Die Informationstechnologie (engl.: „Information Technology“) ist mittlerweile im gesellschaftlichen und wirtschaftlichen Leben allgegenwärtig. Dieser Oberbegriff umfasst die Gesamtheit der Technologien zur Informationsverarbeitung, welche die Arbeitswelt und ihre Organisation revolutioniert haben. Die Einkaufsabteilung bildet da natürlich keine Ausnahme. Im Einkauf sind diese IT-Tools, -Dienste und -Techniken ein hervorragendes Mittel zur Steigerung der Effizienz.
Definition von Informationstechnologie
Die Informationstechnologie, die häufig mit dem Computersystem gleichgesetzt wird, umfasst folgende Elemente:
von den Mitarbeitern verwendete Computerhardware, d.h. Computer, Tablets, Smartphones, Drucker usw.
in den Unternehmen eingesetzte Software, wie Textverarbeitungsprogramme, Buchhaltungssoftware usw.
Systeme zur Speicherung und Verwaltung von Unternehmensdaten, wie Datenbanken, Server, ERP (Enterprise Resource Planning) usw.
Computernetzwerke
Diese sich ständig weiterentwickelnden Technologien dienen der Erzeugung, Verarbeitung, Speicherung, Sicherung und dem Austausch von Daten und Informationen aller Art. Durch die Digitalisierung der Kommunikationssysteme hat sich im Zusammenhang mit der Informationstechnologie ein weiterer Begriff eingebürgert: Informations- und Kommunikationstechnologien (IKT) oder auch Neue Informations- und Kommunikationstechnologien (NIuKT). Dieser erweiterte Begriff umfasst Telekommunikation, Informationstechnologie und audiovisuelle Medien, wobei der gemeinsame Nenner immer die Daten sind, die nach wie vor eine Schlüsselressource für Unternehmen darstellen.
Informationstechnologie im Dienste des Einkaufs
In dem derzeit unsicheren und volatilen Umfeld müssen Einkaufsabteilungen unbedingt an Agilität und Effizienz gewinnen. Einer der wirksamsten Hebel, um dies zu erreichen, ist zweifellos die Beschleunigung der digitalen Transformation im Unternehmen. Laut einer aktuellen Studie von Deloitte zählt dies für drei Viertel der Entscheider im Einkauf zu den Prioritäten.
Die Frage ist also nicht mehr, wann, sondern wie diese digitale Wende durch die Beherrschung der Informationstechnologie eingeleitet oder beschleunigt werden kann. Heute gibt es eine Vielzahl von IT-Lösungen, wobei sich je nach Sektor, Branche und spezifischen Anforderungen große Trends abzeichnen.
Laut der neuesten von GEP veröffentlichten Studie „CPO Study 2022“ nennen Einkaufsentscheider zwei wichtige technologische Lösungen, die ihnen den größten Mehrwert bieten: Cloud-Plattformen und Procure-to-Pay-Lösungen. Es folgen Remote-Working-Lösungen, Source-to-Contract-Lösungen, Supply-Chain-Collaboration-Lösungen und Self-Service-Portale für Lieferanten.
Cloud-Plattformen
Definitionsgemäß ermöglichen diese Technologien die Speicherung, Verwaltung und Verarbeitung von Daten mit Hilfe von IT-Diensten, die im Internet und nicht auf einem lokalen Server oder Computer gehostet werden. Cloud-Plattformen werden bei Beschaffungsteams immer beliebter, da sie einen echten Hebel zur Effizienzsteigerung darstellen.
Sie tragen zur Automatisierung von Prozessen und zur Verbesserung der geschäftlichen Agilität bei, indem sie mobiles Arbeiten in Echtzeit über das Internet ermöglichen. Darüber hinaus ermöglichen sie Einsparungen bei der Buchhaltung, da keine Investitionen in die Infrastruktur erforderlich sind und das Abonnementprinzip eine gewisse Vorhersehbarkeit gewährleistet. Schließlich entwickeln sich diese Lösungen im Rhythmus des Unternehmens weiter und passen sich flexibel an Veränderungen des Volumens und/oder des Umfangs der Aktivitäten an.
