In einem sich ständig verändernden Umfeld müssen Unternehmen immer effizientere Beschaffungsstrategien umsetzen. Ziel eines solchen Vorgehens: Minimierung der Kosten und Maximierung der Effizienz, um aus ihrer Beschaffung einen echten Leistungshebel zu machen. Die Herausforderung besteht darin, eine Beschaffungsstrategie zu entwickeln, die genau auf das Unternehmen, seine Bedürfnisse und den Markt zugeschnitten ist. Dazu gehört es, in drei Schritten vorzugehen und die besten vorhandenen Strategien miteinander zu kombinieren.
Was ist eine Beschaffungsstrategie?
Die Beschaffungsstrategie bezeichnet ganz allgemein die Art und Weise, wie ein Unternehmen die für seine Geschäftstätigkeit erforderlichen Waren und Dienstleistungen beschafft. Dies umfasst den gesamten Produktlebenszyklus, von der Beschaffung der Rohstoffe bis zur Lagerung der fertigen Produkte und deren Vertrieb. Dazu gehören insbesondere die wichtigen Schritte Bedarfsplanung, Beschaffungsmanagement, Lieferantenmanagement, Bestandsverwaltung und Transport.
Das Hauptziel jedes Unternehmens lautet, sicherzustellen, dass es seine Ressourcen optimal nutzt und gleichzeitig die Kosten minimiert. Es geht darum, die Effizienz über die gesamte Lieferkette hinweg zu steigern, die Qualität der verkauften Produkte und Dienstleistungen sicherzustellen und gleichzeitig proaktiv auf Kundenanfragen zu reagieren.
Deshalb bedarf diese Strategie einer gründlichen Analyse verschiedener Parameter, nämlich der aktuellen Geschäftstätigkeit, der längerfristigen Ziele, aber auch der Interessengruppen (Kunden, Lieferanten und sogar die Konkurrenz).
In drei Schritten zu einer effizienten Beschaffungsstrategie
Die Ausarbeitung einer effizienten Beschaffungsstrategie umfasst drei wichtige Schritte: die Kenntnis der Bedürfnisse, die Analyse der eigenen Marktposition und die Zusammenarbeit mit den Interessengruppen.
1. Die Kenntnis der Bedürfnisse seines Unternehmens
Der erste Schritt besteht darin, die spezifischen Bedürfnisse seines Unternehmens in Sachen Beschaffung zu verstehen. Dies beginnt mit einer gründlichen Analyse der Kundennachfrage, der Schwankungen bei den Bestellungen und der Verkaufsprognosen. Es ist auch zwingend notwendig, sich näher mit den eigenen Erwartungen seines Unternehmens zu beschäftigen. Dies bedeutet, die Spezifikationen und Qualitätsanforderungen an die Produkte oder Dienstleistungen, die man einkaufen möchte, zu bewerten, sich finanzielle Ziele zu setzen und eine klare Vorstellung von den unternehmensinternen Fähigkeiten im Bereich Beschaffungsmanagement zu haben.
Danach kann das Unternehmen mit der Markterkundung beginnen. Dies ist eine gute Gelegenheit, um mögliche Herausforderungen in der Lieferkette zu identifizieren und auf der Grundlage klarer und relevanter Einkaufskriterien auf die Suche nach potenziellen Lieferanten zu gehen.
2. Die eigene Marktposition bewerten
Der zweite Schritt besteht darin, die eigene Marktposition zu bewerten, um fundierte Entscheidungen treffen zu können. Dazu gehört die Durchführung einer SWOT-Analyse (Strengths - Weaknesses - Opportunities - Threats), die ein unverzichtbares strategisches Instrument ist. Dadurch kann das Unternehmen seine Stärken und Schwächen sowie die Chancen und Risiken, denen es auf seinem Markt ausgesetzt ist, ermitteln. Erst auf der Grundlage einer solchen Bestandsaufnahme kann es seine Beschaffungsstrategie objektiv ausrichten.
Die SWOT-Analyse: einige Beispiele
Stärken: dedizierte Ressourcen, operative Fähigkeiten, solide Lieferantenbeziehungen, fortschrittliche Technologien usw.
Schwächen: fehlerhafte Einkaufsprozesse, Abhängigkeit von bestimmten Lieferanten, Probleme bei der Bestandsverwaltung usw.
Chancen: strategische Partnerschaften, Erschließung neuer Märkte, Innovationen, neue Bezugsquellen usw.
Risiken: verstärkter Wettbewerb, regulatorische Entwicklungen, Rohstoffknappheit usw.
3. Mit Interessengruppen zusammenarbeiten
Der dritte Schritt schließlich legt den Fokus auf die Zusammenarbeit mit den verschiedenen Interessengruppen. Zunächst geht es darum, die internen Teams einzubeziehen, welche in der Lieferkette eine entscheidende Rolle spielen, d.h. die Logistikabteilung, den Einkauf, die Finanzabteilung usw. Dies bedeutet, für eine offene und transparente Kommunikation zu sorgen, indem man die Ergebnisse der Analyse teilt und sich dann über die Ziele, Prioritäten und wichtigsten Leistungsindikatoren der Beschaffungsstrategie austauscht.
