Intelligente Prozessautomatisierung (Intelligent Process Automation) bezeichnet eine neue Generation von Tools, die auf kognitiven Technologien basieren, welche sich aus der Künstlichen Intelligenz entwickelt haben und es ermöglichen, komplexe Prozesse zu automatisieren. Diese neue Technologie wird in Unternehmen zunehmend eingesetzt, um die Effizienz und Produktivität zu steigern und gleichzeitig die Kosten zu senken.
Die Definition von intelligenter Automatisierung
Die Unternehmensberatung McKinsey definiert intelligente Prozessautomatisierung (IPA) als „ein aufstrebendes Set neuer Technologien, das grundlegende Prozessneugestaltung mit robotergesteuerter Prozessautomatisierung und maschinellem Lernen kombiniert. Es handelt sich um eine Reihe von Verbesserungen der Geschäftsprozesse und Tools der nächsten Generation, die Wissensarbeitern helfen, indem sie sich wiederholende, reproduzierbare und routinemäßige Aufgaben abschaffen. Sie kann außerdem die Customer Journey spürbar verbessern, indem sie die Interaktionen vereinfacht und die Prozesse beschleunigt.“
Die intelligente Prozessautomatisierung, auch kognitive Automatisierung genannt, stützt sich auf die Technologien der robotergestützten Prozessautomatisierung (Robotic Process Automation) und auf die verschiedenen Zweige der Künstlichen Intelligenz oder KI (Machine Learning, Deep Learning, erweiterte Analyse, Verarbeitung natürlicher Sprache usw.).
Durch die Kombination dieser Schlüsseltechnologien können autonome Systeme geschaffen werden, die Daten analysieren, Entscheidungen treffen und mit ihrer Umgebung interagieren können. Sie können auf allen Ebenen der Organisation angewendet werden, von der Lagerverwaltung bis zur Kundenbeziehung.
Es geht also darum, nicht alltägliche Aufgaben zu automatisieren, welche ein gewisses Maß an Überlegung erfordern. Intelligente Automatisierung kann bei einer Vielzahl von Prozessen im Unternehmen ansetzen:
Aggregation und/oder Rückerfassung von Daten
Verwaltung von Datenströmen nach analytischen Regeln
Erstellen und Versenden von Mitteilungen
Aktualisierung von Informationen aus mehreren Systemen
Leistungsanalyse
usw.
Intelligente Automatisierung jenseits von RPA
Während die robotergestützte Prozessautomatisierung bereits ein fester Bestandteil der digitalen Transformation von Unternehmen ist, steckt die intelligente Automatisierung noch in den Kinderschuhen. Und dennoch vermag es diese Technologie, das Beste aus beiden Welten RPA und KI, also Denken und Handeln, zu vereinen und damit noch einen Schritt weiter zu gehen, um die Effizienz und Leistung des gesamten Unternehmens zu steigern.
Robotic Process Automation (RPA) bedeutet definitionsgemäß, Roboter zur Automatisierung und Optimierung von sich wiederholenden, zeitraubenden, sogenannten „Routineaufgaben“, einzusetzen, welche auf Computersoftware ausgeführt werden. Diese Tools benötigen strukturierte Daten und standardisierte Regeln, können aber keine Ausnahmen verarbeiten.
Intelligente Automatisierungslösungen hingegen sind in der Lage, sowohl halbstrukturierte Daten (Bestellungen, Rechnungen usw.) als auch unstrukturierte Daten (Sprachnachrichten, E-Mails usw.) zu verarbeiten und dabei durch Beobachtung des Menschen zu lernen. So kann eine intelligente Automatisierungslösung die von Menschen ausgeführten Aufgaben nicht nur nachahmen, sondern vor allem lernen, sie noch besser zu erledigen.
Dadurch können komplexere Prozesse bis hin zu außergewöhnlichen Aufgaben, die Intuition, Urteilsvermögen oder auch Kreativität erfordern, automatisiert und verbessert werden. Einige Softwareroboter können vollständig durch Selbstlernen gesteuert werden und erweiterte prädiktive Analysen durchführen oder beispielsweise Funktionen zur Entscheidungsfindung integrieren.
Konkrete Fallbeispiele für intelligente Automatisierung
Um zu verstehen, wie die Rolle der intelligenten Prozessautomatisierung aussehen kann, sind verschiedene Fallbeispiele denkbar, die in den Beschaffungsabteilungen Realität werden könnten.
