Lieferanten spielen auf lange Sicht eine Schlüsselrolle für die Leistung und den Erfolg jedes Unternehmens. Angesichts der zunehmenden Komplexität der globalen Lieferketten scheint ein effektives Management der Lieferantenbeziehung unverzichtbar. Diese Aufgabe fällt der Einkaufsabteilung zu und setzt die Einführung eines SRM-Programms (Supplier Relationship Management; deutsch: Lieferantenbeziehungsmanagement) voraus, wobei die Lieferantensegmentierung den Ausgangspunkt bildet.
Lieferantensegmentierung als Einleitung des Prozesses
Zu Beginn jedes SRM-Programms steht die Lieferantensegmentierung. Dabei wird das Lieferantenportfolio nach dem Grad der Kritikalität und der finanziellen Bedeutung für das Unternehmen in Kategorien (oder Segmente) eingeteilt und dann jeder Kategorie eine Strategie zugeordnet.
Eine im Einkauf besonders verbreitete Methode zur Lieferantenklassifizierung ist nach wie vor die Kraljic-Matrix. Ein Unternehmen kann seine Lieferanten in verschiedene Segmente einteilen: strategisch wichtige, bevorzugte, in der Entwicklung befindliche, bedingte, auf Probe, lokale, ruhende, potenzielle Lieferanten usw. Auf diese Weise stellt jedes Unternehmen sein eigenes Lieferantenpanel zusammen.
Was ist ein Lieferantenpanel?
Damit ist die Gesamtheit der Lieferanten gemeint, die von einem Unternehmen ausgewählt, gelistet und nach Einkaufsfamilien oder -kategorien geordnet wurden. Nach dem Pareto-Prinzip machen die Einkäufe der Kategorie A, B und C - 5, 10 bzw. 75% des Lieferantenpanels der Unternehmen aus.
Der Nutzen eines solchen Beschaffungsmappings zeigt sich in dem Ansatz, den das Unternehmen in einem zweiten Schritt, im Rahmen des SRM-Programms, verfolgt. Für jede Kategorie von Lieferanten muss dann eine definierte Strategie mit eigenen Zielen und Prozessen entwickelt werden.
Das SRM-Programm in drei Schritten
Nach der Phase der Lieferantensegmentierung konzentrieren sich die Einkaufsabteilungen darauf, ein SRM-Programm einzuführen. Ziel ist es, die Beziehungen zu den Lieferanten langfristig zum allseitigen Vorteil zu verwalten und zu entwickeln. Jede Partei möchte ihre Geschäftsziele erreichen, die mit ihrer Gesamtstrategie übereinstimmen. Dazu stützt sich jedes SRM-Programm auf drei wesentliche Elemente.
1. Ein Verwaltungsrahmen
Um den Rahmen für die Lieferantenbeziehungen zu strukturieren, sollte für jeden Lieferanten ein Verantwortlicher für das tägliche Beziehungsmanagement benannt werden, ebenso wie für die verschiedenen beteiligten Parteien im Unternehmen (interne Nutzer, Management usw.).
2. Wichtige Leistungsindikatoren
In einem zweiten Schritt ist es wichtig, Parameter zu definieren, um den Erfolg jeder Lieferantenbeziehung zu messen. Die Leistungsindikatoren unterscheiden sich je nach Lieferantenkategorie. Dazu gehören z.B. Lieferzeiten, Einsparungen, Compliance-Rate usw.
3. Eine klar definierte Strategie
Schließlich geht es darum, eine Einkaufsstrategie festzulegen, die auf die einzelnen Lieferantenkategorien zugeschnitten ist. Mit anderen Worten: Die Unternehmen sind dann in der Lage, den Mehrwert ihrer strategischen Lieferanten zu maximieren, die mit kritischen Lieferanten verbundenen Risiken zu minimieren und die Kosten der lediglich für Transaktionszwecke benötigten Lieferanten zu begrenzen.
Nachstehend finden Sie einige ausführliche Beispiele:
Strategische Lieferanten werden die Einkäufer an sich binden wollen, indem sie z.B. die Innovation beschleunigen oder die Verfügbarkeit von Produkten und Dienstleistungen verbessern.
