Einkäufe der Kategorie C sind im Wesentlichen eine große Menge an bunt zusammengewürfelten Einkäufen. Das führt in jeder Branche zu einer gewissen Komplexität in der Verwaltung. Es stellt Unternehmen vor große Herausforderungen, vor allem im Hinblick auf betriebliche Effizienz und Wettbewerbsfähigkeit. Hier kann Künstliche Intelligenz (KI) – insbesondere generative KI – tatsächlich etwas bewirken und die Produktivität der Einkaufsteams steigern.
Einkäufe der Kategorie C: Definition und Herausforderungen
Nach dem Paretoprinzip (auch 80-zu-20-Regel genannt) machen die Einkäufe der Kategorie C nur einen sehr kleinen Teil des Einkaufsbudgets aus (5%), betreffen aber die Mehrheit der Einkaufssegmente (50%). Es handelt sich im Allgemeinen um selten wiederkehrende Einkäufe, die höchst unterschiedliche Referenzen betreffen. Bei aller Unterschiedlichkeit erweisen sich diese Einkäufe als für den ordnungsgemäßen Betrieb eines Unternehmens und seine Wettbewerbsfähigkeit von entscheidender Bedeutung. Sobald die Einkaufsabteilungen ihre strategischen Einkäufe unter Kontrolle gebracht haben, müssen sie sich daher genauer mit den Einkäufen der Kategorie C befassen. Diese litten zu lange an einer unstrukturierten Verwaltung. Vor allem zwei Phänomene sind dafür bezeichnend.
Fehlerhafte Beschaffungsprozesse
Einkäufe der Klasse C sind aufgrund ihres Umfangs und der Produktvielfalt mit einem nicht unerheblichen Verwaltungsaufwand verbunden. Dennoch haben die Einkaufsabteilungen aufgrund fehlender Ressourcen Schwierigkeiten, diese Einkäufe zu verwalten und zu optimieren. Das kann zu komplexen, zeitaufwendigen oder sogar fehlerhaften Einkaufs- und/oder Beschaffungsprozessen führen.
Vielfältige Ströme
Diese Einkäufe umfassen enorme Mengen an Einkaufs- und Referenzbereichen. Wenn man sie nicht rationalisiert, wird die Anzahl dieser Ströme immer größer. Unternehmen haben dann ein extrem großes Lieferantenportfolio sowie eine Vielzahl von Transaktionen, Lieferungen und Beständen zu verwalten – ganz abgesehen von den dabei entstehenden Datenmengen, die nicht immer richtig ausgewertet werden.
Die Einkäufe der Kategorie C in Zahlen:
75% der Lieferanten
70% der Lieferungen
60% des Bestellvolumens
Künstliche Intelligenz im Dienste der Einkäufe der Kategorie C
In der Welt des Einkaufs hat sich Künstliche Intelligenz (KI) als Werkzeug der Wahl etabliert, insbesondere generative KI. Diese Art von KI erzeugt selbstständig Daten und kann mit den Nutzern interagieren. Dadurch ist es möglich, damit Einkaufsteams beim operativen Einkaufsmanagement, der Identifizierung von Hebeln zur Optimierung und der strategischen Entscheidungsfindung zu unterstützen.
Alex Saric, Chief Marketing Officer bei Ivalua, erklärt: „KI kann der Katalysator für die Transformation der Einkäufe sein, mit klaren Anwendungsfällen für Datenverarbeitung, Automatisierung, Generierung verwertbarer Informationen und Ausrichtung von Strategien zur Stärkung der Einkaufs- und Lieferkettenprozesse.“
Dies gilt insbesondere für Einkäufe der Kategorie C, die mit einem hohen Arbeitsaufwand verbunden sind, große Datenmengen generieren und eine große Zahl von Stakeholdern einbeziehen – Lieferanten wie Nutzer. Genau auf diese Einkäufe muss sich die Automatisierung der zeitaufwendigsten täglichen Aufgaben konzentrieren: etwa Produktsuche, Dokumentenerstellung und -analyse, Ermittlung von Einsparpotenzialen.
