Seit einigen Monaten rückt die Künstliche Intelligenz (KI) mit der Entwicklung der generativen KI (GPT-4, ChatGPT, Einstein GPT, DALL-E usw.) immer mehr ins Rampenlicht. Künstliche Intelligenz ist ein enormer Performance-Hebel und bereits Realität in zahlreichen Branchen und Berufen (Gesundheit, Versicherung, Finanzwesen, Handel usw.). Diese neue Technologie verspricht jedoch noch ein enormes Entwicklungspotenzial. Laut einem von Accenture veröffentlichten Bericht könnte KI die Rentabilität von Unternehmen bis 2035 um ca. 38% steigern. Im Beschaffungswesen zeichnen sich bereits erste Anwendungsfälle ab und die Einsatzmöglichkeiten werden konkreter. Von der Datenverarbeitung bis zur Prozessverbesserung: Erfahren Sie, wozu Künstliche Intelligenz fähig ist.
Wie funktioniert Künstliche Intelligenz im Unternehmen?
Hinter Künstlicher Intelligenz verbirgt sich eine Reihe von Technologien, die „intelligent“ und selbstständig arbeiten (Machine Learning, Deep Learning usw.). Konkret bedeutet das, dass diese Tools Aufgaben erledigen können, die ähnliche kognitive Fähigkeiten zur Verarbeitung von Informationen erfordern wie die des Menschen. Diese Maschinen können daher bestimmte Verhaltensweisen wie Wahrnehmung, Denken, Planen, Lernen usw. reproduzieren.
KI sammelt also in Verbindung mit Big Data riesige Datenmengen, um sie zu untersuchen und daraus Modelle und Korrelationen abzuleiten. Innerhalb der Einkaufsfunktion kann es sich dabei um die Gesamtheit der Daten aus verschiedenen Quellen handeln: Einkaufsplattform, Online-Kataloge, Software zum Lieferantenmanagement (Supplier Relationship Management), ERP-Systeme (Enterprise Ressource Planning) usw.
Die KI besteht aus einer Reihe von Algorithmen und ist in der Lage, diese Daten zu verarbeiten und auszuwerten, sie zu konsolidieren, automatisch zu duplizieren und in Echtzeit zu indizieren. Die auf dieser Technologie basierenden Tools ermöglichen es den Käufern somit, diese Informationen kontinuierlich und in jeder Phase des Kaufprozesses zu verfolgen und zu nutzen. Dies betrifft sowohl die Identifizierung von Lieferanten als auch die Erstellung von Verträgen, die Erfassung und Planung von Bestellungen, die Überwachung des Wareneingangs und der Rechnungsstellung usw.
Die Auswirkungen der Künstlichen Intelligenz auf Unternehmen und insbesondere auf die Einkaufsfunktion dürften demzufolge von entscheidender Bedeutung sein. Eine aktuelle US-Studie, die gemeinsam von Forschern von OpenAI, Open Research und der University of Pennsylvania durchgeführt wurde, betont, dass etwa 80% der Arbeitnehmer bei mindestens 10% ihrer Aufgaben vom Vormarsch generativer KI-Systeme betroffen sein dürften. Bei 19% der Beschäftigten wären sogar 50% der Aufgaben betroffen. Angesichts dieser sich stark entwickelnden Technologie ist Bill Gates, Mitbegründer von Microsoft, davon überzeugt, „dass es sich dabei um den größten technologischen Fortschritt seit der Entwicklung der grafischen Benutzeroberfläche handelt“.
KI will Beschaffungsprozesse optimieren
Durch die Verarbeitung und Analyse von Daten generieren Unternehmen Mehrwert während des gesamten Beschaffungsprozesses. Heute befinden sich diese Technologien bereits in der Phase der Aneignung und es ergeben sich erste Anwendungsfälle.
