Zur Effizienzmaximierung das Management von Lieferantenverträgen optimieren
Das Management von Lieferantenverträgen spielt in allen Branchen eine Schlüsselrolle für die betriebliche Effizienz und die Rentabilität von Unternehmen. Und das aus gutem Grund: Ein großer Konzern verwaltet laut PwC durchschnittlich 20.000 bis 40.000 Verträge. Es lohnt sich, den komplexen und zeitraubenden Vertragsprozess zu optimieren. Ein gut strukturiertes Vertragsmanagementsystem kann übrigens dazu beitragen, Risiken zu reduzieren, den Wert von Partnerschaften zu maximieren und die Gesamtleistung zu verbessern. Für die Entwicklung eines optimalen Vertragsmanagements in einem Unternehmen sind bestimmte Hebel und Instrumente unverzichtbar.
Vertragsmanagement: Definition und wichtigste Etappen
Verträge sind die Grundlage jeder Geschäftsbeziehung zwischen einem Unternehmen und seinen Lieferanten. Das Europäische Vertragsgesetzbuch definiert Vertrag übrigens als „Übereinkunft zwischen zwei oder mehreren Parteien, die darauf gerichtet ist, ein Rechtsverhältnis zu begründen, zu regeln, zu ändern oder zu beenden, das Verpflichtungen und andere Wirkungen zum Inhalt haben kann, auch wenn davon nur eine Partei betroffen ist“.
Dieses Dokument legt den rechtlichen Rahmen für die zukünftige Zusammenarbeit zwischen den verschiedenen Parteien fest, indem es die Bedingungen der Geschäftsbeziehung klar und präzise spezifiziert. Jeder Beteiligte versteht seine Pflichten und Verantwortlichkeiten, was das Risiko von Missverständnissen oder Streitigkeiten reduziert. Bei Problemen genügt es, sich auf dieses schriftliche und gebilligte Dokument zu beziehen.
Vertragsmanagement bedeutet somit, den gesamten Lebenszyklus eines Vertrags zu verfolgen, von der Erstellung des Dokuments bis zu seinem Ablauf. Es hat eine zweifache Zielsetzung: Wertmaximierung und Minimierung der mit Verträgen verbundenen Risiken. Im Englischen sagt man dazu „Contract Lifecycle Management“.
Es umfasst mehrere große Etappen:
Datenerhebung
Vorbereitung und Ausarbeitung von Verträgen
Weiterleitung und Verhandlung der Verträge
Billigung und Unterzeichnung durch die Parteien
Durchführung und Überwachung bestehender Verträge
Überprüfung und Anpassung von Informationen
Beendigung von Verträgen
Die Voraussetzungen für ein optimales Vertragsmanagement
Es gibt verschiedene bewährte Verfahren, die Unternehmen nutzen sollten, um Vertragsprozesse reibungsloser, sicherer und effizienter zu machen.
Sich auf Vertragsvorlagen stützen
Es ist für Unternehmen von Vorteil, wenn sie für jeden Vertragstyp Musterverträge mit Standardklauseln (Wettbewerbsverbot, Geheimhaltungsvereinbarungen usw.) erstellen. Die involvierten Teams müssen diese kennen und bei Bedarf darauf zurückgreifen. Das beschleunigt den Prozess und verbessert die Kontrolle über die rechtlichen Risiken.
Vertragsmanagement zentralisieren
Zunächst einmal ist es wichtig, alle Verträge und die dazugehörigen Dokumente am selben zentralen Ort aufzubewahren. Das erleichtert den Zugang zu den Verträgen, deren Nachverfolgung und Analyse beträchtlich.
Leistungskennzahlen (KPIs) einführen
Entscheidend ist auch die Festlegung klarer Leistungskennzahlen (KPIs), damit die effektive Umsetzung von Lieferantenverträgen bewertet werden kann. Als solche können etwa die Kosten-Wert-Korrelation, die Lieferzeiten oder das Service-Niveau fungieren.
Wichtige Stakeholder einbeziehen
Ein effizientes und reibungsloses Vertragsmanagement setzt voraus, dass das gesamte Unternehmen sich daran hält. Deshalb ist es wichtig, die Mitarbeiter der verschiedenen betroffenen Abteilungen für die eingeführten Vertragsregelungen und die einschlägigen bewährten Verfahren zu sensibilisieren.
