Die letzten Jahre waren von einer Reihe globaler Krisen geprägt: natürlich die Umweltkrise, dann die Gesundheitskrise, die Wirtschaftskrise und die geopolitische Krise. Die damiteinhergehende Schockstarre veranlasste den Einkauf dazu, sich auf das Dringendste zu beschränken, wobei die Fortführung der Geschäftstätigkeit oberste Priorität hatte. Da sich die meisten dieser Krisen in die Länge ziehen, muss sich die Einkaufsfunktion wieder auf ihre Grundprinzipien zurückbesinnen, um die derzeitige Profitabilität der Unternehmen zu sichern und gleichzeitig ihr zukünftiges Wachstumspotenzial aufrechtzuerhalten. Dazu muss sie ihre Strategien im Bereich des Supply Chain Managements überdenken, um ihren Fortbestand langfristig zu sichern.
Supply Chain Management in spannungsreichen Zeiten
Definitionsgemäß bedeutet Supply Chain Management (SCM) die Gesamtheit der Ressourcen, Mittel und Werkzeuge, die eingesetzt werden, um die Lieferkette so optimal wie möglich zu steuern. Die Herausforderung besteht darin, die Abläufe zu optimieren, von der Beschaffung der Rohstoffe über die Verwaltung der Lagerbestände und der Lieferkette bis hin zum Transport der Waren und der Lieferung der fertigen Produkte an den Endkunden innerhalb eines angemessenen Zeitraums. Dies bedeutet, dass alle Produkt-, Informations- und Finanzströme innerhalb der einzelnen Strukturen, aber auch zwischen ihnen, koordiniert und integriert werden müssen.
Die jüngsten Krisenzeiten haben die Anfälligkeit der globalen Versorgungsketten deutlich gemacht. Dadurch ist das Thema Supply Chain Management wieder zu einem Hauptanliegen der Unternehmen geworden. Durch ein solides Lieferkettenmanagement hoffen sie nun, an Agilität und Widerstandsfähigkeit zu gewinnen, um sich einen nicht unerheblichen Wettbewerbsvorteil zu verschaffen.
Supply-Chain-Management-Strategie Nr. 1: Kostendrifts aufspüren
Die Unternehmen stehen unter einem enormen Druck, wobei die Kosten und die Verfügbarkeit von Rohstoffen oft nur sehr schwer zu überblicken sind. Daher ist es umso wichtiger, dass sie ihre Liquidität und die Fähigkeit zur sehr schnellen Mobilisierung von Ressourcen bewahren, um den Bedarf antizipieren zu können.
Vor diesem fragilen und zugleich chancenreichen Hintergrund obliegt es vor allem der Einkaufsfunktion, das Budget zu sichern, indem sie verstärkt auf versteckte (bzw. indirekte) Kosten achtet. Ungeregelte Einkäufe, zu komplexe und/oder veraltete Prozesse oder auch Krisenlogistik mit Eillieferungen: Es gilt zahlreiche und möglicherweise äußerst gefährliche Klippen zu umschiffen. Daher muss die Einkaufsfunktion geschlossen zusammenarbeiten, um die Kontrollen und Vorsichtsmaßnahmen zu verstärken, und dabei gleichzeitig die bestehenden Prozesse optimieren, um die Gesamtanschaffungskosten (TCO) unter Kontrolle zu halten.
Supply-Chain-Management-Strategie Nr. 2: Das Prinzip des fairen Preises beibehalten
Angesichts der angespannten Versorgungslage gibt es zahlreiche Veränderungen, die sich auf die übliche Arbeitsweise der Einkaufsfunktion auswirken, insbesondere im Hinblick auf die Partnerschaften mit Lieferanten oder die Wahl der Produkte. Einige Unternehmen ersetzen ihre etablierten Lieferanten bei bestimmten Einkaufstypen, andere listen neue Produkttypen als Reaktion auf das veränderte Geschäftsmodell des Unternehmens oder passen ihre Organisation an neue Arbeitsweisen an (Telearbeit, Flex Office usw.).
Dennoch kann keine Dringlichkeit, keine Innovation ein Unterlassen der kritischen Überprüfung eines Einkaufspreises, der Zahlungsfristen oder der logistischen Bedingungen rechtfertigen. Die konsequente Anwendung des bewährten Verfahrens der Qualifizierung, indem man das Prinzip des fairen Preises diskutiert, ist begrüßenswert und in angespannten Zeiten tatsächlich eine strategische Notwendigkeit.
