In den letzten Jahren haben die Abteilungen für indirekte Beschaffung in großen Unternehmen eine entscheidende Rolle gespielt. Dieser Bereich befindet sich im Umbruch, denn die Unternehmen erkennen zunehmend das Einsparungspotenzial, das durch diese oft unterbewerteten nicht-strategischen Einkäufe erzielt werden kann. Angesichts der wachsenden Zahl von Kategorien und der zu verwaltenden Lieferkette ist es jedoch keine leichte Aufgabe für indirekte Einkäufer, diese Einsparungen zu erzielen. Die Rolle dieses Einkäufers besteht darin, unseriöse Ausgaben im gesamten Unternehmen zu unterbinden und die Beziehungen zu den zahlreichen Interessengruppen zu stärken. Um die Rolle des indirekten Einkäufers besser zu verstehen, fasst diese Stellenbeschreibung seine Ziele, Strategien und Fähigkeiten zusammen.
Was ist indirekte Beschaffung?
Die indirekte Beschaffung spielt eine Schlüsselrolle für das reibungslose Funktionieren von Unternehmen. Es kann sich dabei um Produkte, Lieferungen oder Verbrauchsmaterialien handeln, die für den Geschäftsbetrieb unerlässlich sind. Diese Art von Einkäufen unterscheidet sich von den direkten Einkäufen, die als „produktive“ oder „strategische“ Einkäufe bezeichnet werden.
Die indirekte Beschaffung, die lange Zeit vernachlässigt wurde, hat heute eine strategische Bedeutung erlangt. Die Verwaltung der Ausgaben und die Senkung der indirekten Kosten in dieser Beschaffungskategorie sind Schlüsselstrategien zur Verbesserung der Gewinnspannen und zur Anpassung der Kostenstruktur eines Unternehmens an das Geschäftsklima.
Vor diesem Hintergrund haben die Unternehmen begonnen, ihre Beschaffungsabteilungen neu zu organisieren. Die Bedeutung, die der indirekten Beschaffung beigemessen wird, ist jedoch sehr unterschiedlich. Obwohl sie in einigen Fällen immer noch als nachrangig angesehen wird, rückt sie zunehmend in den Mittelpunkt von Optimierungsmaßnahmen, wobei einige Unternehmen für diese Kategorie sogar die gleichen Ansätze verfolgen wie für die strategische Beschaffung.
Was sind die Ziele der indirekten Käufer?
Die Position des indirekten Einkäufers umfasst viele Aufgaben und vereint fünf Hauptziele, die alle mit der Beschaffung verbunden sind, aber eine spezifische Strategie erfordern:
Kostenreduzierung
Da Kosteneinsparungen im Mittelpunkt der Aufgabe stehen, konzentrieren sich indirekte Einkäufer insbesondere auf die Gesamtbetriebskosten ihrer Einkäufe, auf die ordnungsgemäße Ausführung von Verträgen und auf die Beseitigung unseriöser Ausgaben.
Förderung von Innovation und Unternehmensumwandlung
Die Digitalisierung des Bereichs und seiner Prozesse hat höchste Priorität. Der Einsatz einer effizienten E-Procurement-Lösung ermöglicht es den indirekten Einkäufern, einige der Schwierigkeiten zu überwinden, mit denen sie konfrontiert sind, wie z.B. eine zu große Verwaltungslast oder eine mangelnde Transparenz der Ausgaben. Allerdings müssen sie auch den Einkaufsleiter bei der Einführung dieser Instrumente unterstützen. Indirekte Einkäufer spielen auch die Rolle von Innovationsmotoren, insbesondere durch ihre Lieferantenbeziehungen. Sie überwachen und beraten über innovative Lösungen, um die Bedürfnisse ihrer internen Kunden zu erfüllen.
Aufbau eines effektiven Netzwerks
Indirekte Einkäufer müssen sich als wichtige Partner für ihre Interessengruppen positionieren. Sie müssen interne Kunden einbeziehen und engagieren und gleichzeitig ihre Lieferantenbeziehungen mit dem Ziel langfristiger Partnerschaften ausbauen.
Ein Beitrag zur CSR
Die soziale Verantwortung der Unternehmen ist zu einem wichtigen Unterscheidungsmerkmal in allen Bereichen der Wirtschaft geworden, sowohl für Kunden als auch für Partner. Indirekten Käufern kommt daher eine Schlüsselrolle zu, insbesondere auf europäischer Ebene durch „Made in Europe“. Dieses Engagement in kleinerem Maßstab senkt die Kosten und fördert gleichzeitig die Beschäftigung und die Wirtschaft auf lokaler Ebene. Eines ihrer Ziele ist es daher, bestimmte CSR-Kriterien in ihre Beschaffungspolitik zu integrieren und diese Kriterien mit den Unternehmenszielen in Einklang zu bringen.
Management von Risiken
Indirekte Einkäufer müssen sich an ein zunehmend restriktives regulatorisches Umfeld anpassen. Die Risiken für Lieferanten sind umso akuter, wenn ein großes Portfolio und zahlreiche Transaktionen verwaltet werden. Um diese Risiken zu beherrschen, müssen indirekte Einkäufer eng mit der Rechtsabteilung zusammenarbeiten und während der gesamten Vertragslaufzeit die Lieferantenrisiken im Auge behalten.
Die Zusammenarbeit ist ein integraler Bestandteil der Rolle, da indirekte Einkäufer mit einem großen Netzwerk interagieren, zu dem Geschäftsabteilungen, das allgemeine Management und Lieferanten gehören. Es ist kein Zufall, dass indirekte Einkäufer heute als „Geschäftspartner“ bezeichnet werden!
