In einem zunehmend wettbewerbsorientierten Wirtschaftsumfeld ist ein effektives Beschaffungsmanagement zu einer strategischen Priorität für Unternehmen geworden. Es ist das Versprechen, seine Produkte schnell und effizient an die Kunden zu liefern und dabei rentabel zu bleiben. Um dieses Ziel zu erreichen, stehen den Unternehmen unverzichtbare Beschaffungshebel zur Verfügung, die sie entsprechend aktivieren müssen.
Beschaffungsmanagement: Definition und Herausforderungen
Beim Beschaffungsmanagement geht es darum, sein Unternehmen mit Waren und/oder Dienstleistungen zu versorgen, um die Kundenaufträge auszuführen, aber auch den eigenen Bedarf zu decken. Der Einkauf dieser Waren und/oder Dienstleistungen kann verschiedenen Zwecken dienen: Es kann sich dabei um Produkte handeln, die für den Weiterverkauf bestimmt sind, um Materialien, die für die Herstellung von Endprodukten benötigt werden, oder aber um Waren, die gelagert werden sollen.
In dieser Hinsicht umfasst das Beschaffungsmanagement mehrere Komponenten:
Planung und Verwaltung der Kundenanfragen;
Lieferantensourcing, um seinen Beschaffungsbedarf zu decken;
Warenannahme zur Herstellung der Endprodukte;
Logistikmanagement mit der Planung von Lieferungen;
Retourenmanagement.
Vor über dreißig Jahren beleuchtete Graham Stevens, Senior Consultant bei Peat Marwick McLintock (heute KPMG), die Bedeutung des Beschaffungsmanagements in einem Artikel, der inzwischen zu einem Standardwerk für Einkaufs- und Logistikmanager geworden ist. Er betonte unter anderem: „Das Ziel des Lieferkettenmanagements ist es, die Kundenanforderungen mit dem Materialfluss von den Zulieferern zu synchronisieren, um ein Gleichgewicht zwischen dem herzustellen, was oft als widersprüchliche Ziele angesehen wird, nämlich hoher Kundenservice, geringe Lagerhaltung und niedrige Stückkosten.“
Beim Lieferkettenmanagement geht es also darum, die Ressourcen zu optimieren und die verschiedenen logistischen Abläufe auf möglichst effiziente Weise zu synchronisieren.
Welche Hebel gibt es, um das Beschaffungsmanagement zu verbessern?
Um die Effizienz, Leistungsfähigkeit und Zuverlässigkeit ihrer Lieferkette zu verbessern, können Unternehmen auf bewährte Verfahren zurückgreifen - von der Wahl der Managementmethoden bis hin zur Einführung solider KPIs.
Geeignete Managementmethoden auswählen
Zunächst einmal ist die Bestimmung der richtigen Methoden für die Beschaffung und das Bestandsmanagement ein wesentlicher Schritt, um sicherzustellen, dass die Nachfrage befriedigt und gleichzeitig Fehlbestände vermieden werden. Jedes Unternehmen muss selbst entscheiden, welche Methoden sich am besten für seine Branche, seine Produkte und seine Arbeitsweise eignen.
Die Kalender-Methode besteht beispielsweise darin, die Beschaffung nach einem bestimmten Zeitplan zu gestalten, um den Bedarf zu antizipieren. Die Prognosemethode berücksichtigt die Verkaufsgeschichte sowie das wirtschaftliche Umfeld und legt einen Sicherheitsbestand fest, um Unterbrechungen zu vermeiden. Die empirische Methode stützt sich auf die Analyse von Daten aus früheren Jahren, um den Bedarf zu antizipieren und der Bestellpunkt legt einen Mindestbestand fest, unterhalb dessen eine neue Bestellung aufgegeben werden muss.
Eine Verwaltungssoftware nutzen
Die digitale Transformation macht auch vor der Lieferkette keinen Halt. Um effizienter zu werden, sollte jedes Unternehmen manuelle Prozesse und Papierdokumente so weit wie möglich abschaffen. Dazu ist eine digitale Lösung erforderlich. Dies kann in Form einer APS-Software (Advanced Planning System) oder einer WMS-Software (Warehouse Management System) geschehen. Mithilfe dieser Instrumente können Beschaffungsprozesse wie Warenannahme, Lagerung, Vorbereitung und Versand der Produkte gesteuert und automatisiert werden.
