Der Punch-Out-Katalog ist eine Art elektronischer Katalog als integraler Bestandteil von E-Procurement-Lösungen. Er ermöglicht Unternehmen direkten Zugang zu den Angeboten, die sie mit ihren Lieferanten ausgehandelt haben. In diesem Beitrag finden Sie alle Antworten auf Ihre Fragen zum Punch-Out-Katalog: eine Definition, warum sich sein Einsatz lohnt, wie er funktioniert, welche Vorteile er bietet und worin der Unterschied zu einem gehosteten Katalog besteht.
Wie lautet die Definition von Punch-Out im Einkauf?
Der Begriff „Punch-Out“ oder „Punchout“ wurde ursprünglich von Ariba, einer amerikanischen Plattform für Beschaffungslösungen, geprägt. Diese Bezeichnung hat sich weitgehend etabliert und standardisiert und wird mittlerweile von den meisten Global Playern (Coupa, Ivalua, Determine usw.) übernommen. Im Unterschied zu EDI (Electronic Data Interchange, dt. Elektronischer Datenaustausch) bietet der Punch-Out-Katalog dem Benutzer ein Einkaufserlebnis, während EDI lediglich digitale Dateien zur Verfügung stellt.
Der Punch-Out-Katalog stellt eine Verbindung zwischen der Einkaufsumgebung von Unternehmen und der webbasierten Lösung ihrer Lieferanten her. So können Unternehmen direkt auf die Website ihrer Partner mit den ausgehandelten Vertragsbedingungen (Preise, Versandkosten usw.) zugreifen und die Bestellanforderungen in ihre eigene Validierungsumgebung zurückführen.
Als elektronischer Katalog, der zur großen Familie der E-Procurement-Lösungen gehört, ist der Punch-Out-Katalog definitionsgemäß Teil eines Ansatzes zur Digitalisierung der Geschäftstransaktionen zwischen Unternehmen und ihren Lieferanten und insbesondere der ersten Phase des Procure-to-Pay-Prozesses (P2P), d.h. der Auswahl der Produkte.
Ariba definiert den Punch-Out-Katalog wie folgt: „[Es ist] ein elektronischer Katalog auf einer Website, auf die von einem Beschaffungssystem aus zugegriffen werden kann. [Es ist] eine einfache und kostengünstige Möglichkeit, den Einkäufern personalisierte Inhalte, maßgeschneiderte Einkaufserlebnisse und zeitnahe Inhaltsaktualisierungen bereitzustellen. Er erweist sich als besonders nützlich, wenn:
sich die Inhalte Ihres Katalogs häufig ändern,
Sie vielseitig konfigurierbare Artikel anbieten, die eine individuelle Gestaltung oder eine komplexe Bestellung erfordern,
Ihr Katalog umfangreich ist und mehr als tausend Artikel enthält.“
Für welche Bedürfnisse eignet sich der Punch-Out-Katalog?
Der Punch-Out-Katalog eignet sich besonders für das Beschaffungsmanagement der Kategorie C, da diese Einkaufskategorie eine breite Produktpalette (mehrere zehntausend Artikel) und eine geringe Bestellwiederholung kombiniert. Dieses dynamische Katalogsystem wird in Echtzeit aktualisiert und ermöglicht es den Einkaufsabteilungen, ihre Effizienz zu steigern und kostbare Zeit zu sparen.
Wie funktioniert der Punch-Out-Katalog im Einkauf?
Die Funktionsweise des Punch-Out-Katalogs lässt sich in zwei Teilbereiche gliedern: seine Verwendung und seine Verwaltung.
Die Verwendung des Punch-Out-Katalogs
Der sogenannte „Punch-Out“-Katalog, ein elektronischer Katalog, ist über eine Schnittstelle zwischen der Beschaffungslösung der Unternehmen und der Website der Lieferanten zugänglich.
Von dieser ergonomischen und individuell anpassbaren Schnittstelle aus greifen Unternehmen auf das mit ihren Lieferanten ausgehandelte Angebot zu. Sie wählen ihre Produkte aus und speichern sie in einem „Warenkorb“, der automatisch in Form einer „Bestellanforderung“ in ihre E-Procurement-Lösung zurückgeführt wird.
Dieser Vorgang durchläuft den vordefinierten Validierungskreislauf und wird dann zu einer Bestellung, die direkt an die Lieferanten gesendet wird.
Die Verwaltung des Punch-Out-Katalogs
Da der Katalog mit den Informationssystemen der Lieferanten verknüpft ist, übernehmen diese:
die Erstellung des Katalogs,
die Veröffentlichung unter Beachtung der Standardklassifizierung und der spezifischen Klassifizierung des Unternehmens,
die Aktualisierung der Informationen,
die Berichterstattung über den Verbrauch und die Preisentwicklung.
Welche 6 Vorteile bietet der Punch-Out-Katalog?
