In einer Welt, in der die digitale Revolution immer mehr Fahrt aufnimmt, kommen Unternehmen nicht umhin, ihren digitalen Wandel einzuleiten bzw. zu beschleunigen. Dies ist die Voraussetzung, um ihre Effizienz zu steigern, wettbewerbsfähig zu bleiben und sich auf die Zukunft vorzubereiten. Im Zuge dieser Dynamik ist die Digitalisierung der Beschaffungsprozesse durch dedizierte Lösungen unumgänglich. Der elektronische Katalog gehört zu jenen Beschaffungsverfahren, die für jede Organisation unverzichtbar geworden sind.
Was ist ein elektronischer Katalog?
Im Rahmen der Digitalisierung der Beschaffungsprozesse in Unternehmen besteht einer der ersten Schritte darin, den Zugriff auf das Angebot der ausgehandelten Produkte der Lieferanten papierlos zu gestalten. Dies setzt die Einrichtung eines elektronischen Katalogs voraus, der nach wie vor das am weitesten verbreitete Instrument dafür ist.
Elektronische Kataloge sind ein integraler Bestandteil der Procure-to-Pay-Systeme (P2P) der Unternehmen. Damit sind integrierte Lösungen gemeint, die den gesamten Beschaffungsprozess von der Anfrage nach Produkten und/oder Dienstleistungen bis hin zur Bezahlung des Lieferanten umfassen. Diese sind direkt über die Suchmaschine der besagten Lösung zugänglich.
Konkret bedeutet dies, dass diese Tools die Produktbeschreibung (Preis, Abmessungen, technische Daten, Hersteller usw.) und die Vertragsbedingungen (Rabatte, Produktausschlüsse, Versandkosten usw.) enthalten. In dieser Hinsicht gewährleisten sie den Austausch validierter, zuverlässiger und individualisierter Produktdaten zwischen einem Unternehmen und seinem Lieferanten.
Dank elektronischer Kataloge lässt sich eine Bestellung in zwei wichtige Schritte gliedern. Zunächst wählen die Nutzer ihre Produkte aus und legen einen Warenkorb an, der zu einer Bestellanforderung wird. Diese wird dann automatisch in das Informationssystem (IS) des Unternehmens integriert und durchläuft den vom Einkaufsteam vorgegebenen Genehmigungsprozess, bis sie zum Bestellschein wird.
Zwei Haupttypen von elektronischen Katalogen
Im Beschaffungswesen bestehen nebeneinander zwei Haupttypen elektronischer Kataloge: der gehostete Katalog, auch E-Katalog genannt, und der Punch-out-Katalog.
Der gehostete Katalog oder E-Katalog
Der gehostete Katalog bietet den Unternehmen Zugang zu einem festgelegten, statischen Angebot und garantiert die Stabilität der ausgehandelten Preise. Er wird in der E-Procurement-Lösung des Kunden oder seines Anbieters von Dienstleistungen (Marktplätze) archiviert. Diese Art von Katalog eignet sich besonders für die Verwaltung einer kleinen Anzahl von Produkten, die immer wieder bestellt werden.
Bei der Verwaltung von sehr umfangreichen Produktangeboten stößt er jedoch an seine Grenzen. Denn durch die statische Natur dieser Kataloge ist ihre Pflege besonders komplex. Dies gilt umso mehr, wenn sie mehrere tausend Produkte umfassen! Dennoch ist die Aktualisierung der Daten unerlässlich, um zu verhindern, dass nicht verfügbare oder ausgelistete Produkte bestellt werden. Neue Produkte, Sortimentserweiterungen und dynamische Angebote sind ebenfalls nicht eingebunden. Schließlich können die Kunden nicht in Echtzeit auf die Lagerbestände zugreifen und damit auch nicht auf die Lieferzeiten.
Der Punch-out-Katalog
Jérémie Chauvin, E-Procurement Project Manager Europe bei Manutan, erklärt: „Der Punch-out-Katalog ist eine digitale Lösung, die es dem Nutzer ermöglicht, direkt aus seinem Beschaffungssystem heraus in Echtzeit auf ein dynamisches Angebot seines Lieferanten zuzugreifen. Über den Punch-out-Katalog hat der Nutzer Zugang zu einem dynamischen Angebot in Bezug auf neue Produkte, Konfiguratoren, Lagerbestände ... all dies zu seinen vertraglichen Bedingungen in Bezug auf Preis und Ausschluss.“ Einige Punch-out-Kataloge ermöglichen auch den Zugriff auf die gesamte mit der Transaktion verbundene technische Dokumentation wie Bestellung, Lieferschein, Rechnung und die einzelnen Schritte der Lieferung (Track & Trace).