Es ist auch davon auszugehen, dass neue Technologien ihren Teil dazu beitragen werden. Schon bald wird künstliche Intelligenz die Verfolgung von Lagerbeständen immer genauer machen, die Blockchain wird die Authentizität und Nachvollziehbarkeit von Transaktionen gewährleisten, das Internet der Dinge (IoT) wird wichtige Informationen über den Zustand, den Standort und den Umschlag von Beständen liefern usw.
Die Zusammenarbeit mit externen Stakeholdern verstärken
Wichtig ist auch, mit allen Partnern in der Lieferkette zusammenzuarbeiten. Dazu gehören viele verschiedene Interessengruppen: Hersteller, Lieferanten, Händler, Spediteure usw. Mit jedem dieser Akteure müssen starke und vertrauensvolle Beziehungen aufgebaut werden, damit die Lieferkette optimal funktioniert. Dies erfordert notwendigerweise die Entwicklung einer klaren und transparenten Kommunikation über die Bedürfnisse und Erwartungen aller Beteiligten. Dabei kann die Einrichtung von Kommunikationssystemen helfen, wie z.B. Kooperationsplattformen, die es ermöglichen, Informationen in Echtzeit an die verschiedenen Partner weiterzugeben.
Einige Unternehmen gehen sogar so weit, dass sie Risiken und Erträge teilen. Denkbar wäre zum Beispiel, die Produktionskosten, die Lieferrisiken oder den Verkaufserlös zu teilen.
Ein System zur Überwachung und Berichterstattung einrichten
Schließlich sollten klare Verfahren eingeführt und den zuständigen Personen im Unternehmen mitgeteilt werden. Dies ist eine gute Gelegenheit, um klarzustellen, wer für welche Aufgaben zuständig ist (Erstellen von Bestellanforderungen, Validieren von Bestellungen und Rechnungen, Versenden von Bestellscheinen usw.) und wie der Prozess zur Durchführung der einzelnen Aufgaben aussieht. Um sicherzustellen, dass sich jeder dieses System vollständig zu eigen macht, kann es in Form eines Benutzerleitfadens oder sogar durch eine interne Schulung vermittelt werden. Letztendlich wird auf diese Weise ein effizientes Einkaufs- und Beschaffungsmanagement gewährleistet, das von allen befolgt wird.
Die Definition und Messung von Leistungskennzahlen (KPIs) ist ebenfalls von entscheidender Bedeutung, um den Weg einer kontinuierlichen Verbesserung zu beschreiten. Das Unternehmen tut gut daran, seine KPIs genau im Auge zu behalten: Kundenzufriedenheit, Gesamtbetriebskosten (TCO), Quote der termingerechten Lieferung, Rücksendequote, Zykluszeit usw.
Vorteile eines effektiven Beschaffungsmanagements
Für jede Organisation ist das Beschaffungsmanagement von entscheidender Bedeutung, um die Kontinuität des Betriebs zu gewährleisten, Produktionsunterbrechungen zu minimieren und Bestandsprobleme zu vermeiden. Ein gutes Management senkt nicht nur die Kosten, sondern steigert auch die Produktivität und die Kundenzufriedenheit.
Die Kosten senken
Durch die Optimierung ihres Beschaffungsmanagements kauft das Unternehmen Rohstoffe und Komponenten zu günstigen Preisen ein, indem es mit seinen Lieferanten verhandelt oder größenbedingte Einsparungen erzielt. Darüber hinaus kann es durch die Senkung der Kosten für Lagerung und Produktionsunterbrechungen Geld sparen.
Die Produktivität steigern
Durch die Optimierung des Beschaffungsmanagements stellt das Unternehmen die ständige Verfügbarkeit der gekauften Waren und Dienstleistungen sicher, reduziert die Aufgaben ohne irgendeinen Mehrwert und verringert Unterbrechungen der Produktionskette. Dies bedeutet eine Effizienz- und Leistungssteigerung für die gesamte Lieferkette.
Die Kundenzufriedenheit gewährleisten
Die Sicherung der Qualität von Endprodukten und Dienstleistungen bei gleichzeitiger Einhaltung der vorgegebenen Lieferzeiten ermöglicht es Unternehmen, ein optimales Kundenerlebnis zu gewährleisten. Damit erhöht das Unternehmen die Zufriedenheit und Bindung seiner Kunden.
Die Optimierung des Beschaffungsmanagements ist daher ein mächtiger Hebel zur Verbesserung der Gesamtleistung des Unternehmens. Durch die Anwendung von Best Practices kann es seine Rentabilität und die Zufriedenheit aller Beteiligten steigern und so auf dem Markt wettbewerbsfähig bleiben.
