In der Geschäftswelt werden fälschlicherweise mehrere Begriffe verwendet, um Long-Tail-Einkäufe zu beschreiben: Einkauf der C-Kategorie, indirekte Einkäufe, ungeregelter Einkauf usw. Obwohl jede Terminologie einer bestimmten Logik folgt und ein bestimmtes Einkaufssegment bezeichnet, haben diese verschiedenen Einkaufssegmente auch gemeinsame Merkmale und Probleme.
Die große Familie der Long-Tail-Käufe
Man findet die sogenannten „Long Tail“-Käufe unter verschiedenen Bezeichnungen, die von der Kultur, aber auch von der Branche des jeweiligen Unternehmens abhängen: indirekte und nicht produktionsbezogene Einkäufe, Einkäufe der Kategorie C, unkritische Einkäufe, Engpassartikel oder auch ungeregelte Einkäufe. Dennoch hat jede Terminologie sehr wohl ihre eigene Definition.
Indirekte Einkäufe
Per Definition sind indirekte Einkäufe Produkte und/oder Dienstleistungen, die Unternehmen für ihren Betrieb benötigen, die aber nicht zu ihrem Kerngeschäft gehören, d.h. zu den Gütern, die an Endkunden verkauft werden.
In der Industrie werden indirekte Einkäufe auch als „Nicht-Produktionseinkäufe“ bezeichnet. Meistens verwenden die Einkaufsabteilungen diese Begriffe, um ihre Teams intern zu strukturieren (z.B. direkte und indirekte Einkäufe oder Einkäufe in der Produktion und außerhalb der Produktion).
Die C-Artikel-Beschaffung
Die ABC-Analyse ist eine Klassifikationsmethode, die auf dem Pareto-Gesetz (auch 80/20-Gesetz genannt) beruht. Diese statistische Regel besagt, dass etwa 80% des Gesamtwerts durch 20% der wichtigsten Posten erzielt werden. Angewandt auf den Einkauf zielt diese Methode darauf ab, die eingekauften Produkte und/oder Dienstleistungen nach den von den Unternehmen getätigten Ausgaben und den abgedeckten Einkaufssegmenten zu priorisieren.
In dieser Konstellation lassen sich drei Einkaufskategorien unterscheiden:
Einkäufe der Kategorie A machen 80% der Gesamtausgaben der Unternehmen und 20% aller Einkaufskategorien aus;
Einkäufe der Kategorie B machen 15% der Unternehmensausgaben und 30% der Einkaufskategorien aus;
Einkäufe der Kategorie C machen 5% der Unternehmensausgaben und 50% der Einkaufskategorien aus.
Dieser Ansatz unterstreicht, wie wichtig es ist, seine Strategie anzupassen und seine Optimierungspläne zu priorisieren, um die höchste Rendite zu erzielen.
Unkritische Artikel und Engpassartikel
Die Kraljic-Matrixist eine Methode zur Klassifizierung und Analyse des Einkaufsportfolios, mit der die Einkaufsstrategie von Unternehmen ausgerichtet werden soll. Dabei wird die strategische Bedeutung des Einkaufs mit der Komplexität des Lieferantenmarktes verknüpft. Dadurch können vier Hauptkategorien von Einkäufen bzw. Artikeln identifiziert werden: strategische Einkäufe, Artikel mit Hebelwirkung, unkritische und Engpassartikel.
In dieser Übersicht gibt es zwei Kategorien mit moderaten finanziellen und geschäftlichen Auswirkungen, die für Longtail-Käufe typisch sind:
Unkritische Einkäufe haben eine geringe finanzielle und geschäftliche Auswirkungen und weisen eine geringe Komplexität des Marktes auf.
Engpassartikel zeichnen sich durch einen hohen Grad an Komplexität des Lieferantenmarktes aus und beinhalten somit ein gewisses Beschaffungsrisiko.
Ihr Hauptziel ist es, das strategische Gewicht der verschiedenen Einkaufsfamilien sowohl intern als auch extern zu ermitteln, um die Beschaffungsstrategie anzupassen.