Procure-to-Pay-Lösungen
Diese Tools zielen darauf ab, den gesamten Procure-to-Pay-Prozess von der Produktsuche bis zur Bezahlung der Rechnung zu digitalisieren. Da diese Prozesse besonders zeitaufwändig sind, sich wiederholen und keinen wirklichen Mehrwert bieten, eignen sie sich besonders für den Start eines Digitalisierungsprojekts.
Heute beginnen viele Einkaufsabteilungen ihre digitale Transformation mit E-Procurement-Lösungen (welche die Verwaltung des elektronischen Katalogs sowie die Bestellung und Auftragsbestätigung umfassen). Solche Lösungen ermöglichen es, die Transaktionskosten zu senken, die Produktivität zu steigern, einen klaren Überblick über die Ausgaben zu erhalten, aber auch den ökologischen Fußabdruck des Unternehmens zu begrenzen.
Blockchain
Diese neue Technologie ermöglicht es, Informationen auf transparente und sichere Weise zu speichern und zu übermitteln. Dabei handelt es sich um eine große, für jedermann zugängliche Datenbank, in der alle Transaktionen fälschungssicher erfasst werden. In Verbindung mit Smart Contracts, die die Vertragserfüllung erleichtern, bietet sie zusätzliche Sicherheit und senkt die Betriebskosten. Beispielsweise können Zahlungen automatisch freigegeben werden, sobald der Lieferant seine vertraglichen Verpflichtungen erfüllt hat.
Letztlich dienen diese Technologien dem gleichen Ziel: manuelle Tätigkeiten zu reduzieren, die Prozesseffizienz zu steigern und leistungsfähige Datenbanken aufzubauen. Das sind beliebte Hebel für Einkäufer, die immer noch fast drei Viertel ihrer Zeit mit rein operativen Aufgaben verbringen. (Quelle: Deloitte, Agility: The antidote to complexity, 2021) Dabei fallen große Datenmengen an, die es zu nutzen gilt.
Informationstechnologie als strategischer Impulsgeber
Die Beherrschung der Informationstechnologien erweist sich heute als unerlässlich für die Entwicklung von Einkaufsstrategien, die an die Prioritäten jedes Unternehmens angepasst sind.
So ermöglicht der Einsatz der oben vorgestellten Technologien beispielsweise die Optimierung oder gar Automatisierung von Beschaffungsprozessen bei gleichzeitiger Ausgabenkontrolle. Diese Hebel sind vor allem im Rahmen einfacher Einkaufsoptimierungsstrategien von Bedeutung. Dabei handelt es sich um Einkäufe, die nach der Kraljic-Matrix ein geringes finanzielles Engagement und Gesamtrisiko für das Unternehmen darstellen.
Um diese Kategorie zu optimieren, setzen die Einkaufsabteilungen in der Regel auf Prozesseffizienz, Produktstandardisierung und Autonomie der Entscheidungsträger. Ermöglicht wird dies unter anderem durch elektronische Kataloge und Genehmigungsprozesse im Rahmen von E-Procurement-Lösungen oder auch durch den Zugriff der Nutzer auf die Cloud.
Neben diesen Technologien, die im Einkauf bestens bekannt sind, können auch Tools der neuen Generation integriert werden, die eine höhere Flexibilität und Intelligenz bei der Steuerung von Projekten gewährleisten. Beispielsweise trägt SRM-Software (Supplier Relationship Management) dazu bei, Lieferantenbeziehungen zu verbessern, Risiken zu kontrollieren und Innovationen zu nutzen. Ebenso hilft ein Modul zur Leistungsbewertung der Einkaufsabteilung, ihre Ergebnisse aufzuzeigen, ihre Strategie gegebenenfalls anzupassen und ihre strategische Position zu festigen.
Im Zeitalter der technologischen Revolution sind die Möglichkeiten nahezu unbegrenzt! Ob in Form von Modulen, die in die Einkaufslösung integriert werden können, oder in Form von maßgeschneiderten Lösungen, wie z.B. Machine Learning, Predictive Analytics und ganz allgemein künstliche Intelligenz, diese Technologien ebnen den Weg für eine intelligente Beschaffung. Durch die Wahl geeigneter Lösungen können Einkaufsabteilungen den Herausforderungen von morgen begegnen, die Entwicklung innovativer Projekte fördern und zur Wettbewerbsfähigkeit und damit zum Wachstum ihres Unternehmens beitragen.
