Nach der Industrialisierung durch Mechanik, Elektrizität und Elektronik befinden wir uns nun an der Schwelle zur vierten industriellen Revolution. Neue Technologien (Big Data, Künstliche Intelligenz, Blockchain, Internet der Dinge usw.) stehen im Mittelpunkt dieser unaufhaltsamen digitalen Transformation, die alle Berufe, darunter auch den des Einkäufers, von Grund auf verändert. Schon jetzt zeichnet sich für den Einkäufer eine Zukunft ab, in der bestimmte Aufgaben mit geringer Wertschöpfung von den neuen Technologien übernommen werden, sodass er sich auf die Wertschöpfung konzentrieren kann. Dies ebnet den Weg für eine neue Art der Beschaffung und damit verbundene neue Fähigkeiten.
Was ist die Digitalisierung des Beschaffungsprozesses?
Bei der Digitalisierung des Beschaffungsprozesses geht es darum, die Einkaufsfunktion durch digitale Technologien zu unterstützen. Dies beginnt mit der Automatisierung und Digitalisierung von Prozessen mit geringer Wertschöpfung, wie z.B. Procure-to-Pay mit digitalen Lösungen vom Typ E-Procurement, und reicht bis zur Nutzung neuer Technologien, um komplexere Aufgaben wie die Analyse großer Datenmengen durchzuführen. Dadurch soll nicht nur die Arbeitsbelastung der Einkäufer erheblich verringert werden, sie sollen auch relevante Informationen erhalten, um fundierte Entscheidungen treffen zu können.
Noch heute besteht der Arbeitstag von Einkaufsteams zu gleichen Teilen aus operativen und strategischen Aufgaben. Dabei könnten einige dieser operativen Aufgaben kosteneffizienter auf neue Technologien übertragen werden.
Wenn man den gesamten Einkaufszyklus von der Entwicklung der Einkaufsstrategie bis zur Bezahlung und Ausgabenanalyse abbildet, zeigt sich, dass laut einer Studie von McKinsey & Company fast 40% der Aufgaben automatisiert werden können. Dieses Automatisierungspotenzial gilt umso mehr für den Procure-to-Pay-Prozess (P2P), wobei die Zahlung und die elektronische Rechnung ganz oben auf der Liste stehen.
Da die operativen Aufgaben der Einkaufsteams am zeitaufwendigsten, aber auch am wenigsten wertschöpfend sind, ist die Digitalisierung des Beschaffungsprozesses ein gewaltiger Hebel, um die Effizienz zu steigern.
Werkzeuge für die Digitalisierung des Beschaffungsprozesses
Neue Technologien entwickeln sich ständig weiter und erweitern ihren Anwendungsbereich. Mit Blick auf die Beschaffungsfunktion gibt es fünf Hauptlösungen, die bei der digitalen Transformation eine große Rolle spielen werden.
1. RPA (Robotic Process Automation)
Die Automatisierung von Roboterprozessen ermöglicht es, eine Reihe von vorprogrammierten Aktionen nach festgelegten Regeln automatisiert auszuführen. Durch diese Lösung können sich wiederholende Aufgaben mit geringer Wertschöpfung automatisiert werden, die bisher von Einkaufsteams durchgeführt wurden, wie z.B. die Bearbeitung von Lieferantenrechnungen und die Validierung von Bestellanforderungen.
2. Künstliche Intelligenz (KI)
Künstliche Intelligenz umfasst eine ganze Reihe von Technologien (Machine Learning, Deep Learning usw.), die eigenständig „intelligent“ arbeiten. Sie können Aufgaben ausführen, die zur Verarbeitung von Informationen ähnliche kognitive Fähigkeiten erfordern, wie sie Menschen besitzen. Dazu gehören zum Beispiel Denken, Planen oder auch Lernen. In dieser Hinsicht bietet die Künstliche Intelligenz zahlreiche Anwendungsfälle, um den Einkauf zu strukturieren, die Rechnungsbearbeitung zu automatisieren, Lieferanten vorzuqualifizieren usw.
3. Die Blockchain
Die Blockchain speichert und überträgt Informationen auf sichere und für alle Beteiligten transparente Weise, ohne eine zentrale Kontrollinstanz. Diese Technologie ist in den Unternehmen noch nicht weit verbreitet, auch wenn sich immer mehr Unternehmen dafür interessieren. Die Blockchain, die oft mit einem virtuellen Kontenbuch verglichen wird, kann dazu beitragen, Lieferantenverträge zu zertifizieren, die Beschaffung zu sichern oder auch die Transparenz von Ausschreibungen zu gewährleisten.
4. Das Internet der Dinge (IoT)
Vernetzte Objekte (aber auch Geräte oder Dienste) sammeln und übertragen Daten über das Gerät selbst, über den Nutzer oder auch über seine Umgebung. Diese Lösungen, die auf Konnektivität basieren, können sich als nützlich erweisen, z.B. bei der Lagerverwaltung oder der Beschaffungsverfolgung.