Dieses Werkzeug eignet sich eher für die Verwaltung einer großen Menge an Produkten, die sporadisch bestellt werden. Dies gilt daher insbesondere für indirekte Einkäufe.
Diese Art von Katalog ist über eine Schnittstelle zwischen der Procure-to-Pay-Lösung des Unternehmens und dem Informationssystem des Lieferanten verfügbar und bietet einen genauen Einblick in den Verbrauch. So sind insbesondere die Einkaufsteams in der Lage, die Veränderung der Ausgaben in Echtzeit zu verfolgen.
Jede Lösung hat ihre Vor- und Nachteile, je nachdem, welche Beschaffungskategorien betroffen sind. Es obliegt den Teams, das für ihre Bedürfnisse und Arbeitsweise am besten geeignete Werkzeug auszuwählen.
Unternehmen, die über keine E-Procurement-Lösung verfügen, können den Webshop ihrer Lieferanten nutzen. Diese Option ist einfach und schnell einzurichten und für die Organisationen mit keinerlei Kosten verbunden. Über ein personalisiertes Konto können die Nutzer, abhängig von den ausgehandelten Bedingungen, auf eine Vorzugsbeschaffungsliste zugreifen. Dazu gehören auch verschiedene Funktionen, wie die Einrichtung von Genehmigungsabläufen, die Verfolgung von Angeboten, Aufträgen und Lieferungen sowie die Echtzeitabfrage von Preisen, Produktverfügbarkeiten und des Bestellverlaufs.
Welche Vorteile ergeben sich für die Einkaufstätigkeit?
Die Einführung von elektronischen Katalogen im Unternehmen bietet zahlreiche Vorteile, die zur Festigung der strategischen Position der Einkaufsabteilungen beitragen.
Effizienz steigern
Zunächst sparen nicht nur die Einkaufsteams, sondern auch die internen Kunden viel Zeit, da sie Zugang zu Listen mit genehmigten Produkten haben, die von gelisteten Lieferanten zu den ausgehandelten Konditionen geliefert werden. Diese verbesserte Verwaltung führt unweigerlich zu indirekten Einsparungen. Somit kann sich jeder Akteur auf das Wesentliche konzentrieren, indem er die Produkte und Dienstleistungen, die er kaufen möchte, anhand seiner Einkaufskriterien genauer analysiert.
Eine bessere Konformität gewährleisten
Der elektronische Katalog fördert auch die Einhaltung der eingeführten Einkaufspolitik und verhindert so die Zunahme ungeregelter Einkäufe. Denn die verschiedenen internen Stakeholder haben Zugang zu allem, was sie benötigen, um die notwendigen Einkäufe gemäß den festgelegten Prozessen zu tätigen. Dies setzt jedoch nicht nur die Wahl des richtigen elektronischen Katalogs voraus, sondern auch die Sensibilisierung aller Beteiligten für dessen Nutzung.
Die Digitalisierung in Gang setzen
Schließlich ist die Einführung eines elektronischen Katalogs ein erster Schritt in Richtung Digitalisierung des Einkaufs. Dies ebnet dann den Weg für die Digitalisierung der Bestellungen und Rechnungen. Das bedeutet, dass eine ganze Reihe von Schritten automatisiert werden:
Integration der Bestellanforderungen
Genehmigungsprozess
Versand der Bestellungen
Abgleich von Bestellungen und Rechnungen usw.
Ganz gleich ob Punch-out-Katalog oder gehosteter Katalog, elektronische Kataloge ermöglichen Unternehmen den Zugang zu einem Produktangebot, welches ihren Bedürfnissen entspricht und von gelisteten Lieferanten zu den ausgehandelten Vertragsbedingungen angeboten wird.
Sie sind daher ein unverzichtbares Instrument zur Maximierung des Einkaufspotenzials von Unternehmen. Durch die Einführung einer solchen Einkaufstechnik können sie ihre betriebliche Effizienz steigern, um ihrer Einkaufspolitik mehr Gewicht zu verleihen und die Digitalisierung der Einkaufsfunktion in Gang zu setzen.
