Um eine optimale Leistung zu gewährleisten, müssen Unternehmen ihre Prozesse ständig optimieren, d.h. sie agiler, robuster, schneller und zuverlässiger machen. Dabei geht es darum, möglicherweise verschwenderische Prozesse oder Prozesse mit einem geringen Mehrwert für die Kunden zu eliminieren, um die Qualität der Ergebnisse zu verbessern. Es gibt verschiedene Ansätze zur Optimierung von Prozessen in Unternehmen, wobei der folgende Ansatz für jede Einkaufsabteilung umsetzbar ist.
Erster Schritt: Diagnose
Der erste Schritt ist eine Bestandsaufnahme der gegenwärtigen Situation. Dazu gehört die Untersuchung, Analyse und Bewertung der Prozesse des Unternehmens. Ziel ist es, Schwachstellen, Fehlfunktionen, Engpässe, Wiederholungen usw. zu ermitteln. Mit anderen Worten: Alle Probleme, die die Produktivität, die Qualität oder die allgemeine Effizienz der Einkaufsabteilung beeinträchtigen könnten. Diese Analyse muss alle Aspekte der Lieferkette umfassen: von der Auswahl der Lieferanten über die Auftragsvergabe bis hin zum Vertragsmanagement. Dabei ist darauf zu achten, dass die Prozesse jeweils auf die Strategie des Unternehmens abgestimmt sind.
Dies geschieht durch direkte Beobachtungen, Gespräche mit Mitarbeitern, um von deren Erfahrungen vor Ort zu profitieren, aber auch durch das Studium der vorhandenen Dokumentation. Dabei ist es wichtig, die Bedürfnisse, Nöte sowie Erwartungen der Beteiligten zu verstehen. Diese Überzeugung teilt auch José Gramdi, Lehr- und Forschungsbeauftragter sowie Autor: „Verbesserungen oder Veränderungen lassen sich in einem Team, einem Unternehmen oder Betrieb nicht herbeiführen, ohne die direkt betroffenen Akteure daran zu beteiligen. Eine der wichtigsten Grundlagen beim kontinuierlichen Verbesserungsprozess ist es, den Menschen in den Mittelpunkt des Systems zu stellen. Manager, Führungskräfte und Aktionäre müssen auf die Intelligenz ihrer Teams und auf deren Fähigkeit, Probleme zu lösen, vertrauen.“ Dies führt zu einem umfassenden Einblick in die Arbeitsweise des Unternehmens oder der betreffenden Abteilung.
Sobald die verschiedenen Prozessphasen, Teilnehmer und Verbesserungsschwerpunkte bekannt sind, werden die zu optimierenden Prozesse ausgewählt und die Ziele festgelegt: Senkung der Transaktionskosten, Verbesserung der Lieferantenleistung, Optimierung des Managements von Lieferantenverträgen usw. Jedes Ziel muss SMART sein, d.h. spezifisch, messbar, ausführbar, realistisch und terminiert. Anhand dessen kann das Projektteam schließlich seine wichtigsten Leistungsindikatoren bestimmen. Zu den besten KPIs für den Einkauf gehören z.B. der ROI (Return on Investment) der Einkaufsfunktion, die durchschnittliche Zeit für die Durchführung von Transaktionen, der Anteil außervertraglicher Käufe usw.
Zweiter Schritt: Neukonzipierung der Prozesse
Sobald ein Unternehmen die Diagnose erstellt hat, muss es seine Prozesse (neu) entwerfen. Dabei geht es darum, sie noch effektiver zu gestalten und auf die Ziele abzustimmen. Hierbei müssen einige Schritte wahrscheinlich gestrichen, andere zusammengelegt, neue hinzugefügt, die Reihenfolge der Aufgaben geändert, Verfahren standardisiert werden usw.
