Im Zeitalter der digitalen Revolution sind alle Unternehmen, ob privat oder öffentlich, und alle Berufe vom Aufschwung der technologischen Innovationen betroffen. Jeder muss seine Prozesse überdenken, seine Kultur anpassen und Informationen in großem Maßstab integrieren, zumal diese drei Aspekte über die Wettbewerbsfähigkeit und den Fortbestand von Organisationen entscheiden. In diesem Zusammenhang bildet die Einkaufsabteilung keine Ausnahme. Da sich die Werkzeuge mit einer phänomenalen Geschwindigkeit entwickeln, besteht die Herausforderung darin, in diesem Wettlauf um den technologischen Fortschritt den Durchblick zu behalten. Im Bereich des Einkaufs stechen heute sechs neue Technologien hervor.
Technologische Innovation im Dienste neuer Herausforderungen
Innerhalb der Unternehmen haben sich die Investitionen in Technologie im Laufe der Jahre erheblich verändert, und zwar über die Forschungs- und Entwicklungsabteilungen hinaus. In den Einkaufsabteilungen sind die jährlichen Investitionsprognosen in den vergangenen zwei Jahren um 30% gestiegen. Dennoch sind die Verantwortlichen dabei, ihre digitale Roadmap zu überarbeiten, um diese an die aktuelle wirtschaftliche Lage anzupassen, die von Inflation und Versorgungsengpässen geprägt ist.
Für die Entscheidungsträger im Einkauf muss die digitale Transformation zu folgenden Punkten beitragen:
Effizienz und Einfachheit der Prozesse
Transparenz und Nachvollziehbarkeit der Prozesse
Senkung der Kosten
Risiko- und Krisenmanagement
Einhaltung der Vorschriften
Die Unternehmen sind somit auf der Suche nach Leistung und Sicherheit. Sie geben jegliches Experimentieren auf und konzentrieren sich stattdessen auf bewährte Lösungen, die einen echten Mehrwert darstellen und bereits mehrfach erprobt wurden.
Parallel dazu planen sie auch, die Anzahl der einzusetzenden Technologien zu rationalisieren. Aus der neuesten Studie von PwC über die Digitalisierung des Einkaufs geht hervor, dass die Unternehmen noch im Jahr 2019 durchschnittlich 3,6 Technologien einplanten, im Jahr 2022 hingegen nur noch 2,2. Der Trend geht also zu einer sorgfältigen Auswahl der Werkzeuge, die ihnen helfen, diese kritische Phase zu überwinden.
Sechs wichtige Technologien, die den Unterschied ausmachen
Wenngleich die Einkaufsfunktion eine Zeit lang hinter dieser technologischen Entwicklung zurückblieb, hat sie es geschafft, ihre digitale Transformation einzuleiten. In diesem angespannten Umfeld kristallisiert sich heraus, dass es bei der Attraktivität dieser neuen Technologien vor allem um eines geht: die Steigerung der Wettbewerbsfähigkeit.
1. Die Lösungen Source-to-Pay (und Procure-to-Pay)
Source-to-Pay-Lösungen (S2C) sind für die Einkaufsabteilungen zu einem Muss geworden, ebenso wie Procure-to-Pay-Lösungen (P2P). Und das aus gutem Grund! Ebenfalls laut der PwC-Studie sind 9 von 10 Unternehmen mit mindestens einer dieser Technologien ausgestattet, wenn nicht sogar mit beiden. Diese Tools ermöglichen vor allem die Digitalisierung, Automatisierung und Optimierung der Einkaufsprozesse, von der Beschaffung bis zur Bezahlung (Source-to-Pay) oder von der Produktsuche bis zur Bezahlung (Procure-to-Pay). Neben dieser enormen Effizienzsteigerung dienen sie auch der Datenkonsolidierung sowie der Verbesserung der Transparenz und Kontrolle über die Ausgaben.
2. Die Analyse der Daten
Die Digitalisierung der Beschaffungsprozesse führt natürlich dazu, dass die Einkaufsabteilungen eine weitere Technologie nutzen: die Datenanalyse (Data Analytics). Sie ermöglicht es den Einkäufern, Erkenntnisse zu gewinnen und ihre Entscheidungsfindung sowohl auf operativer als auch auf strategischer Ebene auszurichten.
