Der Bestellschein, auch PO (engl. purchase order) genannt, spielt eine Schlüsselrolle im Beschaffungsmanagement eines Unternehmens. Sobald dieses Dokument übermittelt wurde, hat es den Wert einer gegenseitigen Verpflichtung zwischen einem Verkäufer und einem Käufer. Ersterer ist verpflichtet, seine Bestellung unter Einhaltung der festgelegten Bedingungen zu erfüllen, während Letzterer verpflichtet ist, die Waren und/oder Dienstleistungen in Empfang zu nehmen und zu bezahlen. Es ist ein gutes Mittel, um seine Ausgaben unter Kontrolle zu bringen und den Beschaffungsprozess innerhalb des Unternehmens zu beschleunigen.
Bestellschein: Definition
Ein Bestellschein ist nichts anderes als ein Handelsdokument, das zwei Parteien, einen Käufer und einen Verkäufer, im Rahmen einer Kaufabsicht bindet. Sobald er vom Verkäufer akzeptiert wird, gilt er als vertragliche Vereinbarung. Der Bestellschein ist nicht verpflichtend. Es ist jedoch ratsam, ihn zu nutzen, um die Geschäftsbeziehung abzusichern.
Er dient dazu, den Verkauf zu dokumentieren. Er listet alle Modalitäten der Leistung auf, um es beiden Parteien zu ermöglichen, sich darauf zu einigen und sich zu ihrer Einhaltung zu verpflichten. Die Unterschrift gilt als Nachweis der Zustimmung beider Parteien und schließt den Verkauf ab. Anhand dieses Dokuments kann der Käufer dann überprüfen, ob seine Bestellung dem entspricht, was vereinbart wurde, und der Verkäufer kann seine Verkäufe verfolgen.
Der Bestellschein enthält mehrere Informationen, darunter folgende Pflichtangaben:
die Identität des Verkäufers und des Käufers (Firmenname, Firmensitz und Kontaktdaten)
die Nummer des Bestellscheins
das Datum der Bestellung
die Beschreibung der Waren und/oder Dienstleistungen mit Artikelnummer, Beschreibung, Lieferdatum, Mengen, Stückpreis und Gesamtpreis
den Gesamtbetrag mit detaillierter Angabe der Mehrwertsteuer (MwSt.), der Versandkosten und des Preises inklusive aller Steuern (inkl. MwSt.)
die Bedingungen und Konditionen (Rückgaberichtlinien, Garantien usw.)
die Lieferadresse
die Lieferbedingungen
die Rechnungsadresse
die Zahlungsinformationen
Die Schritte des Bestellscheins
Der Bestellschein kann von beiden Parteien, dem Käufer oder dem Verkäufer, ausgestellt werden. In der Regel wird er jedoch vom Käufer im Rahmen des Kaufprozesses seines Unternehmens initiiert.
Schritt 1: Der Käufer legt eine Bestellanforderung an
Der erste Schritt besteht darin, eine Bestellanforderung zu erstellen, die der Einkaufs- und/oder Finanzabteilung vorgelegt wird. Dies dient dazu, die Genehmigung für den Kauf der benötigten Waren und Dienstleistungen einzuholen. Die Bestellanforderung kann genehmigt, abgelehnt oder einer weiteren Prüfung unterzogen werden.
Schritt 2: Der Käufer erstellt einen Bestellschein
Sobald die Bestellanforderung genehmigt ist, stellt der Käufer einen Bestellschein aus. Dies geschieht in der Regel durch spezielle Software, die es ermöglicht, Bestellscheine elektronisch einzureichen und zu verfolgen.
Schritt 3: Der Lieferant bestätigt den Bestellschein
Es ist dann Sache des Lieferanten, den Bestellschein zu genehmigen oder abzulehnen. Er wird die Mengen, Preise, den zu zahlenden Gesamtbetrag und die allgemeinen Geschäftsbedingungen genau prüfen. Sobald er den Bestellschein bestätigt, kann er seine Rechnung (unter Angabe der Nummer des Bestellscheins) versenden. Er wird auch die Vorbereitung und Lieferung der bestellten Waren und/oder Dienstleistungen in die Wege leiten.
