Während die Vorschriften immer strenger werden, um Geschäftsbeziehungen effizienter, transparenter und sicherer zu gestalten, verbreitet sich E-Invoicing weltweit mit großer Geschwindigkeit. Nach Erhalt der Rechnungen werden diese schneller bearbeitet, die Kosten werden gesenkt und es wird eine bessere Einhaltung der gesetzlichen Anforderungen gewährleistet. Dies kommt der Rationalisierung des Rechnungsstellungsprozesses zugute und liefert gleichzeitig Echtzeitinformationen, die für die Entscheidungsfindung von entscheidender Bedeutung sind.
Was ist E-Invoicing?
E-Invoicing bzw. elektronische Rechnungsstellung auf Deutsch bezeichnet den elektronischen Austausch eines Rechnungsdokuments zwischen einem Lieferanten und einem Käufer in einem strukturierten Format. Dadurch können Rechnungen nahtlos in Buchhaltungssoftware, Unternehmensressourcenplanungssysteme (Enterprise Resource Planning; ERP) und andere Finanzverwaltungslösungen integriert werden. Unternehmen automatisieren so den Austausch und die Verarbeitung von Rechnungen und ersetzen damit die herkömmliche Papierrechnung.
E-Invoicing ist ein Schlüsselelement bei der Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung, insbesondere bei der Validierung und dem Abgleich von Rechnungen. Sie trägt dazu bei, die Beschaffungsprozesse zu rationalisieren, Bearbeitungszeiten und Fehler zu reduzieren, aber auch die Übersichtlichkeit und das Ausgabenmanagement zu verbessern.
Bislang haben mehr als hundert Länder Gesetze zur elektronischen Rechnungsstellung eingeführt. In den meisten Fällen beziehen sich diese auf Business-to-Government-Transaktionen (B2G; Transaktionen zwischen Unternehmen und öffentlicher Verwaltung). Innerhalb der Europäischen Union haben einige Länder E-Invoicing durchgesetzt, wie z.B. Italien und bald auch Frankreich, Belgien und Polen nach ihrem eigenen Zeitplan. In anderen Staaten wie Spanien oder den skandinavischen Ländern beruht dies auf freiwilliger Basis.
Vorteile des E-Invoicing
Bertrand Gabriel, Leiter und Gründer von Acxias, betont: „Trotz des von vielen Unternehmen empfundenen Zwanges, insbesondere aufgrund der notwendigen Anpassung ihrer Informationssysteme und Finanzprozesse, stellt der Übergang zur elektronischen Rechnung eine großartige Chance mit zahlreichen erwarteten Vorteilen dar." Tatsächlich bietet dieser Vorgang zahlreiche Vorteile sowohl für Behörden und Organisationen als auch für ihre Interessengruppen.
Bessere Compliance und höhere Effizienz
E-Invoicing fördert eine bessere Einhaltung der Steuervorschriften. Dies spielt eine Schlüsselrolle bei der Verlässlichkeit und Zugänglichkeit von Daten, bei der Überwachung und Prüfung sowie generell bei der Transparenz. Dadurch können Behörden die Prävention und Bekämpfung von Mehrwertsteuerbetrug verstärken. Durch bessere Kenntnisse der Aktivitäten von Unternehmen können Maßnahmen so gesteuert werden, dass sie der wirtschaftlichen Realität der Organisationen am ehesten entsprechen.
Dieser Ansatz steht auch für Effizienz, da er sowohl zu Produktivitätsgewinnen als auch zu niedrigeren Kosten und geringeren Umweltauswirkungen führt.
Bessere Wettbewerbsfähigkeit der Unternehmen
E-Invoicing steigert die betriebliche Effizienz und die Kosteneinsparungen in Unternehmen. Es entlastet die Verwaltung, reduziert manuelle Fehler und beschleunigt den Rechnungszyklus. Letztlich optimieren Unternehmen somit das Kapitalflussmanagement. Da die Teams in der Buchhaltung und im Finanzwesen von zeitraubenden Aufgaben entlastet werden, sind sie auch zufriedener bei der Arbeit, was wiederum die Produktivität steigert.
Schon gewusst?
Die durchschnittliche Zahlungsfrist für eine traditionelle Rechnung beträgt schätzungsweise 22 Tage. Durch E-Invoicing und Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung kann diese Frist auf zwei Tage verkürzt werden.
