Der Einkauf ist weit mehr als nur eine Unterstützungsfunktion, er ist ein echter Hebel zur Wertschöpfung eines Unternehmens. Und das aus gutem Grund: Das Beschaffungsmanagement wirkt sich direkt auf die Qualität der Produkte und Dienstleistungen, aber auch auf die Rentabilität und Wettbewerbsfähigkeit jedes Unternehmens aus. Um den Einkauf optimal zu strukturieren, muss man sich auf die Grundprinzipien zurückbesinnen: einen effizienten Einkaufsprozess, eine klare Politik, geeignete Strategien und eine Software für das Beschaffungsmanagement. Erst durch die Kombination dieser unverzichtbaren Instrumente wird es der Einkaufsfunktion gelingen, langfristig etwas zu bewirken.
Beschaffungsmanagement: Definition und Komponenten
Das Beschaffungsmanagement bezeichnet alle Prozesse, Vorgänge und Methoden, die zur Beschaffung von Rohstoffen, Waren und Dienstleistungen eingesetzt werden, die für die Aktivitäten einer Organisation benötigt werden. Der Erwerb dieser Waren kann verschiedenen Zwecken dienen: Sie können direkt an den Endkunden weiterverkauft, für den Weiterverkauf verarbeitet oder für den eigenen Betrieb verwendet werden.
Das Besondere am Beschaffungsmanagement ist, dass eine Vielzahl von Interessengruppen beteiligt ist. Dazu gehört natürlich die Einkaufsabteilung, aber auch die Finanz- und Rechtsabteilung, die Geschäftsfunktionen sowie das gesamte Lieferantenportfolio.
Wenn ein Unternehmen wächst, wird auch das Beschaffungsmanagement umfangreicher und komplexer. Dies ist eine enorme Herausforderung, da man darauf achten muss, die Kosten und Risiken unter Kontrolle zu halten und gleichzeitig die Effizienz, die Lieferantenbeziehungen und die Zufriedenheit der internen Kunden verbessern muss. Die Einkaufsfunktion spielt daher eine Schlüsselrolle bei der Unterstützung des Wachstums und des Fortbestands eines Unternehmens.
Schritt 1 des Beschaffungsmanagements: ein effizienter Beschaffungsprozess
Zunächst geht es darum, einen effizienten Beschaffungsprozess einzurichten. Dieser Prozess sollte so weit wie möglich vereinfacht werden. Dazu müssen manuelle und zeitraubende Aufgaben (wie die Bearbeitung von Einkaufsanfragen und die Verfolgung von Bestellungen) reduziert und gleichzeitig muss der Informationsfluss gefördert werden. Letzten Endes geht es darum, sicherzustellen, dass sich die Einkaufsabteilung auf Aufgaben mit hoher Wertschöpfung und auf das strategische Projektmanagement konzentrieren kann.
Für den Beschaffungsprozess gibt es keine Blaupause, da die Modalitäten von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich sein können. Deshalb muss man sich einen Überblick über die bestehenden Prozesse, aber auch über die Bedürfnisse seines Unternehmens und seine Einkaufstypologie verschaffen, um einen Optimierungsprozess in Gang zu setzen. Ausgehend von dieser Bestandsaufnahme kann jedes Unternehmen Verbesserungsmöglichkeiten sowie Reibungspunkte identifizieren und seinen Beschaffungsprozess entsprechend neu gestalten.
Die Herausforderung besteht letztlich darin, den Beschaffungsprozess zu rationalisieren, indem die Anzahl der Schritte und Beteiligten reduziert wird, möglichst viele Aufgaben automatisiert werden und eine enge Zusammenarbeit mit den Akteuren, d.h. den internen Kunden und den Lieferanten, stattfindet.
Der Beschaffungsprozess umfasst sechs Hauptkomponenten:
Identifizierung der Bedürfnisse und deren Definition
Suche nach Anbietern und deren Konsultation
Einleitung von Ausschreibungen oder Einholen von Angeboten
Analyse der Angebote mithilfe der eigenen Einkaufskriterien
Verhandlung mit den Anbietern
Vertragsabschluss mit dem optimalen Partner
Schritt 2 des Beschaffungsmanagements: eine umfassende Einkaufspolitik
Um das Beschaffungsmanagement zu optimieren, braucht jedes Unternehmen einen klaren Überblick über seine Ziele und Prioritäten im Bereich Beschaffung. Genau darum geht es bei der Formalisierung einer umfassenden Einkaufspolitik. Diese Roadmap dient den Einkaufs- und Beschaffungsteams als Orientierungshilfe, um die Ziele und die Strategie des Unternehmens im Auge zu behalten.
In ihrer Einkaufspolitik legt jede Einkaufsabteilung die strategischen Leitlinien fest, z.B. wirtschaftliche Leistung, nachhaltige Beschaffung, Lieferantenmanagement, Innovation, Risikobeherrschung usw. Diese Leitlinien werden dann in operative Ziele umgesetzt: Einsparungen erzielen, Produkt- und Dienstleistungsspezifikationen verbessern, gemeinsame Beschaffungsverfahren einrichten, Kostenkontrolle, Verbrauchskontrolle, Verbesserung der Qualität von Produkten und Dienstleistungen, Verkürzung der Lieferzeiten usw. Nachdem der Rahmen abgesteckt ist, muss auch ein Aktionsplan erstellt werden. Außerdem müssen die Rollen und Verantwortlichkeiten jedes Einzelnen festgelegt werden und ein Überwachungssystem mit wichtigen Leistungsindikatoren muss im Unternehmen eingerichtet werden.