Schritt 4: Der Käufer speichert den Bestellschein
Nachdem der Käufer die Ware erhalten und geprüft hat, bearbeitet er die Rechnung, indem er sie mit der Bestellung abgleicht. Schließlich speichert er den Bestellschein ab, um das Dokument im Falle eines Audits leicht auffinden zu können.
Die Vorteile des Bestellscheins
Die Einführung eines Bestellscheinsystems im Unternehmen hat mehrere Vorteile. Dies ermöglicht einen begleiteten und effizienten Beschaffungsprozess und sichert bestehende Beziehungen.
Vermeidung von Streitigkeiten
Der unterzeichnete Bestellschein gilt als Vertrag, in dem die Verpflichtungen geregelt sind. Somit ist er ein rechtsverbindliches Dokument, das sämtliche Informationen enthält, auf die sich die Parteien geeinigt haben. Dies hilft, mögliche Streitigkeiten oder Missverständnisse über die Transaktion zu vermeiden.
Bestellungen nachverfolgen
Bestellscheine erleichtern die Verfolgung eingehender Bestellungen sowie die Steuerung der Ausgaben und der Eingänge im Unternehmen. Dies verkürzt die Bearbeitungszeit und hilft, Doppelbestellungen oder unerwartete Rechnungen zu vermeiden. Da jede Bestellung eine eindeutige Nummer hat, die dann mit der entsprechenden Rechnung verknüpft wird, vereinfacht dies den Rechnungsstellungsprozess.
Vereinfachung der Lieferantenbeziehungen
Dank eines eingespielten Systems wird das gesamte Lieferantenmanagement übersichtlicher und reibungsloser. Der Verkaufsprozess des Lieferanten ist sicher, alle Informationen werden klar und präzise mitgeteilt, der Rechnungsstellungsprozess wird vereinfacht usw. Bestellscheine tragen zweifellos dazu bei, die Lieferantenbeziehungen langfristig zu verbessern.
Der Nutzen von elektronischen Bestellscheinen
Um effizienter, schneller und genauer zu werden, sollten Unternehmen mithilfe einer E-Procurement-Lösung auf Bestellungen in elektronischem Format umsteigen. Dies ermöglicht ihnen, den Prozess durch strukturierte Bestellscheine sowie ein Trackingsystem in Echtzeit zu vereinfachen. Außerdem erleichtert ein einheitliches, digitales System das Auffinden von Dokumenten und die Analyse von Daten. Kevin Nguyen, IT-Projektleiter bei Inari Medical, teilt seine Erfahrungen: „Der Nachforschungsaufwand der Kreditorenbuchhaltung, die bei den Ingenieuren nachfragen muss, ob sie eine Bestellung erhalten haben oder ob es Versandscheine gibt, ist geringer geworden. Jetzt können sie alles an einem Ort überprüfen: sicherstellen, dass sie die Rechnung erhalten haben, dann die Bestellung überprüfen und die Rechnung bezahlen.“
Durch das Abschaffen der papierbasierten Dokumentenverwaltung wird das Unternehmen außerdem manuelle Fehler eindämmen, seine Kosten senken und seine Umweltauswirkungen verringern. Es ist auch eine Gelegenheit, seine Lösung durch weitere Unternehmenstools zu ergänzen, z.B. eine Buchhaltungssoftware oder Lagerverwaltungssysteme. Dadurch wird die Datenkonsistenz innerhalb des Unternehmens gewährleistet.
Der Bestellschein ist weit mehr als ein simples Verwaltungsdokument. Er bildet eine wichtige Säule des Beschaffungs- und Finanzmanagements im Unternehmen. Er ist ein wichtiges Instrument zur Kostenkontrolle, zur Verringerung von Lieferantenrisiken und zur Erhöhung der Transparenz von Transaktionen.
