Jedes Unternehmen muss seine Leistung optimieren, um wettbewerbsfähig zu bleiben. Zu den zahlreichen Initiativen, die der kontinuierlichen Verbesserung dienen, gehört auch das Leistungsmanagement (Corporate Performance Management). Dieser Ansatz zielt darauf ab, das Leistungsniveau der Mitarbeiter zu ermitteln, zu messen und zu entwickeln, um die strategischen Ziele des Unternehmens zu erreichen. Er gilt für alle Ebenen der Organisation, einschließlich der Einkaufsfunktion.
Die Definition des Leistungsmanagements
Das Leistungsmanagement, auch Performance Management oder Corporate Performance Management genannt, verfolgt per se ein Ziel: die Leistung des Unternehmens, seiner Abteilungen, seiner Mitarbeiter sowie seiner Prozesse sicherzustellen.
Im Mittelpunkt stehen die Manager, welche sich die Prinzipien zunutze machen, um die strategischen Ziele ihres Unternehmens mit denen ihrer Abteilungen und Teams in Einklang zu bringen und so deren Effizienz, Produktivität und Rentabilität zu steigern.
Zunächst einmal gilt es im Rahmen des Leistungsmanagements festzulegen, was Leistung im Hinblick auf die jeweilige Unternehmensstrategie bedeutet. Es geht also darum, dieses Konzept in strategische Ziele und dann in persönliche Ziele zu unterteilen, die in den Mittelpunkt der täglichen Arbeit der Teams gestellt werden. Dies setzt die Einführung eines Managementsystems voraus, welches die Messung und Steuerung der Unternehmensleistung ermöglicht, um das Beste aus jedem Mitarbeiter herauszuholen.
Anknüpfend an die Lean-Philosophie bietet das Leistungsmanagement viele Vorteile:
Steigerung der Verkaufszahlen;
Senkung der Kosten;
Verbesserung der Managementbeziehungen;
Stärkung des Engagements und der Zufriedenheit der Teams;
usw.
Die wichtigsten Grundsätze des Leistungsmanagements
Bei der Einführung eines effektiven Leistungsmanagements muss man sich auf fünf Schlüsselprinzipien stützen.
1. Erwartungen erläutern
Dieser Entwicklungsprozess erfordert, dass die Erwartungen an die Mitarbeiter auf verständliche Weise erläutert werden. Dazu gehören klare Ziele, präzise Stellenbeschreibungen sowie ein transparentes Bewertungsschema. Nur wenn diese Voraussetzungen erfüllt sind, weiß jeder Mitarbeiter, wie er Leistung erbringen kann.
2. KPIs gemeinsam festlegen
Es ist wichtig, dass das Management die Leistungsindikatoren in Absprache mit den Hauptbetroffenen, d.h. den Teams, festlegt. Diese KPIs sollen SMART sein: spezifisch, messbar, attraktiv, realistisch und terminiert.
Auch sollte man nicht vergessen, dass sie sich im Laufe der Zeit je nach den Umständen ändern können.
3. Regelmäßiges Feedback einführen
Leistungsmanagement erfordert ein hohes Maß an Kommunikationsfähigkeit. Durch regelmäßiges Feedback kann sichergestellt werden, dass die Mitarbeiter die Ziele verstanden haben und sich in die richtige Richtung bewegen. Dies ermöglicht es auch, ihre Fortschritte zu würdigen und eventuelle Probleme bei Bedarf relativ schnell zu lösen.
4. Ein Klima des Vertrauens fördern
Um voll leistungsfähig zu sein, müssen die Mitarbeiter über ausreichende Eigenständigkeit verfügen. Sie müssen wichtige Entscheidungen treffen dürfen und sich miteinbezogen fühlen. Dabei muss das Unternehmen das Recht auf Fehler einführen. Dies ist entscheidend, damit sich die Teams weiterentwickeln können.
5. Kompetenzen aufbauen
Kontinuierliches Lernen steht im Mittelpunkt des Leistungsmanagements. Das ganze Jahr über werden die Mitarbeiter dazu angehalten, ihre Fähigkeiten weiterzuentwickeln. Dafür haben sie Zugang zu einer ganzen Reihe von Fortbildungen, einem auf ihre Bedürfnisse zugeschnittenen Arbeitsumfeld, Zeit für Kreativität…
Die Anwendung des Leistungsmanagements auf den Einkauf
Mit Blick auf die Einkaufsfunktion besteht die Gefahr, dass das Leistungsmanagement auf die erzielten Einsparungen oder andere rein quantitative Aspekte reduziert wird. Doch dem Konzept des Lean Purchasing folgend geht die Einkaufsperformance weit darüber hinaus.
Bisher bildeten drei Kriterien die Eckpfeiler zur Messung der Einkaufsperformance. Und zwar:
Kosten;
Fristen;
Qualität.
Allerdings muss sich die Einkaufsfunktion künftig neuen strategischen Herausforderungen stellen. Es gilt nun, weitere Dimensionen innerhalb der Einkaufsperformance einzuführen, nämlich:
Die Beziehung zu den Lieferanten;
Die Zufriedenheit der internen Kunden;
Die gesellschaftliche Verantwortung der Unternehmen (Corporate Social Responsibility)
Mit jedem dieser Kriterien sind Instrumente und Leistungsindikatoren verbunden, um die erzielten Ergebnisse sowie die zur Erreichung dieser Ergebnisse eingesetzten Ressourcen zu messen. Beispielsweise können Beschaffungsabteilungen die Produktkonformität, die Zahlungsfristen für Lieferanten, die interne Zufriedenheit, Lieferantenbesuche usw. verfolgen.
Die folgenden drei Dimensionen müssen abgedeckt werden:
Quantitativ, d.h. die Auswirkungen auf das Finanzergebnis;
Qualitativ, entsprechend dem Mehrwert der Einkäufe;
Menschlich, um die Einbeziehung und Bindung der Akteure widerzuspiegeln.
Durch die Einrichtung von Dashboards oder Reporting-Tools verfolgt der Manager das Leistungsniveau und erhält eine echte Entscheidungshilfe. Auf diese Weise können die Beschaffungsabteilungen Prioritäten erkennen und die zugewiesenen Ressourcen anpassen.
Das Leistungsmanagement ist ein kontinuierlicher Prozess, um die Einkaufsteams zu Spitzenleistungen zu führen. Es ist ein großartiger Ansatz, der eine gemeinsame Vision als Garant für den Gesamterfolg des Unternehmens ermöglicht.
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