklang bringen:
Ökologisch: Ressourcenschonung, Energieeffizienz, Abfallverringerung, Lebensdauer der Produkte usw.
Ethisch und gesellschaftlich: Achtung der Menschenrechte, Arbeitsbedingungen, Vielfalt, Integration usw.
Wirtschaftlich: Kosten, Produktqualität, Lieferzeiten usw.
EcoVadis, eine Plattform für die Bewertung und gemeinsame Nutzung von CSR-Leistungen, definiert verantwortungsvolle Beschaffung als „die Übernahme und Integration von Grundsätzen nachhaltiger Entwicklung in Beschaffungsprozesse und -entscheidungen, wobei sichergestellt wird, dass die Anforderungen des Unternehmens und seiner Stakeholder erfüllt werden. Dies umfasst sowohl die Nachhaltigkeit von Produkten und Materialien als auch die Verantwortung für die Praktiken der Lieferanten.“
Warum sollte man eine Politik der verantwortungsvollen Beschaffung einführen?
Die Umsetzung einer verantwortungsvollen Beschaffungspolitik ist eine Antwort auf die drei großen Herausforderungen eines Unternehmens: Kosten, Einhaltung von Vorschriften und Markenimage.
Die Kosten unter Kontrolle halten
Dies dient vor allem dazu, die Ausgaben langfristig zu optimieren. Das können direkte Einsparungen sein, beispielsweise durch den Kauf energiesparender Produkte, oder auch indirekte Einsparungen, beispielsweise durch die Verwendung recycelter Materialien, um die Produktionskosten zu senken.
Regelungen antizipieren
Seit einigen Jahren nehmen die Umweltvorschriften zu: Corporate Sustainability Reporting Directive, digitaler Produktpass... Die Einführung einer verantwortungsvollen Beschaffungspolitik ermöglicht es, sich an künftige Normen anzupassen, die Einhaltung von Vorschriften zu gewährleisten und die Risiken zu verringern.
Das Markenimage verbessern
Schließlich wirkt sich eine verantwortungsvolle Beschaffungspolitik positiv auf das Markenimage sowie auf die Beziehungen zu allen Stakeholdern aus. So kann man das eigene Unternehmen auf dem Markt differenzieren, aber auch Kunden, Lieferanten sowie neue Talente anziehen.
Letztendlich trägt dies dazu bei, einen Mehrwert zu schaffen, die Wettbewerbsfähigkeit zu erhöhen und den Umsatz der Unternehmen nachhaltig zu steigern.
Savin'side®: eine bewährte Methode
Die Manutan-Gruppe hat die Savin'side®-Methode entwickelt, um Unternehmen bei der Optimierung ihrer Einkaufsstrategie für C-Artikel zu unterstützen. Diese Methode beruht auf einer Datenanalyse, einem Lean-Ansatz und einem agilen Rahmen. Zu den verschiedenen Schwerpunkten gehört auch die verantwortungsvolle Beschaffung. Diese Methode ist in drei Hauptphasen gegliedert.
1. Das Audit
Am Anfang steht die Analyse der Verbrauchsdaten des Unternehmens und der Markttrends. Im vorliegenden Fall geht es vor allem um die Verbrauchsrate umweltfreundlicher Produkte. Ausgehend von den ermittelten Verbesserungsmöglichkeiten werden ein Fortschrittsplan und die dazugehörigen Leistungsindikatoren festgelegt.
2. Der Maßnahmenplan
In einem zweiten Schritt muss ein maßgeschneiderter Maßnahmenplan (Ressourcen, Planung, Koordination) umgesetzt werden. Hier geht es vor allem darum, mit den internen Kunden zu kommunizieren und die digitalen Werkzeuge anzupassen.
3. Steuerung und Verbesserungen
Schließlich bedarf dieses Vorgehen auch einer kontinuierlichen Verbesserung. Deshalb sollte ein Monitoringsystem eingerichtet werden, um die Aktivitäten zu steuern und notwendige Korrekturmaßnahmen einzuleiten.
Fallstudie eines Erzeugers erneuerbarer Energien
In dieser Fallstudie geht es um ein Unternehmen, das sich auf erneuerbare Energien spezialisiert hat. Es tätigt Ausgaben von mehr als 2 Mio. Euro bei Manutan und verfügt über einen elektronischen Punch-out-Katalog.
1. Das Audit
Der Lead-Buyer dieses Unternehmens hat sich mit uns in Verbindung gesetzt, um durch seine Produktauswahl seine verantwortungsvolle Beschaffungspolitik zu unterstützen. Wir haben uns mit ihm ausgetauscht, um seine Kriterien für verantwortungsvolle Beschaffung (CO2-Fußabdruck, Erhaltung von Ressourcen usw.) zu verstehen und potenzielle Lösungen zu erarbeiten. Er teilt unsere Definition eines umweltfreundlichen Produkts und möchte den Konsum solcher Waren unterstützen, indem er auf bestehende Instrumente zurückgreift.
Bei Manutan betrachten wir ein Produkt als „umweltfreundlich“, wenn es aus zweiter Hand stammt, d.h. gebraucht oder wiederaufbereitet ist, und/oder zu mindestens 25% aus recyceltem Material besteht und/oder ein anerkanntes Umweltsiegel besitzt.
Bei der Analyse seiner Daten stellen wir fest, dass die aktuelle Verbrauchsrate umweltfreundlicher Produkte bei 9% liegt. Wir haben uns somit auf die am häufigsten wiederkehrenden Einkäufe (Volumen und Häufigkeit) konzentriert, um ihm umweltfreundliche Alternativen zu den derzeit konsumierten Produkten anzubieten.
Parallel dazu haben wir auch den Konsum umweltfreundlicher Produkte von Unternehmen in derselben Branche untersucht, um weitere potenzielle Verbesserungsbereiche zu identifizieren.
2. Der Maßnahmenplan
Nachdem wir diese Erkenntnisse mit dem Lead-Buyer geteilt haben, haben wir wichtige Maßnahmen eingeleitet, um den Schwerpunkt auf ein umweltfreundliches Angebot zu legen:
Es wurde eine Mitteilung an die Nutzer versandt, in der das ihnen zur Verfügung stehende umweltfreundliche Angebot hervorgehoben wurde, aber auch, wie sie auf diese Produkte in ihrem Punch-out-Katalog zugreifen können.
Im Punch-out-Katalog wurde ein eigener Bereich eingerichtet, der die bevorzugten umweltfreundlichen Produkte enthält (gemeinhin als Shop-in-Shop bezeichnet).
3. Steuerung und Verbesserungen
Wir haben ein Tracking-System in Form einer vierteljährlichen Berichterstattung eingerichtet. Sechs Monate später können wir feststellen, dass das Unternehmen seinen Anteil an umweltfreundlichen Produkten erhöht hat (+1 Punkt). Diese Maßnahmen sollten sich in den kommenden Monaten weiterhin positiv auswirken.
Für Unternehmen, die sich dem ökologischen Wandel verschrieben haben, ist die Einführung einer verantwortungsvollen Beschaffungspolitik unverzichtbar. Durch ein solches Vorgehen werden sie ihren wirtschaftlichen, ökologischen und gesellschaftlichen Herausforderungen gerecht. Mit einem wohlüberlegten Ansatz, bewährten Methoden und konkreten Beispielen können die Entscheidungsträger verantwortungsvolle Beschaffungspraktiken integrieren, die sich sowohl auf ihr Unternehmen als auch auf die Gesellschaft als Ganzes positiv auswirken.