Digitalisierung für ein effizientes Vertragsmanagement
Über diese bewährten Verfahren hinaus hat die digitale Transformation auch die Vertragsprozesse erfasst. Denn ein optimales Vertragsmanagement erfordert vor allem spezielle Werkzeuge und Technologien. Dabei kann es sich um Vertragsmanagement-Software (Contract Management System) handeln, mit der Verträge elektronisch gespeichert, verfolgt und verwaltet werden können. Solche Software kann auch über spezielle Funktionen zur Vereinfachung des gesamten Prozesses verfügen, etwa Zugriffsverwaltung, elektronische Signatur, Datenanalyse, Überwachung der Fälligkeitstermine und automatische Warnmeldungen.
In der jüngsten Umfrage von PwC zur Digitalisierung des Einkaufs zeigt sich, dass die Einkaufsabteilungen ihre Roadmap auf das Management des Vertragslebenszyklus ausrichten. Jedes zweite Unternehmen plant, innerhalb der nächsten drei Jahre in die Weiterentwicklung oder die Einführung eines solchen Werkzeugs zu investieren. Zugleich verfügen 22% der Organisationen bereits über ein ausgereiftes Werkzeug.
Einige Softwarelösungen können optische Zeichenerkennung (OCR) zum automatischen Auslesen von Daten aus Papierverträgen oder andere Technologien integrieren, welche die Automatisierung bestimmter Aufgaben wie Klassifizierung und Analyse von Verträgen unterstützen, etwa Künstliche Intelligenz (KI) und Machine Learning (ML). Generative KI kann sogar die Aufgabe übernehmen, eine Zusammenfassung eines Vertrags zu erstellen, einen Entwurf für eine bestimmte Klausel zu verfassen oder relevante Informationen aus einem umfangreichen Dokument zu extrahieren.
Die Vorteile eines optimierten Vertragsmanagements
Ein solides Vertragsmanagement mit einem Werkzeug für das Vertragslebenszyklusmanagement führt zu einer erheblichen Rationalisierung und Automatisierung von Prozessen. Das Unternehmen, insbesondere der Einkauf und die Finanzabteilung, können davon in mehreren Hinsichten profitieren.
Die betriebliche Effizienz verbessern
Zunächst reduziert das Unternehmen den Zeit- und Ressourcenaufwand für die Verwaltung seiner Verträge, und das steigert die betriebliche Effizienz. Die Zeitersparnis bei der Erstellung neuer Verträge, der Aushandlung von Vertragsbedingungen, der Vertragsunterzeichnung, aber auch bei der Datenrecherche und -analyse ist enorm.
Die Kosten senken
Zweitens können durch die Digitalisierung die mit den manuellen Prozessen der Vertragsverwaltung verbundenen Kosten gesenkt werden. Dank der kontrollierten Templates der digitalen Hilfsmittel verfügt das Unternehmen auch über qualitative Dokumente und steuert leichter die Erfüllung des Vertrags mit seinen Vertragsbedingungen. So lassen sich finanzielle Verluste infolge von Compliance-Problemen, Verzugsstrafen oder stillschweigenden Vertragsverlängerungen vermeiden.
Die Risiken minimieren
Mithilfe eines elektronischen Systems kann das Unternehmen vertragliche Verpflichtungen und Verbindlichkeiten einfacher verwalten und auch die Klauseln standardisieren. Eine Vertragsmanagement-Software gewährleistet Compliance und Sicherheit der unterzeichneten Dokumente und damit deren rechtliche und finanzielle Stimmigkeit, und kann so helfen, Vertragsstreitigkeiten zu vermeiden.
Die Zusammenarbeit mit Lieferanten erleichtern
Durch klare Verankerung der Vorstellungen der Parteien im Vertrag und Transparenz der Leistungsverfolgung stärken Unternehmen das Vertrauen und die Beziehung zu ihren Lieferanten. Noch dazu verfügt eine Vertragsmanagement-Software über Funktionen zur Weitergabe und Zusammenarbeit in Echtzeit, was die Koordination erleichtert.
Wie Sarah Belaabidia, Supervisorin bei der Beratungsfirma PeersGroup, betont: „Verträge bieten eine solide Grundlage für beide Seiten vorteilhafte Beziehungen. Sie schützen Ihre Interessen und bewahren Sie vor kostspieligen Rechtsstreitigkeiten. Das Aufsetzen von Verträgen mit Ihren Lieferanten ist – unabhängig von der Komplexität Ihrer Geschäfte – eine sinnvolle Investition in die Zukunft Ihres Unternehmens.“
Der Vertrag ist somit weit mehr als ein einfaches Rechtsdokument: Er ist ein echtes strategisches Instrument für die Einkaufsabteilungen. Mit der richtigen Software und bewährten Verfahren kann jedes Unternehmen ein optimales Vertragsmanagement einführen und so seine betriebliche Effizienz und Rentabilität maximieren.
