Die Integration von disruptiven Beschaffungstools in E-Procurement-Plattformen ist entscheidend, um mit den erhöhten Leistungsanforderungen an die Mitarbeiter Schritt zu halten. Deshalb ist es wichtig, mehr über die Möglichkeiten zu erfahren, die eine neue Generation von Beschaffungstools bietet.
Die Feinheiten der Datenverarbeitung und die Optimierung der Lieferantenbeziehung bilden das Bindeglied zwischen diesen Instrumenten. Sie bieten der Einkaufsfunktion zusätzliche Flexibilität und Intelligenz bei der Steuerung von Projekten.
Innerhalb dieser neuen Generation vielversprechender Beschaffungstools sind drei Typologien besonders interessant, um die Fähigkeiten der Einkaufsleitung zu stärken: SRM-Software (Supplier Relationship Management), Tools zur Ausgabenanalyse und Module zur Leistungsbewertung.
Beschaffungstool Nr. 1: eine SRM-Software für einen 360°-Blick
Eine Anwendung für das Lieferantenbeziehungsmanagement (oder SRM für Supplier Relationship Management) ist ein Beschaffungstool, das den Teams einen Überblick über alle Vorgänge verschafft, an denen Lieferanten beteiligt sind:
Steuerung von Ausschreibungen
Suchmaschinenoptimierung
Dokumentenmanagement
Monitoring und Evaluierung
Risikomanagement
Dieses umfassende Screening von Daten und die damit verbundenen Dashboards erhöhen die Reaktionsfähigkeit der Unternehmen in Bezug auf die Herausforderungen der Lieferantenbeziehungen. Diese innovative Software zur Organisation von Konten und Kontakten mit Echtzeitzugriff vereinfacht den Verkaufsprozess erheblich. Das Unternehmen kann dann:
schwache Signale einer wirtschaftlichen Verschlechterung oder einer Qualitätsabweichung erkennen
Innovationen möglichst frühzeitig erkennen und verfolgen
sicherstellen, dass bei der Ausführung von Verträgen die Vorschriften eingehalten werden.
Das SRM-Beschaffungstool hat somit strategische Bedeutung für Unternehmen und E-Procurement. Eine Anwendung für das Supplier Relationship Management verbessert ihre Fähigkeit, eine hohe Kundenzufriedenheit aufrechtzuerhalten und sich an veränderte Nutzungsgewohnheiten anzupassen. Dieses Instrument gehört zu den Beschaffungstools der nächsten Generation, die für eine höhere Rentabilität und ein erfolgreiches Kundenerlebnis sorgen.
Einkaufstool Nr. 2: ein Spend-Analysis-Tool für eine bessere Ausgabenkontrolle
Die Streuung von Daten ist ein immer wiederkehrendes Problem in Einkaufsabteilungen. Die schwache Strukturierung von Daten ist in der Tat ein Hindernis für die Kostenanalyse und damit für die Feinabstimmung von Entscheidungen. Wie sammelt man Zahlenmaterial über Ausgaben und analysiert es? Die Antwort liegt in der Verwendung einer speziellen Verwaltungssoftware.
Ein Spend-Analysis-Beschaffungstool ist darauf ausgerichtet, 100% der Ausgabendaten in einem zentralen Datenpool zu sammeln und zu archivieren. Es liefert alle notwendigen Daten, um die getätigten Einkäufe zu verfolgen. So kann ein Mitarbeiter der Einkaufsabteilung die Ausgaben des Unternehmens und deren Entwicklung genau überwachen. Dieses Tool zur Kostenverfolgung trägt direkt zur Entwicklung des Beschaffungsmarketings bei.
Der zweite Nutzen dieser Beschaffungstool-Suite ist die Informationsverarbeitung. Denn diese Tools der nächsten Generation setzen künstliche Intelligenz ein, um die mit den Ausgaben verbundenen Daten zu bereinigen und anzureichern. So erhalten die Einkaufsteams eine bessere Entscheidungshilfe für alle Ausgabenkategorien und Lieferantentypologien.
Mit dieser Software zur Datensicherung und -verarbeitung haben sie Zugang zu wichtigen Informationen, die sie für eine wirkungsvolle Beschaffungsstrategie benötigen. Der Einkaufsleiter kann sich beispielsweise auf diese Analyse stützen, um Lösungen zur Senkung der Ausgaben im Unternehmen vorzuschlagen.
Einkaufstool Nr. 3: ein Performance-Management-Modul zur Bewertung der erzielten Einsparungen
Die Einkaufsleitung hat der Bewertung ihrer verschiedenen Maßnahmen nicht immer Priorität eingeräumt. Dennoch ist es von entscheidender Bedeutung, die vom Unternehmen entwickelten Strategien im Auge zu behalten, um zu verstehen, welche davon funktioniert haben und welche nicht genügend Gewinn abgeworfen haben.
Ein Modul zur Leistungsbewertung ist ein Beschaffungstool der nächsten Generation, welches die Ergebnisse in den Vordergrund stellt und den Nutzen der Einkaufsfunktion etwas besser zeigt. Dieses Instrument zur Leistungsbewertung bietet eine neue Sicht auf die Wirksamkeit einer Strategie und ermöglicht so, diese bei Bedarf neu auszurichten. Wenn die durchgeführten Maßnahmen erfolgreich waren, empfiehlt es sich, die Gründe für den Erfolg hervorzuheben.
Die Bewertung der Ergebnisse, die aus einer erfolgreichen Führung der Lieferantenbeziehungen resultieren, bringt drei Vorteile:
Anerkennung der Arbeit der Einkaufsteams
Nachvollziehen der Einsparungen für jeden Artikel im Zeitverlauf
Zusammenhang zwischen Verbesserungen der Kundenzufriedenheit und Einkaufsentscheidungen, mit denen sie in Verbindung gebracht werden können
Ein Beschaffungstool für das Performance Management dokumentiert mit bisher unerreichter Genauigkeit die tatsächlichen Vorteile der Vereinbarungen mit den Lieferanten. Die Teams erhalten dann ein systematisches Feedback über die Auswirkungen ihrer Strategie. Diese Lösung bietet mehr Spielraum beim Aushandeln später ausgearbeiteter Vereinbarungen.
Die Einkaufsfunktion nimmt Kurs auf die Digitalisierung
Natürlich gibt es noch viele weitere Beschaffungstools der nächsten Generation, die den Alltag und die Leistung von Einkaufsteams verbessern können. Entscheidend ist, zu wissen, dass es sie gibt, und die für den Unternehmenskontext am besten geeigneten zu identifizieren.
Die Digitalisierung des Einkaufs entwickelt sich im gleichen Maße weiter, wie sich die Gewohnheiten und Erwartungen der Kunden des Unternehmens verändern. Die Einkaufsfunktion muss daher ebenso sorgfältig Ausschau halten nach:
Innovationen bei den Lieferanten des Unternehmens
Disruption bei den Anbietern von Beschaffungssoftwarelösungen
Die Zukunft der Einkaufsfunktion hängt natürlich nicht nur von den Instrumenten ab, selbst wenn sie der nächsten Generation angehören. So gehören ein optimiertes Management der Lieferantenbeziehungen, die Bevorzugung von Made in Europe oder auch die zunehmende Berücksichtigung von CSR-Kriterien zu den aktuellen Grundtrends bei der Einkaufsfunktion.