Nachdem die Einkaufspolitik formalisiert wurde, muss sie mit Leben gefüllt werden. Dazu gehört es auch, die betroffenen Teams, aber auch die Lieferanten auf nachvollziehbare Weise zu informieren. Ebenso wichtig ist es, diese Elemente in die täglichen Abläufe zu integrieren, und zwar durch die Spezifikation der gewünschten Waren oder Dienstleistungen, Ausschreibungen auf dem Markt, Geschäftsbedingungen für Kaufverträge, Tabellen zur Leistungsüberwachung usw.
Schritt 3 des Beschaffungsmanagements: angemessene Beschaffungsstrategien
Anschließend werden aus dieser Einkaufspolitik Strategien abgeleitet und abhängig von den verschiedenen Einkaufskategorien umgesetzt. Bei der Definition dieser Kategorien greift das Einkaufsteam in der Regel auf bewährte Methoden wie die Krajlic-Matrix zurück. Diese ermöglicht es, das Einkaufsportfolio zu klassifizieren und zu analysieren, um seine Strategie auszurichten. Sie berücksichtigt zwei Faktoren: die strategische Bedeutung des Einkaufs und die Komplexität des Lieferantenmarktes.
Sobald die Einkäufer eine Segmentierung der Einkäufe vorgenommen haben, können sie diesen dedizierten Strategien zuordnen. Beispielsweise werden sie möglicherweise für ihre strategischen Artikel Partnerschaften aufbauen, für ihre Hebelartikel einen Wettbewerb zwischen ihren Lieferanten anstreben, für ihre Engpassartikel die Bestände sichern usw.
Für eine erfolgreiche Segmentierung der Einkäufe sind Daten in Verbindung mit dem Fachwissen der Einkaufs- und Beschaffungsteams, aber auch ihrer Partner, von zentraler Bedeutung, um die richtigen Maßnahmen zu ergreifen.
Schritt 4 des Beschaffungsmanagements: eine spezielle Software
Um agiler und wettbewerbsfähiger zu werden, tut ein Unternehmen gut daran, eine spezielle Software für das Beschaffungsmanagement mit allen dazugehörigen Funktionen anzuschaffen. Ab einem bestimmten Einkaufsvolumen kann man sich nicht mehr auf Tabellenkalkulationen verlassen, um den Bedarf zu planen, Bestellungen zu verwalten oder die Ausgaben zu verfolgen.
In der Regel beginnen die Unternehmen mit der Digitalisierung der einfachsten und sich wiederholenden Beschaffungsprozesse, d.h. dem Procure-to-Pay-Prozess (von der Suche nach einem Produkt oder einer Dienstleistung bis hin zur Bearbeitung der Rechnungen). Dann dehnen sie diese Lösungen auf die Source-to-Contract-Prozesse aus (von der Suche nach Anbietern bis zur Unterzeichnung und Verwaltung des Vertrags), um die dem Kaufvorgang vorgelagerten Phasen optimal zu steuern. Heute sind diese Lösungen in den Unternehmen zum Standard geworden. Laut der von PwC im Jahr 2024 durchgeführten Umfrage „Digital Procurement“ verfügen 96% der Unternehmen über eine Procure-to-Pay-Lösung (P2P) und 92% über eine Source-to-Contract-Lösung (S2P).
Dies ist jedoch nur der Anfang, wenn es um die Einführung von Instrumenten für das Beschaffungsmanagement geht. Die Experten des Beratungsunternehmens betonen im Vorwort derselben Studie: „Die Suche nach interner und externer Leistung treibt die Digitalisierung des Einkaufs in Unternehmen aller Branchen voran. Um diese Digitalisierung zu verstärken, müssen die Einkaufsabteilungen sicherstellen, dass die Nutzer diese annehmen und neue Funktionen entwickeln (CSR, CLM, SRM usw.).“ Die nächsten von den Einkaufsabteilungen mit Spannung erwarteten Anwendungsfälle dürften sich vor allem auf die Datenanalyse, das Risikomanagement und die Risikoprävention, aber auch auf die Überwachung der CO2-Emissionen konzentrieren.
Sie sehen also, dass ein solides Beschaffungsmanagement ein großer Vorteil für die Lieferkette und im weiteren Sinne für das gesamte Unternehmen ist. Wenn eine Einkaufsabteilung diese grundlegenden Schritte von der Optimierung der Einkaufsprozesse bis zur Einführung einer speziellen Software befolgt, wird sie in der Lage sein, die Herausforderungen zu meistern, die sich ihr in Bezug auf Kosteneinsparungen, betriebliche Effizienz und viele andere Aspekte stellen. Auf diese Weise kann sie ihre strategische Positionfestigen, um die Leistung und den Fortbestand des Unternehmens zu sichern.