Ungeregelte Einkäufe
Ungeregelte Käufe, auch als „Spot-“ oder „Ad-hoc-Käufe“ bezeichnet, sind alle Käufe, die außerhalb von Prozessen getätigt werden, welche durch die Beschaffungspolitik definiert sind. Dazu gehören Einkäufe bei nicht gelisteten Lieferanten, über nicht genehmigte Kanäle oder zu nicht ausgehandelten Preisen. Ihren Namen verdanken sie ihrer völlig unstrukturierten Verwaltung. Sehr oft werden diese Einkäufe unter Zeitdruck getätigt und entziehen sich der Kontrolle der Einkaufsabteilungen. Da sie mit erheblichen verdeckten Kosten verbunden sind, halten es mehr als drei Viertel der Unternehmen für vorrangig, die ungeregelten Einkäufe zu reduzieren (Basware & The Hackett Group, Perception vs Reality: A Report on Maverick Spend, 2018).
Es ist klar, dass diese verschiedenen Beschaffungsarten nicht genau denselben Umfang haben. Sie alle stellen Unternehmen jedoch vor Herausforderungen im Bereich der Wettbewerbsfähigkeit .
Gemeinsame Herausforderungen für die Wettbewerbsfähigkeit
Weil diese Einkaufskategorien im Allgemeinen als nicht strategisch angesehen werden, ist ihr Management in den Unternehmen nur selten strukturiert. Darauf folgen zwei Phänomene, die der Einkaufsgemeinschaft wohlbekannt sind.
Mangelhafte Abläufe
Die Einkaufsabteilungen verfügen oft nicht über die erforderlichen Ressourcen, um die Verwaltung dieser Einkaufskategorien zu optimieren. Beispielsweise gibt es nicht immer einen Verantwortlichen für den indirekten Einkauf. Dies führt oft zu ineffizienten Abläufen. So haben einige Organisationen die papierlose Abwicklung von Transaktionen noch nicht eingeführt, obwohl dies zahlreiche Vorteile mit sich bringt. In der Tat hat das Versagen dieser Prozesse nicht nur erhebliche wirtschaftliche, sondern auch ökologische und soziale Auswirkungen.
Langfristig besteht das Risiko, dass diese Prozesse so komplex, zeitaufwendig und veraltet werden, dass sich die internen Kunden nach Alternativen umsehen müssen. So nehmen ungeregelte Einkäufe zu und werden für die Einkaufsabteilungen zu einem echten Problem.
Die Vielzahl der Ströme
Diese Einkaufskategorien umfassen eine Vielzahl von Einkaufsfamilien und Referenzen. Unternehmen haben oft ein extrem großes Lieferantenportfolio sowie eine große Anzahl von Transaktionen und Lieferungen. Beispielsweise machen Einkäufe der Kategorie C nur 5% des Einkaufsbudgets aus, doch entfallen auf sie 60% des Auftragsvolumens, 75% der Anzahl der Lieferanten und 85% der Anzahl der Artikel.
Gibt es keine Rationalisierungsmaßnahmen, vervielfachen sich die Folgen dieser fehlerhaften Abläufe. Diese Phänomene haben einen erheblichen Einfluss auf die Leistung der Einkaufsabteilungen und allgemein auf die Leistung von Organisationen. Dies wirft insbesondere Fragen in Bezug auf die betriebliche Effizienz, die Kontrolle der Gesamtkosten der Beschaffung (TCO) und die soziale Verantwortung der Unternehmen (CSR) auf.
Was sind die Gesamtkosten der Beschaffung?
Die Gesamtkosten (engl. Total Cost of Ownership) bezeichnen die Gesamtkosten einer Ware oder Dienstleistung über ihren gesamten Lebenszyklus hinweg. Bei dieser Berechnungsmethode werden sowohl der Kaufpreis als auch die damit verbundenen Kosten berücksichtigt, z.B. für Wartung, Nutzung, Minderqualität oder auch die Rücknahme des Produkts.
Alle diese Einkaufskategorien sind keineswegs strategisch unbedeutend. Sie müssen als potenzielle Quellen der Wettbewerbsfähigkeit betrachtet werden. Deshalb sollte ihr Management mithilfe einer speziellen Methode optimiert werden, die auf die besonderen Herausforderungen von Long-Tail-Einkäufen eingeht. Ob Rohstoffe, Fuhrpark oder Büromöbel – ausnahmslos alle Einkaufskategorien müssen unter Kontrolle gebracht werden.