Die Beschaffungskategorien
Künstliche Intelligenz kann die Beschaffung strukturieren, indem sie einem definierten Prozess folgt, der einer bestimmten Nomenklatur und Typologie entspricht. Wenn beispielsweise ein interner Kunde einen Bedarf anmeldet, kann das Tool feststellen, ob dieser Bedarf durch einen Katalog oder einen Lieferantenvertrag abgedeckt ist, ob ein Angebot von einem bereits in der Datenbank enthaltenen Lieferanten eingeholt oder ein Lieferanten-Sourcing durchgeführt werden sollte.
Die Rechnungslegung
Innerhalb der Beschaffungsabteilung konzentriert sich der erste Anwendungsbereich von KI oft auf den Procure-to-Pay-Prozess und insbesondere auf die Rechnungslegung. Dies mag daran liegen, dass es sich um sehr zeitaufwändige Prozesse handelt, die keinen Mehrwert bieten. Heute sind beispielsweise einige Rechnungsmanagementmodule in der Lage, die Verarbeitung von nahezu der Hälfte der Rechnungen zu automatisieren. Das Tool extrahiert die relevanten Informationen, gleicht sie mit der Bestellung ab und löst die Zahlung aus - ganz ohne menschliches Zutun.
Das Sourcing von Lieferanten
Im Vorfeld von Ausschreibungen kann die KI den Markt erkunden und Anbieter vorqualifizieren. Einige Lösungen sind dazu bereits in der Lage und können sogar kleinste, hochspezialisierte Unternehmen ermitteln, die den Bedarf perfekt erfüllen. Ein weiteres Beispiel: Ein Bot kann auch die Antworten von Lieferanten im Rahmen einer Informationsanfrage (Request For Information, RFI) analysieren und Empfehlungen vorschlagen.
Die Verträge
KI kann auch die Vertragscompliance gewährleisten. Dies wurde übrigens von einer Bankengruppe getestet, die ihre Vertragsreferenzdatenbank anlässlich der DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung) analysieren musste. Das Unternehmen setzte KI ein, um alle Verträge zu ermitteln, die personenbezogene Daten enthielten, und sicherzustellen, dass die erforderlichen Klauseln enthalten waren. Das Einkaufsteam schätzt, dass sich die Bearbeitungszeit um den Faktor 6 verringert hat!
Die Lieferantenbeziehung
KI kann auch viele Facetten der Lieferantenbeziehung übernehmen, insbesondere das Risiko- und Zwischenfallmanagement. Beispielsweise kann die Technologie durch einfachen Abgleich der vertraglichen Informationen Versäumnisse oder Nichteinhaltungen von Verpflichtungen melden. Wenn also ein Lieferant die vereinbarten Liefertermine nicht einhält, kann die KI den betreffenden Einkäufer warnen und ihm Alternativen vorschlagen, um eine Beeinträchtigung der Produktion zu vermeiden.
Die Steuerung der Leistung
Künstliche Intelligenz kann schließlich den Einkäufer bei der Steuerung der Einkaufsleistung unterstützen. Denn sie hilft ihm, den Überblick über seine Ausgaben zu behalten, zukünftige Kosten zu antizipieren etc. So kann er proaktiv anstatt reaktiv handeln.
Die KI beschleunigt auch die Entscheidungsfindung, indem sie aussagekräftige Analysen auf der Grundlage von Echtzeitdaten liefert. So ist der Käufer in der Lage, schneller fundierte Entscheidungen zu treffen. Außerdem kann er Risiken antizipieren und die notwendigen Maßnahmen ergreifen, um die Geschäftstätigkeit des Unternehmens aufrechtzuerhalten.
Die KI verspricht zahlreiche Vorteile für die Beschaffungsabteilungen: mehr Informationen, mehr Produktivität, mehr Einsparungen, mehr Sicherheit ... Dank der digitalen Transformation und der Nutzung neuer Technologien (darunter KI) können sich Einkäufer langfristig auf Aufgaben mit höherem Mehrwert konzentrieren, wie z.B. die Entwicklung der Lieferantenbeziehungen oder der Beitrag zur CSR (Corporate Social Responsibility). Künstliche Intelligenz ist Antriebskraft für Wettbewerbsfähigkeit, Innovation und Wertschöpfung, stellt die Unternehmen jedoch vor große Herausforderungen.
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