Dann muss man sich auch mit den Lieferanten austauschen und mit ihnen zusammenarbeiten. Nur wenn die Partner die wichtigsten Informationen über den Bedarf und die Prognosen des Unternehmens kennen, können sie ihre Interessen und Ziele aufeinander abstimmen. Ein solches Vorgehen kann auch zum Aufbau von strategischen Partnerschaften führen. Dies ist ein entscheidender Schritt zur Förderung von Stabilität, Innovation und kontinuierlicher Verbesserung innerhalb der Lieferkette.
Und es kann sogar darüber hinausgehen, wie Will Quinn, Director of Global WMS Strategy für Infor, erläutert: „Der Aufbau von ergänzenden oder zusätzlichen Partnerschaften oder strategischen Allianzen ermöglicht den Zugang zu weiteren Ressourcen, die Nutzung von Supply-Chain-Know-how und die Stärkung der Beschaffungskapazitäten. Durch das Eingehen von Partnerschaften und strategischen Allianzen haben Unternehmen die Möglichkeit, ihre Ressourcen zu bündeln und Risiken und Krisen gemeinsam zu bewältigen.“
Die verschiedenen Beschaffungsstrategien
Jedes Unternehmen hat seine eigene Beschaffungsstrategie, welche seinen Bedürfnissen, seinen Zielen und seiner Vision entspricht. Es gibt also eine Vielzahl von Beschaffungsstrategien, an denen man sich orientieren kann, um seine eigene Strategie zu entwickeln, die ganz auf das jeweilige Unternehmen zugeschnitten ist.
Outsourcing
Beim Beschaffungs-Outsourcing wird ein externer Dienstleister mit der Steuerung der Beschaffungsaktivitäten beauftragt. Dies kann einen Teil oder die gesamte Beschaffung betreffen. Ein solches Vorgehen ermöglicht es den Unternehmen, sich auf ihr Kerngeschäft zu konzentrieren und gleichzeitig externes Know-how für diese Themen zu nutzen, was zu Effizienzsteigerungen und Kosteneinsparungen führt.
Lokale Beschaffung
Dies bedeutet, dass man Lieferanten bevorzugt, die sich geografisch in der Nähe des eigenen Unternehmens befinden. Die lokale Beschaffung trägt dazu bei, die Kosten für den Transport und den dadurch verursachten Ausstoß von Treibhausgasen zu senken. Außerdem sind die Lieferzeiten kürzer, was einen klaren Wettbewerbsvorteil darstellt und die lokale Wirtschaft unterstützt.
Diversifizierung der Lieferanten
Hauptzweck dieses Ansatzes ist es, die Abhängigkeit von einem einzigen Lieferanten zu vermeiden. Die Diversifizierung der Bezugsquellen führt somit zu mehr Flexibilität, verringert das Risiko einer Unterbrechung der Lieferkette und erschließt neue Geschäftsmöglichkeiten.
Just-in-Time-Beschaffung
Dies hat zum Ziel, die Lagerhaltung auf ein Minimum zu reduzieren, indem die Waren erst kurz vor ihrer Verwendung im Produktionsprozess eintreffen. Dadurch werden die Lagerkosten gesenkt, das Risiko von Überbeständen verringert und das Cashflow-Management verbessert.
Nachhaltige Beschaffung
Durch nachhaltige Beschaffung können Unternehmen einen Beitrag zu den Zielen leisten, die sie im Rahmen ihrer CSR-Strategie (Corporate Social Responsibility) festgelegt haben. Es ist auch ein Hebel zur langfristigen Senkung der Kosten, zur Einhaltung von Vorschriften und zur Verbesserung des Markenimages. Dazu gehört es, dass sie bei der Auswahl ihrer Partner verantwortungsvolle Auswahlkriterien einbeziehen, wie z.B. das Umweltmanagement ihrer Aktivitäten, die Einhaltung grundlegender ethischer Grundsätze und die Zertifizierung der von ihnen eingeschlagenen Politik (ISO 26000, 20400 usw.).
Kreislauffähige Beschaffung
Bei der kreislauffähigen Beschaffung werden Materialien und Produkte wiederverwendet, regeneriert und recycelt, wenn sie das Ende ihres Lebenszyklus erreicht haben. Dies geschieht z.B. durch den Erwerb von recycelten Materialien, Secondhand-Waren, die Einrichtung eines Programms für Produktrückgaben usw. Dieser Ansatz steht nicht nur für Umweltfreundlichkeit, sondern auch für Kosteneinsparungen.
Sie sehen also, dass man für eine effiziente Beschaffungsstrategie die Bedürfnisse seines Unternehmens genau kennen muss und dass die internen Teams und die Lieferanten gut zusammenarbeiten. So kann ein Unternehmen seine Lieferkette in einen echten Hebel für Wettbewerbsfähigkeit verwandeln. Im Ergebnis trägt dies zu einer nachhaltigen Wertschöpfung für alle Beteiligten bei.
