Die Einkaufsfunktion spielt eine Schlüsselrolle für die Wettbewerbsfähigkeit und den Geschäftswert innerhalb von Unternehmen. Und das aus gutem Grund: Der Einkauf macht fast 30% des Umsatzes von Dienstleistungsunternehmen und mindestens 50% des Umsatzes von Industrieunternehmen aus. Seit jeher ist es die Aufgabe von Einkäufern, Kosten zu senken und zu optimieren. Im aktuellen inflationären Umfeld ist dies sogar zu einer absoluten Priorität geworden.
Kostenoptimierung: Die Priorität des Einkaufs
Laut der jüngsten PwC-Studie haben Kostenreduzierung, -optimierung und -kontrolle bei Einkaufsabteilungen heute oberste Priorität. Dies ist auf die multiplen Krisen zurückzuführen, in denen sich die Unternehmen befinden: angefangen bei der Corona-Pandemie und gefolgt von den Kriegen zwischen der Ukraine und Russland und im Nahen Osten sowie verschiedenen geopolitischen Spannungen.
Dieses Phänomen betrifft ausnahmslos alle Wirtschaftszweige. Dieser Auffassung sind übrigens fast alle Einkaufsverantwortliche, wie Corinne Loreaux, Einkaufsleiterin der Société du Grand Paris, betont: „In dieser Zeit der hohen Inflation übernimmt die Einkaufsabteilung im Unternehmen wieder ihre Rolle als Dirigent bei den verschiedenen Möglichkeiten der Kostenoptimierung.“
Vor diesem Hintergrund müssen die Einkaufsabteilungen eine wirksame Strategie zur Kostensenkung und -optimierung entwickeln, welche die Rentabilität maximiert, ohne die Gesamtleistung zu beeinträchtigen. „Eine der zentralen Fragen im Jahr 2024 wird sein, wie man seine Kosten angesichts des zunehmenden Margendrucks bei entweder stagnierenden oder sinkenden Umsätzen besser kontrollieren kann. Die Kosten und damit auch der Einkauf müssen sich zumindest im Rahmen der Verkäufe bewegen, um ein akzeptables Rentabilitätsniveau zu erhalten“, ergänzt Philippe Dulou, Partner von EY Consulting für Einkauf und Supply Chain.
Es ist daher die Aufgabe der Einkaufsfunktion, schnelle und nachhaltige Hebel zu betätigen, um die Ausgaben zu senken, ohne die Qualität zu beeinträchtigen. Um dies zu erreichen, können sich die Einkäufer bemühen, die direkten Kosten zu senken, d.h. den Einkaufspreis für Waren und/oder Dienstleistungen, aber auch die indirekten Kosten zu optimieren, die mit dem Betrieb des Unternehmens zusammenhängen.
Welche Hebel hat der Einkauf, um die Kosten zu optimieren?
Es gibt zwar zahlreiche Hebel zur Kostenoptimierung, aber es obliegt der Verantwortung jeder Einkaufsabteilung, die Maßnahmen zu ergreifen, die für die eigenen Unternehmensverhältnisse am besten geeignet sind. Dies ist eine gute Gelegenheit, eine Übersicht über die Ausgaben seines Unternehmens zu erstellen, um Einsparpotenziale zu erkennen.
Vertragsverhandlungen
Das ist oft die erste Maßnahme, welche die Einkaufsabteilungen ergreifen können, um die Kosten zu optimieren. Damit Vertragsverhandlungen erfolgreich verlaufen, müssen sich die Einkäufer gut darauf vorbereiten. Sie müssen ihre Ziele und die Argumente, mit denen sie diese Forderungen untermauern, genau definieren. Um Preise und Vertragsbedingungen auszuhandeln, müssen Sie sich z.B. zur Abnahme größerer Warenmengen verpflichten, gute Zahlungsbedingungen garantieren oder sich den Wettbewerb zunutze machen. Laut einer tschechischen Studie trägt jeder neue Wettbewerber im Rahmen eines Sourcings dazu bei, die Beschaffungskosten um durchschnittlich 3,4% zu senken.