Starke Kunden-Lieferanten-Beziehungen
Schließlich stärkt dieser Ansatz zweifellos die Beziehungen zwischen Kunden und Lieferanten. Dies führt nicht nur zu einer schnelleren und genaueren Rechnungsstellung, sondern auch zu weniger Fehlern und Differenzbeträgen beim Rechnungsabgleich. Die Automatisierung der Kreditorenkonten sorgt zudem dafür, dass die Daten der Lieferanten (Kontaktdaten, Bankverbindung usw.) immer auf dem neuesten Stand sind. Dadurch werden verspätete Zahlungen und damit verbundene Strafen, die die Geschäftsbeziehungen belasten können, erheblich reduziert.
Wie kann man E-Invoicing einführen?
Zahlreiche Unternehmen stellen derzeit auf eine elektronische Rechnungsstellung um. Im Vorfeld müssen sie sich Gedanken über die Entwicklung ihres Informationssystems, die Wahl ihrer Partnerplattform für die Digitalisierung, die Organisation ihrer Prozesse sowie die Verwaltung der Rechnungsdaten machen.
Dabei handelt es sich um eine echte Projektleitung, die unbedingt mit einer Diagnose der Ausgangssituation hinsichtlich der beteiligten Akteure, Prozesse und Systeme beginnen muss. In diesem ersten Schritt wird der Ist-Zustand optimiert und das Pflichtenheft für ein solches Projekt sowie für die zukünftige Lösung (wenn diese noch nicht implementiert ist) festgelegt.
Dabei verlassen sich die meisten Organisationen auf externe Hilfe, wie z.B. Anbieter von elektronischen Rechnungen, Beratungsfirmen, Buchhaltungsbüros oder sogar direkt die Steuerbehörden.
Während des gesamten Prozesses muss darauf geachtet werden, die Zustimmung der Betroffenen zu erhalten, und zwar durch Einbeziehung der Hauptbetroffenen, regelmäßige Kommunikation und engmaschige Begleitung.
Herausforderungen beim E-Invoicing
Bei der Einführung der elektronischen Rechnungsstellung sehen sich Unternehmen mit verschiedenen Herausforderungen konfrontiert.
Voraussetzungen schaffen
Am Anfang eines E-Invoicing-Projekts stehen sowohl komplexe als auch zeitaufwendige Aufgaben:
Prüfung des Ist-Zustands
Übersicht über den Rechnungsstellungsprozess
Sortieren und Zusammenfassung sämtlicher Rechnungsdaten
usw.
Dies ist eine zwar langwierige, für den Fortgang jedoch unerlässliche Arbeit.
Compliance schaffen
Des Weiteren müssen sich die Unternehmen um die Einhaltung der Vorschriften bemühen. Dazu müssen sie insbesondere Folgendes überprüfen:
Pflichtangaben auf Rechnungen
Methoden der elektronischen Signatur
Aufbewahrungsfristen von Dokumenten
über E-Reporting zu übermittelnde Daten
usw.
Dies bedeutet in der Regel Veränderungen innerhalb des Unternehmens und eine enge Zusammenarbeit mit den Steuerbehörden.
Auswahl des richtigen Partners
Der Erfolg des Projekts zur Digitalisierung von Rechnungen hängt auch von der Wahl der Plattform ab. Dabei sollte diejenige ausgewählt werden, die den betrieblichen Anforderungen des Unternehmens am besten entspricht.
Sie muss insbesondere die Ihrer Rechnungstypologie entsprechenden Eingangs- und Versandkanäle anbieten, aber auch die Verwaltungsprozesse nach verschiedenen Parametern anpassen können.
Blick in die Zukunft
Organisationen müssen über anpassungsfähige Systeme verfügen. Im Laufe der Jahre wird das Unternehmen wachsen und größere Rechnungsströme haben, oder das Geschäftsumfeld wird sich verändern. Daher ist es wichtig, dass sich die Systeme an diese Veränderungen anpassen können. Andernfalls fallen erhebliche Investitionen an.
E-Invoicing wird sich nach und nach in allen Unternehmen durchsetzen. Dies gilt umso mehr in Ländern, in denen die Verpflichtung zur Ausstellung und zum Erhalt elektronischer Rechnungen bald in Kraft treten wird. Unternehmen haben daher ein großes Interesse daran, diese neue Ära für die Rechnungsstellung bereitwillig anzunehmen. Neben der regulatorischen Herausforderung ist dies ein gewaltiger Hebel für Effizienz, Einsparungen und den ökologischen Übergang. Mit anderen Worten: Es ist ein strategischer Trumpf, um die Gesamtleistung des Unternehmens zu verbessern und die Beziehungen zu den Geschäftspartnern zu stärken.