Das Anfragemanagement
Beispielsweise kann ein Chatbot, basierend auf den ChatGPT-Technologien der Firma Open AI, nicht nur einem festgelegten Prozess folgen, sondern auch die Bedeutung der Fragen analysieren und/oder dem Gesprächspartner ein Gefühl (Zufriedenheit, Ärger usw.) zuordnen, um eine noch relevantere Antwort zu geben und Sonderfälle an einen Menschen weiterleiten. Ein solches Tool kann sich als nützlich erweisen, um Lieferanten über den Zahlungsstatus von Rechnungen zu informieren oder Klarheit bei Anfragen zu Informationen, Angeboten oder Preisen zu schaffen (RFI (Request for Information: Informationsanfrage), RFQ (Request for Quotation: Angebotsanfrage) oder RFP (Request for Proposal: Ausschreibung).
Das Dokumentenmanagement
Ein Roboter kann eingehende Dokumente nach einem festgelegten Verfahren klassifizieren, aber auch das menschliche Verhalten beobachten und daraus weitere spezifische Regeln ableiten. Beispielsweise werden die von bestimmten Ansprechpartnern gesendeten Dateien automatisch auf einem gemeinsamen Server abgelegt und bestimmte Elemente (Bankverbindung, Bestellscheine usw.) werden innerhalb eines Dokuments isoliert und getrennt bearbeitet.
Das Management der Jahresendrabatte
Die IPA kann die Einkäufer beim Management der Jahresendrabatte ihrer Lieferanten unterstützen. Die intelligente Automatisierungslösung kann die Ausgaben analysieren, die Lieferanten identifizieren, für die dieser Rabatt gilt, den Nachlass anwenden und die Bearbeitung nachverfolgen. Dies bedeutet eine erhebliche Zeitersparnis von mehreren Stunden pro Lieferant.
Das Risikomanagement
Intelligente Automatisierungslösungen lassen sich auch in die vorausschauende Überwachung des Lieferantenrisikos integrieren. Sie können erste Warnsignale erkennen und proaktiv die entsprechenden Maßnahmen im Unternehmen einleiten.
Diese Beispiele können sich auch auf die Bearbeitung von Rechnungen, Vertragsabschlüsse, Verhandlungen, Ausschreibungen, Lieferantenmanagement usw. erstrecken. Die Möglichkeiten sind äußerst vielfältig und die Vorteile für Unternehmen zahlreich.
Die Vorteile der intelligenten Automatisierung
Zunächst stellt die intelligente Prozessautomatisierung einen gewaltigen Hebel für Einsparungen dar. Diese Lösungen funktionieren nicht nur rund um die Uhr, sondern ermöglichen auch ein präzises und effizientes Aufgabenmanagement. So können Unternehmen ihre Arbeitskosten senken, ihre Produktivität steigern, menschliche Fehler reduzieren und die Prozesse beschleunigen.
Laut McKinsey haben branchenweit Unternehmen, die mit einer intelligenten Automatisierungslösung experimentiert haben, beeindruckende Ergebnisse erzielt:
Automatisierung von 50 bis 70% der Aufgaben;
Effizienzsteigerungen von 20 bis 35% bei den jährlichen Betriebskosten;
Verkürzung der Bearbeitungszeit um 50 bis 60%;
Investitionsrendite in häufig dreistelliger Höhe.
Diese Technologie entlastet die Teams auch bei sich wiederholenden Aufgaben mit geringerer Wertschöpfung. Sie können sich künftig auf interessantere Aufgaben konzentrieren, die einen echten Denkprozess und/oder ein gewisses Maß an Kreativität erfordern, wie z.B. die Pflege von Lieferantenbeziehungen, die Betreuung interner Kunden, der Aufbau der Unternehmensstrategie, die digitale Transformation usw. Dies trägt zur Verbesserung ihrer täglichen Arbeit bei und fördert ihre Entfaltung im Unternehmen.
Schließlich unterstützt die intelligente Prozessautomatisierung die Einkäufer bei der Durchführung spezifischer Aufgaben und bei der Verbesserung der Arbeitsmethoden mit einem echten Mehrwert. Sie ist eine wertvolle Ressource für Unternehmen, die es ihnen letztendlich ermöglichen wird, ihre digitale Transformation zu beschleunigen und damit an Wettbewerbsfähigkeit und Agilität zu gewinnen.
Laden Sie unser Whitepaper „Long Tail Ausgaben: Digitalisieren Sie Ihre Transaktionen“ herunter.