Definition der Bedürfnisse
Die Einkaufsfunktion kann auch proaktiv handeln, um die Kosten zu optimieren. Das bedeutet, dass sie bei der Überprüfung der funktionalen Bedürfnisse, der Anpassung der technischen Spezifikationen und der Erstellung des Lastenhefts Hand in Hand mit den Fachteams arbeiten muss. Ziel ist es, die Bedürfnisse der internen Kunden möglichst genau zu erfüllen und dabei das Phänomen einer überhöhten Qualität zu begrenzen. In diesem Zusammenhang zeigt sich, dass mehr als ein Drittel der Unternehmen bei Einkäufen der Kategorie C Premiumprodukte bevorzugt. Diese Produkte sind im Hinblick auf den Verwendungszweck des Produkts jedoch nicht immer am besten geeignet.
Blick auf die TCO
Die Einkaufsabteilungen müssen auch ihr Fachwissen einbringen, indem sie die TCO (Total Cost of Ownership) ins Visier nehmen. Es ist wichtig, über den Preis pro Einheit hinauszuschauen und alle damit verbundenen Kosten zu berücksichtigen, d.h.:
Die Transportkosten;
Die Ressourcen, die zur Nutzung des Produkts benötigt werden;
Den Preis für Ersatzteile und/oder Wartung;
Die Lebensdauer usw.
All diese Komponenten müssen gewichtet werden, um langfristig fundierte Entscheidungen zu treffen. Dieses strategische Instrument ermöglicht es, die direkten und indirekten Kosten zu optimieren und so Mehrwert zu schaffen.
Rationalisierung der Lieferanten
Dies ist ein besonders interessanter Hebel bei der C-Artikel-Beschaffung, die einen Großteil der Lieferantengruppe betrifft. Meist handelt es sich um wenig aktive Lieferanten mit einem geringen jährlichen Auftragsvolumen. Wenn diese Lieferanten durch einen Referenzhändler ersetzt werden, dessen Angebot groß genug ist, um die verschiedenen Bedürfnisse zu decken, führt dies zu indirekten Einsparungen. So können die Kosten für das Lieferantenmanagement gesenkt werden, die im Durchschnitt auf 1.000 €/Jahr/Lieferant geschätzt werden, aber de facto auch die Transaktionskosten.
Die Digitalisierung der Prozesse
Zur Kostenoptimierung gehört auch die Digitalisierung der Beschaffungsprozesse. Mithilfe digitaler Lösungen können die Einkaufsabteilungen einen Großteil ihrer Prozesse digitalisieren und automatisieren, vom Sourcing bis hin zur Bezahlung der Rechnungen. Dadurch können Unternehmen nicht nur ihre Effizienz steigern, sondern auch indirekte Einsparungen erzielen. Besonders eindrücklich lässt sich dies am Beispiel der E-Procurement-Tools belegen: Die Kosten für eine herkömmliche Transaktion werden auf 95 € geschätzt, während eine vollständig papierlose Transaktion mit 19 € veranschlagt wird. Das entspricht 80% Einsparungen bei jeder Transaktion. Das gilt auch für E-Sourcing-Tools in Verbindung mit KI-Technologien, die im Durchschnitt eine Senkung der Beschaffungskosten um bis zu 10% ermöglichen.
Letztlich muss jede Strategie zur Kostensenkung und -optimierung langfristig angelegt sein. Mithilfe von KPIs wird die Einkaufsabteilung die erzielten Einsparungen nachverfolgen und den Maßnahmenplan entsprechend den Ergebnissen anpassen. Zumal es sich um einen kontinuierlichen Prozess handelt, der sich den Marktentwicklungen und den strategischen Prioritäten des Unternehmens anpassen muss.
Wie Sie sehen, trägt dieser Ansatz nicht nur dazu bei, die Ausgaben zu senken, sondern auch die Effizienz und Agilität des Unternehmens auf immer anspruchsvolleren Märkten zu steigern. Dies darf jedoch nicht auf Kosten der Qualität, der Sicherheit und der Lieferantenbeziehungen gehen. So kann jedes Unternehmen mithilfe eines soliden Kostenmanagements profitabel wachsen.