5. Analyse der Daten
Indem sie Rohdaten über verschiedene Techniken analysieren, können Einkaufsabteilungen neue relevante Informationen gewinnen. Mehrere Arten der Datenanalyse stehen zur Verfügung: die deskriptive, diagnostische, prädiktive oder auch präskriptive Analyse. Dadurch können die Einkäufer Schlussfolgerungen ziehen, Probleme lösen oder auch zukünftige Trends erkennen. All dies sind Elemente, die es ihnen ermöglichen, bessere Entscheidungen für ihre Organisation zu treffen.
Obwohl ihre Einführung schrittweise erfolgt und von den Bedürfnissen jedes Unternehmens abhängt, wird die Gesamtheit dieser Technologien letztendlich die Einkaufsprozesse automatisieren, die betriebliche Effizienz verbessern und vor allem den Einkaufsabteilungen viel Zeit ersparen.
Der Wandel des Berufsbildes des Einkäufers
Die Digitalisierung des Einkaufs verändert den Alltag von Einkäufern grundlegend. Befreit von zeitraubenden Aufgaben und unterstützt durch neue Technologien können sich die Einkäufer auf die Wertschöpfung konzentrieren und dabei ihre menschlichen Fähigkeiten einsetzen.
Neue Herausforderungen im Einkauf
Vor diesem Hintergrund müssen die Einkaufsabteilungen zwei große Herausforderungen bewältigen: Sie müssen aktiver an der Unternehmensstrategie mitwirken, aber auch die Beziehungen zu den Interessengruppen, d.h. den internen Kunden und den Lieferanten, stärken. Dazu gehört z.B. die Beteiligung an Strategien zur digitalen Transformation oder zur gesellschaftlichen Verantwortung der Unternehmen (Corporate Social Responsibility, CSR).
Die Einkäufer müssen auch die Kundenzufriedenheit verbessern und die Zusammenarbeit mit ihren Partnern fördern, um zu lernen, wie man besser zusammenarbeitet, Innovationen anregt und Lösungen gemeinsam erarbeitet. „Morgen oder übermorgen werden taktische und operative Handlungen ganz oder teilweise digital ablaufen. Der Einkäufer wird sich auf die Entwicklung von Lieferanten-Ökosystemen konzentrieren, die nachhaltige Beschaffung, Open Innovation, Wertanalyse, Design Thinking usw. integrieren“, wie Raphaël Belliere-Lottier, Doktor der Wirtschafts- und Managementwissenschaften und stellvertretender Generaldirektor für Einkauf, Innovation und Digitales bei MeoGroup, betont. Dieser Paradigmenwechsel dürfte eine wichtige Rolle beim Aufbau dauerhafter Lieferantenbeziehungen spielen.
Neue Fähigkeiten im Einkauf
Die neuen Technologien werden den Beruf des Einkäufers sowohl aufwerten als auch neugestalten. Daher muss die Einkaufsfunktion neue Kompetenzen entwickeln, um sich die Digitalisierung des Einkaufs zu eigen zu machen. Die Einkäufer müssen vor allem die digitalen Werkzeuge beherrschen. Sie sollten echte Technikfreaks werden, um die neuen Werkzeuge bestmöglich zu erfassen, und in diesem Bereich ständig dazulernen.
Außerdem ist ihr kritisches Denken gefragt. Maschinen sind ohne Frage ein wichtiger Schlüssel zum Erfolg. Sie können Operationen viel schneller als Menschen fehlerfrei durchführen und arbeiten 24 Stunden am Tag, 7 Tage die Woche und 365 Tage im Jahr. Allerdings fehlt es ihnen nach wie vor an kritischem Denken, Sensibilität und Kreativität, um Konzepte zu erfinden. Wenn Einkäufer die Leistungsfähigkeit von Maschinen mit ihrem eigenen kritischen Denken kombinieren, werden sie in der Lage sein, diese Daten zu analysieren, zu verarbeiten und zu nutzen, um besser mit den Interessengruppen zusammenzuarbeiten und sie beeinflussen zu können.
Auch wenn technische Fähigkeiten für Entscheidungsträger im Einkauf bei Investitionen nach wie vor an erster Stelle stehen, sind soziale Kompetenzen in diesem Beruf nicht weniger wichtig. Es ist sicher zutreffend, dass in unserem sich ständig verändernden Umfeld Fachwissen, ganz im Gegensatz zu persönlichen Qualitäten, veralten kann. Die Einkaufsfunktion wird also auf ihre emotionale und Beziehungsintelligenz setzen müssen, um bestimmte wichtige Soft Skills wie Beziehungsfähigkeit, Einfluss, Kreativität, Zusammenarbeit und Anpassungsfähigkeit zu stärken.
Die Digitalisierung des Beschaffungsprozesses ist also ein wichtiger Erfolgsfaktor für alle Bereiche: Sourcing, Vertragsmanagement, Lieferantenmanagement, Lieferantenrisikomanagement, strategische Steuerung des Einkaufs usw. Auf diese Weise können sich die Einkaufsteams als echte wertschöpfende Geschäftspartner für das Unternehmen erweisen.