Zu diesem Zweck kann das Projektteam auf verschiedene bewährte und strukturierte Methoden zurückgreifen: Six Sigma, Lean Management (dt. schlankes Management), Kaizen usw. Der internationale Marktführer für Lösungen im Bereich des Ausgabenmanagements Ivalua erklärt die vielen Vorzüge der Lean-Philosophie: „Das Lean Management kann im Einkaufs- und Beschaffungsmanagement als Mittel zur Verbesserung des Einkaufsprozesses und der Arbeitsabläufe gesehen werden, indem es den Zeitaufwand senkt und Verschwendung beseitigt; zur Kostensenkung bei gleichzeitiger Verbesserung der Qualität von Produkten und Dienstleistungen; zur Verbesserung der Leistung und Reaktionsfähigkeit der Lieferanten; zur stärkeren Konzentration auf Aktivitäten, die dem Unternehmen einen Mehrwert bringen; und zur Stärkung der strategischen statt der transaktionsorientierten Ausrichtung des Einkaufs."
Auch die Automatisierung ist ein Schlüsselelement der Prozessoptimierung. Man sollte keine Bedenken hinsichtlich des Einsatzes von Technologie haben, um sich wiederholende und/oder manuelle Aufgaben zu automatisieren. Eine Studie des Beratungsunternehmens McKinsey hat im Übrigen ergeben, dass 50 bis 70% der Aufgaben im Einkauf sich potenziell automatisieren ließen. Derzeit haben die meisten Einkaufsabteilungen die Automatisierung ihres Procure-to-Pay-Prozesses (P2P) über E-Procurement-Software eingeleitet. Diese digitalen Tools übernehmen viele Aufgaben, wie das Aufgeben der Bestellung, den Abgleich zwischen Bestellung und Rechnung usw. Künftig können Einkaufsteams bei der Prozessoptimierung noch einen Schritt weiter gehen, indem sie automatisierte Roboterprozesse (Robotic Process Automation) oder auch intelligente Prozessautomatisierung (Intelligent Process Automation) einsetzen.
Die Ergebnisse dieser Arbeit müssen dann den Hauptbeteiligten, d.h. der Beschaffungsabteilung, aber auch internen Kunden, vorgestellt werden. Bei dieser Gelegenheit wird die neue Prozesslandschaft präsentiert, die die Funktionsweise der Prozesse mit den vorgesehenen Änderungen beleuchtet. Mithilfe kreativer und partizipativer Techniken werden sie in den Prozess einbezogen, um ihr Feedback einzuholen und die in Betracht gezogenen Änderungen zu hinterfragen. Schließlich ist es entscheidend, die neuen Prozesse zu validieren. Dies beinhaltet sowohl Simulationen unter realen Bedingungen als auch den Austausch mit den Teams, um sicherzustellen, dass sie den Wandel unterstützen.
Dritter Schritt: Den Wandel umsetzen
Der dritte Schritt besteht darin, die neuen, validierten Prozesse einzuführen. Dies setzt einen durchdachten und maßvollen Einsatz im Sinne eines Veränderungsmanagements voraus. Die Prozessoptimierung geht daher unweigerlich mit einer Informations- oder sogar Schulungssitzung für die verschiedenen Beteiligten einher. Gehört die Einarbeitung in eine neue digitale Lösung zu diesen Änderungen, kann dies z.B. ein Tutorial beinhalten.
Sobald die Änderungen umgesetzt wurden, ist es unerlässlich, die Leistung zu überwachen und zu bewerten. Mithilfe von Dashboards können die Teams die Prozesse in Echtzeit überwachen, Probleme oder Ineffizienzen erkennen und so schnell wie möglich reagieren. Das Projektteam kann diese Daten mit dem Erfassen von Rückmeldungen der Interessengruppen kombinieren. Auf diese Weise können alle notwendigen Anpassungen vorgenommen werden, um die Prozesse kontinuierlich zu verbessern.
Letztendlich ist die Verbesserung von Prozessen ein echter Transformationsprozess innerhalb des Unternehmens. Damit dieses Vorhaben gelingt, muss man auf geeignete Instrumente, eine konstante Kommunikation sowie eine solide Kultur der kontinuierlichen Verbesserung setzen. Indem das Unternehmen kollegial an der Rationalisierung von Prozessen arbeitet, reduziert es Fehler und Unstimmigkeiten. Letztlich bedeutet dies eine Optimierung der betrieblichen Effizienz, eine Senkung der Kosten und eine Verbesserung der Kundenzufriedenheit.
