Der United Nations Standard Classification of Products and Services (UNSPSC) ist ein offenes, globales und branchenübergreifendes Klassifikationssystem für sämtliche Produkte und Dienstleistungen. Erfahren Sie, was man darunter versteht, wie es funktioniert und welche Vorteile es für die Einkaufsfunktion hat.
Die Definition von UNSPSC
Der Standard der Vereinten Nationen zur Klassifikation von Waren und Dienstleistungen (Englisch: United Nations Standard Products and Services Code) wurde ursprünglich im Jahr 1998 vom Entwicklungsprogramm der Vereinten Nationen (UNDP) und der Dun & Bradstreet Corporation (D&B) entwickelt. Seit 2003 wird dieser Klassifikationsstandard von GS1 US® verwaltet, einer gemeinnützigen Organisation zur Standardisierung von Informationen.
UNSPSC ist ein internationaler Standard für eine effiziente und genaue Klassifizierung von gekauften und/oder verkauften Produkten und Dienstleistungen. Diese Segmentierung folgt einem logischen Aufbau, um widerzuspiegeln, wie sich die Produkte durch die Liefer- oder Wertschöpfungskette bewegen.
Insgesamt gibt es 57 Sachgebiete, die folgende Kategorien umfassen:
Rohmaterialien;
Industrielle Ausrüstung;
Komponenten und Zubehör;
Konsumgüter;
Dienstleistungen.
Die Funktionsweise von UNSPSC
UNSPSC verwendet ein achtstelliges Codierungssystem. Dieser Code ist hierarchisch aufgebaut und weist vier Ebenen auf: Segment, Familie, Klasse und Waren. Eine optionale fünfte Ebene (bestehend aus zwei weiteren Ziffern) gibt die Geschäftsfunktion an: Verleih, Reparatur, Recycling, Einzelhandel usw. Jedes Produkt erscheint in nur einer Kategorie und wird mit einem Titel und einer Beschreibung versehen.
Beispiel für ein typisches Produkt wie den Toner (44103103):
Segment 44: Bürobedarf, -ausrüstung und -zubehör;
Familie 10: Büromaschinen sowie deren Zubehör und Verbrauchsmaterial;
Klasse 31: Verbrauchsmaterial für Drucker, Faxgeräte und Kopiergeräte;
Ware 03: Toner.
Dieses Kodierungssystem, welches laufend aktualisiert wird, ist inzwischen in etwa fünfzehn Sprachen verfügbar: Deutsch, Arabisch, Englisch, Chinesisch, Koreanisch, Dänisch, Spanisch, Finnisch, Französisch, Ungarisch, Italienisch, Japanisch, Niederländisch, Norwegisch, Portugiesisch und Schwedisch.
Jeder kann innerhalb eines festgelegten Rahmens auf dieses Kodierungssystem zugreifen. Für die Basisnutzung fallen keine Lizenzgebühren an. Auch für die Weitergabe der Codes an Handelspartner gibt es keine Einschränkungen. Allerdings sind kostenpflichtige Abonnements für Unternehmen erhältlich, welche das System in größerem Umfang nutzen möchten (Änderungsanfragen, mehrere Benutzer, erweiterte Suche usw.).
Vorteile einer solchen standardisierten Klassifikation
Ziel von UNSPSC ist es, Organisationen auf der ganzen Welt dabei zu helfen, ihre Produktivität zu steigern, ihre Kosten zu senken und ihre Effizienz zu verbessern.
Durch die Implementierung dieser standardisierten Klassifikation in ihre Systeme können Unternehmen die Verarbeitung und Erfassung von Daten im Zusammenhang mit Ausgaben aus Bestellungen, Lieferantenkonten usw. automatisieren.
Auf diese Weise erhalten sie über verschiedene Abteilungen, Sparten und Tochtergesellschaften hinweg einen vollständigen Überblick über ihre Ausgaben. Anhand dieser Daten können sie ihr Beschaffungsmanagement verbessern und die notwendigen Optimierungshebel in Gang setzen: Rationalisierung des Lieferantenportfolios, Standardisierung der Beschaffung, Hebelwirkung durch größere Bestellmengen zur Aushandlung besserer Preise usw.
Diese Einschätzung teilt auch die Beratungsgesellschaft Ernst & Young: „Wir schätzen, dass Organisationen Kosteneinsparungen von mindestens 10-15% gegenüber ihren derzeitigen Ausgaben erzielen können, wenn sie taktische Möglichkeiten nutzen und gleichzeitig einen Ansatz für ein integriertes Ausgabenmanagement entwickeln.“ (Ernst & Young, A vision for total spend management: creating value through intelligent integration, 2020)
Darüber hinaus trägt die Verwendung dieses gemeinsamen Klassifikationssystems auch zu einer reibungsloseren Zusammenarbeit mit Handelspartnern bei. Wenn alle die gleiche Sprache verwenden, werden alle Unklarheiten beseitigt.
Höhere Effizienz bei der Beschaffung von C-Artikeln
Nach dem Pareto-Prinzip, auch als 80-20-Regel bekannt, machen Einkäufe der Kategorie C 5% der Ausgaben und etwa 50% der Unterkategorien der Beschaffung aus. Die Verwendung eines solchen Klassifikationssystems ist daher auch für diese Einkaufstypologie perfekt geeignet. Einkäufe der Kategorie C, die lange Zeit zu Unrecht als nicht strategisch angesehen wurden, werden oftmals wesentlich weniger strukturiert verwaltet und die Lieferanten und die gekauften Artikel werden weniger kontrolliert.
Bei Einkäufen der Kategorie C scheint die Einführung einer digitalen Lösung wie Punch-Out unumgänglich. In Verbindung mit der UNSPSC-Klassifizierung verschafft dies den Unternehmen die nötige Transparenz, um die Verwaltung dieser Einkäufe zu optimieren.
Je nach Umfang und Bedeutung der Kategorie kann der Einkäufer beschließen, sein Lieferantenportfolio zu rationalisieren, indem er beispielsweise bestimmte Kategorien auf bestimmte Anbieter beschränkt. Er kann auch einen allgemeinen Anbieter wählen, der mehrere Kategorien abdeckt, wodurch die Kosten für die Verwaltung des Lieferantenstamms gesenkt und gleichzeitig die Benutzerfreundlichkeit verbessert wird.
Mit diesen Anbietern können dann Rahmenvereinbarungen geschlossen werden, auf die sich der Einkäufer stützen kann, um interne Kunden für die Einhaltung der Einkaufspolitik zu sensibilisieren und so dazu beizutragen, ungeregelte Einkäufe zu reduzieren. Indem der Einkäufer so viel wie möglich bei diesen gelisteten Anbietern bestellt, erhält er einen noch besseren Überblick über die Ausgaben für diese Beschaffungsgüter, was diesen positiven Kreislauf weiter ankurbelt.
Die Klassifizierung von Produkten und Dienstleistungen durch ein gemeinsames Kodierungssystem erleichtert den Handel zwischen Einkäufern und Anbietern weltweit. Wichtig ist auch zu wissen, dass es eine ganze Reihe von Klassifizierungen gibt: Neben UNSPSC gibt es auch ECLASS oder ETIM für technische Produkte. Egal, für welche Option Sie sich entscheiden, die Vorgehensweise und die Vorteile bleiben gleich.
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