Supply-Chain-Management-Strategie Nr. 3: Bestandsaufnahme der Regelungen im Falle höherer Gewalt
Störungen in der Lieferkette und unbeständige Marktbedingungen erfordern maximale Flexibilität auf Seiten der Einkaufsfunktion. Langfristige Lieferverträge können unter Umständen Klauseln enthalten, die Bedingungen für die Anpassung der Mengen in bestimmten Situationen vorsehen. Deshalb besteht die dritte Strategie der Einkaufsfunktion in angespannten Zeiten darin, die Verträge durchzugehen, um zu überprüfen, ob sich hierfür mit Blick auf die ursprüngliche Bestellung und die tatsächlich gelieferten Mengen Gelegenheiten ergeben.
Natürlich darf ein solches Vorgehen nie auf Kosten der Beziehungen zu ihren Partnern gehen. Die Aufrechterhaltung der Beziehungen zu den strategisch wichtigsten Lieferanten ist ohne jeden Zweifel eine Möglichkeit zur Krisenbewältigung. Dies hindert die Einkaufsfunktion jedoch keineswegs daran, die frei verhandelten Klauseln konsequent anzuwenden, wenn sie sich als günstig für ihr Unternehmen erweisen.
Supply-Chain-Management-Strategie Nr. 4: Stärkung der Cybersicherheit
Der Homeoffice-Boom, die Zunahme der Online-Aktivitäten und die notwendigen Umstrukturierungen aufgrund der Dringlichkeit bestimmter Situationen haben möglicherweise die Prozesse für die Validierung und Entscheidungsfindung unterminiert. Dies hat über die gesamte Supply Chain hinweg zu einem Anstieg der Cyberkriminalität geführt. In einer aktuellen Studie warnt die Beratungsgesellschaft PwC vor diesem Phänomen: 90% der Beschaffungsabteilungen zeigen sich wegen der Cyberbedrohungen besorgt, und 27% geben an, bereits Opfer eines unbefugten Eindringens geworden zu sein (PwC, Enquête Digital Procurement, 2023).
Aus diesem Grund ist es für Einkaufsabteilungen unerlässlich, alle Teammitglieder für die Herausforderungen der Cybersicherheit und die internen Richtlinien zur IT-Sicherheit zu sensibilisieren. Denn Vertragsdaten und strategische Informationen über das Lieferanten-Ökosystem sind ein Unterscheidungsmerkmal und ein Innovationsfaktor für das Unternehmen. Es handelt sich also um eine große Menge sensibler Daten, die von arglistigen Angreifern ins Visier genommen werden können.
Supply-Chain-Management-Strategie Nr. 5: Aufrechterhaltung der Bemühungen um die digitale Transformation
Die meisten Organisationen nehmen an einem Programm zur digitalen Transformation teil, die als ein wichtiger Erfolgsfaktor für die Einkaufsfunktion gilt. Auch wenn viele neue Prioritäten zu den herkömmlichen Aufgaben der Einkaufsabteilungen hinzukommen, ist es doch wichtig, die Bemühungen um die Digitalisierung der Prozesse und die Aktualisierung der digitalen Hilfsmittel, die den Akteuren zur Verfügung stehen, fortzusetzen.
Denn die Digitalisierung der Einkaufsfunktion ist unbedingt als sinnvoll zu betrachten, und zwar insbesondere dann, wenn es zu Spannungen in der Lieferkette kommt. So ist es zunächst einmal möglich, auf die Herausforderungen der heutigen Zeit zu reagieren, wie z.B. Zeitersparnis bei der Prüfung von Vertragsklauseln oder die Sicherung der Telearbeit. Es ist aber auch eine Möglichkeit, sich auf die Zukunft vorzubereiten, indem Innovationen in die Beschaffungsprozesse integriert werden.
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die rigorose Umsetzung dieser verschiedenen Strategien unerlässlich ist, um die Widerstandsfähigkeit der Unternehmen zu gewährleisten und optimale Bedingungen für den Aufschwung zu schaffen – und das in einer Zeit, in der die Supply Chain nach wie vor unter Spannung steht. Die altbekannten Herausforderungen der Einkaufsfunktion bleiben bestehen, wie z.B. die Kostenkontrolle und die Prüfung der Verträge, aber künftig sollten andere Aspekte Vorrang haben, wobei Digitalisierung, Cybersicherheit und „Win-win“-Beziehungen mit Lieferanten ganz oben auf der Liste stehen. Diese Strategien werden nicht nur helfen, die unmittelbaren Herausforderungen zu bewältigen, sondern die Voraussetzungen für langfristiges Wachstum zu schaffen.