Ebenso wie das E-Procurement ermöglicht der Punch-Out-Katalog die Zentralisierung und Automatisierung der Interaktionen zwischen Nutzern, Einkäufern und Lieferanten und damit im weiteren Sinne die Optimierung des Prozesses der Produktsuche. Im Einzelnen sind 6 Hauptvorteile zu nennen.
1. Einsparungen erzielen
Die Kosten für eine Standardtransaktion werden auf durchschnittlich 95 € geschätzt, die Kosten für eine Bestellung, die über einen elektronischen Katalog, wie einen Punch-Out-Katalog, getätigt wird, auf ca. 65 € (Quelle: APECA). Diese Ersparnis von 30 € erklärt sich durch die Automatisierung des Prozesses und die geringeren Arbeitskosten. Wenn man diese Einsparungen auf jede einzelne Bestellung anwendet, ergibt sich für die Unternehmen ein beträchtliches finanzielles Gewinnpotenzial.
Aber das ist noch nicht alles: Durch eine weitere Digitalisierung der Transaktionen (mit Bestellung und Rechnungsstellung) können Einsparungen von über 70 € pro Vorgang erzielt werden!
2. Wartung und Berichterstattung delegieren
Mit dem Punch-Out-Katalog sind die Lieferanten für die Veröffentlichung und Aktualisierung der im Katalog enthaltenen Informationen unter Einhaltung der Vertragsbedingungen verantwortlich. Dadurch werden die Einkaufsteams von geringwertigeren und zeitraubenden Aufgaben entlastet.
Die Lieferanten können auch ein genaues Berichtssystem einrichten und so den Unternehmen eine bessere Kontrolle über ihre Einkäufe bieten, wie dies z.B. bei der Savin'side®-Methode der Fall ist.
3. Zugang zu genauen Informationen erhalten
Da der Punch-Out-Katalog mit dem Informationssystem der Lieferanten verbunden ist, stehen sehr viele detaillierte Daten zur Verfügung (Verfügbarkeit, Rabatte, Versandkosten usw.). Das Fehlerrisiko sinkt, da der Aktualisierungsprozess kein menschliches Eingreifen mehr erfordert.
4. Ausgaben besser verwalten
Durch die Einführung des Punch-Out-Katalogs im Einkauf erhalten die Unternehmen systematisch Vorzugspreise für die ausgehandelten Produkte. Die Beschaffung wird durch eine einzige Lösung vereinfacht und zentralisiert, sodass sie ihre Ausgaben besser verwalten kann.
5. Die Nutzererfahrung optimieren
Der Punch-Out-Katalog bietet eine ausgezeichnete Benutzererfahrung, da die Schnittstellen auf den E-Commerce-Websites basieren: automatische Anmeldung, optimierte Suchmaschine, dynamische Produktvorschläge, Favoritenlisten, Erinnerung an frühere Bestellungen usw. Die Navigation ist flüssig und intuitiv, genau wie auf Ihren bevorzugten B2C-Websites!
6. Die Produktivität erhöhen
Die große Mehrheit der Aufgaben ist entweder automatisiert oder wird von den Lieferanten erledigt. Die internen Einkaufsteams gewinnen dadurch an Produktivität und können sich auf Aufgaben mit höherem Mehrwert konzentrieren.
Punch-Out-Katalog oder gehosteter Katalog?
Es gibt verschiedene Arten von elektronischen Katalogen. In der Welt des E-Procurements herrschen zwei Modelle mit klar definierten Merkmalen vor.
Der sogenannte „dynamische“ Punch-Out-Katalog
Wie bereits erläutert, ist der Punch-Out-Katalog eine Schnittstelle zwischen der Einkaufslösung des Unternehmens und dem Webshop des Lieferanten. Da es sich um einen dynamischen Katalog handelt, werden die Informationen in Echtzeit aktualisiert (Bestandsmengen, Lieferzeiten, technische und Transaktionsdokumente, neue Waren, Sortimentserweiterungen, Ersatzprodukte usw.). Der Lieferant kümmert sich um alles im Zusammenhang mit der Lösung (Veröffentlichung, Aktualisierung, Berichterstattung usw.).
Der sogenannte „statische“ gehostete Katalog
Der gehostete Katalog ist ein CSV-Dokument (Comma-Separated Values, dt. durch Komma getrennte Werte, ist eine Computerdatei im Stil einer Tabellenkalkulation), das vom Lieferanten gesendet und im Einkaufssystem des Unternehmens oder seines Dienstleisters (Marktplätze) archiviert wird. Da es sich um einen statischen Katalog handelt, muss sich das Unternehmen um die Kontrolle der Berichterstattung und die Aktualisierung der Daten kümmern.
Der Punch-Out-Katalog eignet sich für das Beschaffungsmanagement der Kategorie C. Der gehostete Katalog ist eher für strategische Artikel geeignet, die sich durch ein weniger breites, dafür aber wiederkehrendes Angebot auszeichnen. Diese Art von Datenträger erfordert eine gewisse Stabilität in Bezug auf die Produkte und ihre Preise.