Laut der jüngsten im Auftrag von Ivalua durch Sapio Research durchgeführten Studie haben 63 Prozent der Entscheidungsträger bereits KI- oder Machine-Learning-Technologien implementiert oder planen, das zu tun.
Einkäufe der Kategorie C: 3 Hauptanwendungsfälle von KI
Heutzutage wird KI im Einkauf auf zahlreiche unterschiedliche Weisen eingesetzt. Einige in Source-to-Pay-Prozesse integrierte Tools fungieren sogar als virtuelle Assistenten, die generative KI mit LLMs (Large Language Models) wie ChatGPT, Google Gemini oder Copilot kombinieren, um eine benutzerfreundliche Schnittstelle zwischen Nutzern und komplexen Datenverwaltungs- und -analysesystemen zu bieten. Das soll die Einkäufer bei ihren täglichen Abläufen unterstützen und ihre Produktivität steigern.
Produktsuche
Einkäufer, aber auch Entscheidungsträger und interne Kunden können KI für die erweiterte Suche nach Produkten und/oder Dienstleistungen in ihrem E-Katalog nutzen. Sie müssen dann nur ein Schlagwort eingeben (das auch falsch sein kann) oder die gesuchte Funktion beschreiben, um relevante Ergebnisse zu erhalten. Dabei können sogar ihre Einkaufsgewohnheiten oder andere individuelle Parameter berücksichtigt werden. Schließlich gibt es KI auch in Form von Chatbots, die alle diese Gesprächspartner bei der Suche und den Produktinformationen betreuen.
Dokumentenerstellung und -analyse
KI-Tools können Einkaufsabteilungen bei der Produktion von Inhalten unterstützen, d.h. bei der Gestaltung von Ausschreibungen oder beim Verfassen und Versenden von Mitteilungen an deren Lieferanten. KI kann auch beim Analysieren und Zusammenfassen dieser Dokumente helfen, oder beim Identifizieren relevanter Informationen (etwa Verpflichtungen beider Parteien oder Risiken). Mithilfe von Chatbots können Einkäufer sogar gezielte Fragen zu Dokumenten stellen, und erhalten sofort eine Antwort. Das ist eine wertvolle Unterstützung für das Erkennen von Compliance-Problemen und die Vorbereitung auf Lieferantenverhandlungen.
Die Identifizierung von Einsparpotenzialen
Mithilfe von KI können Einkaufsabteilungen, um die Kosten zu senken, in Echtzeit granulare Informationen aus ihren Ausgabendaten extrahieren. Dazu gehört auch das automatische unternehmensweite Aggregieren, Bereinigen, Klassifizieren von Daten sowie die Berichterstellung. So können Einkäufer auf Verbrauchsberichte zugreifen, Preiserhöhungen u.a. erkennen – all das mit dem Ziel, fundierte Entscheidungen zu treffen und Einsparungen zu erzielen.
Angesichts der großen Herausforderungen, vor die Einkäufe der Kategorie C Unternehmen stellen, erweist sich Künstliche Intelligenz (KI) als großer Pluspunkt für die Prozessoptimierung, die operative Effizienz und vor allem für die Gesamtleistung der Einkaufsteams.
Schließlich kann die Integration von KI in die Beschaffung mit Sicherheit die Gesamteffizienz steigern und die Kosten im gesamten Einkaufsprozess senken, von der Analyse der Kategorien über das Risikomanagement bis hin zum Lieferantenmanagement. Neben dieser enormen Zeitersparnis ermöglicht sie auch eine Stärkung der Beziehungen zu internen Kunden und Lieferanten, die richtige Ausrichtung der Einkaufsstrategien und somit das Erzielen eines hohen Mehrwerts.