PwC weist außerdem darauf hin, dass 82% der Unternehmen, die bei der Digitalisierung ihrer Beschaffungsprozesse besonders weit fortgeschritten sind, der Meinung sind, dass sie aus ihren Beschaffungsdaten Wertschöpfung erzielen. Langfristig sollten sie sich auch mit Predictive Analytics (Vorausschauender Analyse) vertraut machen, um zukünftige Trends zu erkennen.
3. Robotik (und insbesondere RPA)
Robotergesteuerte Prozessautomatisierung (Robotic Process Automation = RPA) spielt eine Schlüsselrolle bei der digitalen Transformation der Einkaufsfunktion. Durch diese Innovation können Unternehmen vorprogrammierte Aktionen ausführen, die nach klar definierten Arbitrage-Regeln ablaufen.
Das kann beispielsweise das Abrufen, Senden oder sogar das Eingeben von Daten sein. Ziel ist es, die Einkaufs- und Finanzteams von manuellen und zeitraubenden Aufgaben zu entlasten, damit sie sich auf Aufgaben mit höherem Mehrwert konzentrieren können.
Wichtig ist auch, dass diese Art von Technologie in nur wenigen Wochen und mit geringen Implementierungskosten eingeführt werden kann.
4. Künstliche Intelligenz (KI)
In Verbindung mit Big Data ist die Entwicklung künstlicher Intelligenz in vollem Gange und die Anwendungsmöglichkeiten in der Welt des Einkaufs zeichnen sich immer deutlicher ab. Hinter dieser Technologie verbirgt sich eine ganze Reihe von Techniken, Prozessen und Anwendungen mit dem Ziel, Aufgaben auf „intelligente“ Weise zu erledigen.
Das Europäische Parlament bezeichnet diese Innovation als „eine Maschine, [die in der Lage ist], menschliche Verhaltensweisen wie Denken, Planen und Kreativität nachzuahmen“. In diesem Sinne sind die Anwendungen vielfältig: Vertragsmanagement, Lieferantenrisikomanagement, Leistungssteuerung usw.
5. Das Process Mining
Process Mining ist in der Einkaufsabteilung relativ unbekannt, dabei ist es in diesem Bereich sehr nützlich. Diese Innovation ermöglicht es, anhand von Daten aus den verschiedenen Systemen eines Unternehmens die Geschäftsprozesse zu analysieren, um sie besser zu verstehen und letztendlich potenzielle Optimierungen (Fristen, Ineffizienzen usw.) zu identifizieren. Dies hilft den Einkaufsabteilungen, die Gesamtproduktivität zu steigern und sogenannte spontane Einkäufe zu reduzieren, indem sie die Grundursachen für mögliche Fehlfunktionen erforschen.
6. Die Blockchain
Obwohl die Blockchain wertschöpfend ist, haben die Entscheidungsträger im Einkauf noch keine klare Vorstellung von den Anwendungsmöglichkeiten. Daher nutzen nur wenige Unternehmen diese Innovation, aber ihre Zahl bleibt über die Jahre hinweg stabil.
Dabei hat diese ein gewaltiges Potenzial, wie Robert Greifeld betonte, als er noch Vorsitzender der Nasdaq war: „[Die Blockchain] ist die größte Chance, die wir uns für das nächste Jahrzehnt vorstellen können.“ Denn diese Technologie ermöglicht es, Informationen auf einfache, transparente und sichere Weise zu speichern und weiterzuleiten. Die Einkaufs- und Beschaffungsabteilungen könnten so die Rückverfolgbarkeit verbessern und die Prozesse beschleunigen.
Durch den technologischen Fortschritt haben die Einkaufsabteilungen also ein klar erklärtes Ziel: ihre Leistung zu steigern, um zum Wachstum ihres Unternehmens beizutragen. Unabhängig von der technologischen Innovation (Source-to-Pay, Data Analytics, robotergestützte Prozessautomatisierung usw.) geht es um den Grundgedanken, Zeit und Ressourcen zu sparen.
Damit die digitale Transformation erfolgreich gelingt, ist zu bedenken, dass die Einkaufsfunktion in Etappen funktionieren sollte, beginnend mit einer Bestandsaufnahme der aktuellen Situation, wobei die Haupthindernisse für die Implementierung jeder Technologie (Datenqualität, mangelnde Integration usw.) nicht außer Acht gelassen werden dürfen. Auf der Grundlage einer solchen Kartierung können sie ihre Roadmap sowie ihre technologischen Prioritäten festlegen.
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