Wie wird man ein indirekter Einkäufer?
Indirekte Beschaffungsteams verwalten eine Vielzahl von Produktkategorien, Lieferanten und internen Kunden. Dies ist auch eines der Hauptmerkmale, die diese Funktion vom strategischen Einkauf unterscheiden: Sie interagieren mit einer großen Anzahl von Interessengruppen. Bestimmte Fähigkeiten bleiben der Welt der Beschaffung inhärent (z.B. Verhandlungsführung), doch müssen indirekte Einkäufer spezifisches Know-how und zwischenmenschliche Fähigkeiten entwickeln, um ihre Ziele zu erreichen.
Studium für die Einstellung als indirekter Einkäufer
Bevor sie sich auf Stellenangebote für eine Stelle als indirekter Einkäufer bewerben, haben die Bewerber in der Regel ein Wirtschaftsstudium absolviert. In der Einstellungsphase können sie auf ihre in Projekten erworbenen Kenntnisse im indirekten Beschaffungsmanagement verweisen. Auch die Erfahrung, die man als Autodidakt als Einkäufer in der Produktion gesammelt hat, kann von Vorteil sein, wenn es darum geht, die Stelle zu bekommen und das Gehalt zu verhandeln.
Know-how: Stärken und Schwächen
Auf der ProcureCon Indirect Europe 2019 haben die indirekten Einkäufer eine Bestandsaufnahme ihrer Fähigkeiten vorgenommen. Während sie der Meinung waren, dass sie die Logistik und das Management ihrer Produktkategorien und ihrer Lieferanten beherrschen, sahen sie dennoch Verbesserungspotenzial beim Stakeholder-Management sowie bei der nachhaltigen und verantwortungsvollen Beschaffung. In Bezug auf das Risikomanagement waren die Ergebnisse uneindeutig, was höchstwahrscheinlich darauf zurückzuführen ist, dass sich das regulatorische Umfeld und die Risiken ständig ändern und ständige Wachsamkeit erfordern.
Zwischenmenschliche Fähigkeiten: das Wesentliche
Zwischenmenschliche Fähigkeiten, an der Schnittstelle zwischen emotionaler und sozialer Intelligenz, sind zweifellos die Voraussetzungen für die Funktion des indirekten Einkäufers, zusammen mit drei Schlüsselbegriffen.
1. Wissen
Francis Bacon sagte, dass Wissen selbst Macht ist. Dieses Zitat trifft perfekt auf die Welt der Beschaffung zu. Um den Bedürfnissen ihrer internen Kunden gerecht zu werden, müssen indirekte Einkäufer ihr Unternehmen, ihre Geschäftsbereiche, ihre Mitarbeiter und deren Bedürfnisse und vieles mehr genau kennen. Um einen Mehrwert zu schaffen, müssen sie auch ihr Umfeld, ihre Lieferanten und Innovationen im Auge behalten, um neue Möglichkeiten zu schaffen. Ihre Beziehungen zu den Mitarbeitern werden im Laufe der Zeit ausgebaut, um die Wirksamkeit ihres Handelns zu verbessern. – Verhaltenseigenschaften: Neugierde und Anpassungsfähigkeit
2. Kommunikation
Um eine Verbindung zu ihren Stakeholdern herzustellen, müssen indirekte Einkäufer in der Lage sein, die wichtigsten Informationen, über die sie verfügen (Kosten, Risiken usw.) in eine Sprache zu übersetzen, die für alle zugänglich und leicht verständlich ist. Die Herausforderung besteht darin, dass sie es mit einer Vielzahl von Partnern zu tun haben: Nutzer und Entscheidungsträger aus unterschiedlichen Kulturen und Hierarchieebenen! – Verhaltensqualitäten: aktives Zuhören, Einfühlungsvermögen und Transparenz
3. Zusammenarbeit
Zuhören, Diskutieren und Reflektieren mit den Stakeholdern ist entscheidend für den Aufbau von Vertrauensbeziehungen, die Unterstützung Ihres Netzwerks und somit für die Schaffung von Werten. Versuchen Sie einmal, IT-Medien oder Software zu ändern, die im Unternehmen weit verbreitet sind (z.B. das E-Mail-System), ohne die IT-Teams oder gar die Endnutzer zu konsultieren! Ein solcher Ansatz wäre zum Scheitern verurteilt. – Verhaltensqualitäten: soziale Kompetenz, Führungsqualitäten, Diplomatie und pädagogische Fähigkeiten
Diese Soft Skills werden immer mehr zu einem festen Bestandteil der Ausbildungsprogramme. Gordon Crichton, Direktor von MAI (Management of International Purchasing and Innovation) stimmt dem zu: „In dem Maße, in dem die Beschaffungsfunktion zunehmend in die vorgelagerte Ebene integriert wird, um neben F&E oder Marketing Teil des „großen Ganzen“ zu sein, ist die Entwicklung von Beziehungsfähigkeiten der Schlüssel zum Erfolg von Projekten.
Als eine Art Vermittler und Beeinflusser in ihrem Netzwerk werden die indirekten Einkäufer zu echten „Geschäftspartnern„. Wie Nathalie Merminod, Senior Lecturer am IAE (Institut d’Administration des Entreprises) in Grenoble, in ihrem Artikel „Neue Rollen und Kompetenzprofile von Einkäufern“ anmerkt: „Der Erfolg oder sogar die Leistung der Beschaffung hängt von ihrer Fähigkeit ab, Beziehungen zu managen„. Im indirekten Einkauf ist es an der Zeit, zusammenzuarbeiten!