Bei bedingten Lieferanten werden sie den Schwerpunkt eher auf die Sicherung der Bestände legen.
Bei lokalen und/oder ruhenden Lieferanten wird es vielmehr darum gehen, sie durch Referenzhändler zu ersetzen.
Das SRM-Programm: ein wichtiges Optimierungsinstrument
Die Segmentierung von Lieferanten und die anschließende Einführung eines SRM-Programms bietet zwei Hauptvorteile, die zudem in einer Wechselbeziehung stehen.
1. Verbesserung der Leistung
Diese gemeinsame Strategie, verbunden mit einer wirklichen beiderseitigen Verpflichtung ist ein wichtiger Erfolgsfaktor für Lieferanten und Einkäufer. Die Einkaufsabteilungen können die Effizienz ihrer Prozesse verbessern, Lagerbestände und Lieferzeiten reduzieren, die Zufriedenheit interner Kunden erhöhen, ihre Reaktionsfähigkeit steigern, die Qualität der Endprodukte verbessern, den Zugang zu Innovationen sowie neuen Produkten und Märkten erleichtern usw.
2. Verringerung der Risiken
Gleichzeitig reduziert ein solcher Ansatz auch die Risiken, die mit den Lieferanten verbunden sind, z.B. in Bezug auf die Produktqualität, Materialverfügbarkeit, Preisschwankungen, Kontinuität der Supply Chain oder Unternehmensreputation.
Ein SRM-Programm wird in den meisten Fällen durch eine SRM-Software ergänzt. Damit werden die Daten automatisch gesammelt und analysiert, sodass der Workflow des Beschaffungsprozesses (Sourcing, Ausschreibung, Vertragsabschluss, Überwachung und Bewertung der Leistungen) vereinfacht wird. Ein solches Instrument fördert auch eine transparentere Kommunikation in Echtzeit mit den Handelspartnern, was zu einer besseren Koordination der Aktivitäten führt.
Die Bedeutung der Daten in einem solchen Ansatz
Im Rahmen eines SRM-Programms ist die Verwaltung und Analyse von Lieferantendaten von zentraler Bedeutung. Um alle Vorteile nutzen zu können, muss man zunächst in der Lage sein, eine ganze Reihe von Rohdaten (administrative, rechtliche, finanzielle, vertragliche, aber auch produktbezogene, leistungsbezogene und qualitätsbezogene Informationen usw.) zu zentralisieren und zuverlässig zu erfassen. Genau das leistet eine SRM-Software. Eine solche Lösung beschleunigt und erweitert die Sammlung von Daten aus verschiedenen Quellen (Bestellsystem, interne Kunden, Lieferanten, öffentliche Datenbanken, Bewertungsplattformen usw.).
Neben der Datenaggregation ermöglicht diese Tool-Suite auch die Erstellung von Dashboards und automatisierten Analyseberichten. Anschließend können sich die Einkaufsabteilungen auf diese Daten stützen und sie für verschiedene Zwecke nutzen:
Interne und externe Kommunikation;
Risikoanalyse;
Vorbereitung der Verhandlungen;
Umsetzung von Aktionsplänen;
usw.
Die Daten erweisen sich dann als ein wirksames Instrument, welches Unternehmen dabei hilft, die Lieferantensegmentierung zu optimieren und ihr SRM-Programm zu bereichern.
Sie sehen also, dass die Lieferantensegmentierung in Verbindung mit einem SRM-Programm es ermöglicht, seine Partnerbeziehungen bewusst zu durchdenken und aufzubauen und sie somit in einen Prozess des beiderseitigen Fortschritts einzubinden. Mit einem solchen Ansatz ist jedes Unternehmen in der Lage, das Management der Lieferantenbeziehungen und damit seine Einkaufsstrategie besser zu steuern und sogar zu optimieren. Wenn Unternehmen erkannt haben, dass es wichtig ist, zu den bevorzugten Kunden ihrer Lieferanten zu gehören, macht es durchaus Sinn, die Beziehungen zu ihnen zu verbessern.
Für weitere Informationen laden Sie gerne unser Whitepaper „Rationalisieren Sie Ihr Lieferanten-Portfolio“ herunter.
