Die Rahmenvereinbarung ist ein bekannter Optimierungshebel in der Beschaffung. Diese Art von B2B-Vertrag (Business-to-Business) steht für eine bessere Kontrolle über das Lieferantenportfolio, die Preisbedingungen und die ausgehandelten Dienstleistungen. Die Herausforderung eines Rahmenabkommens besteht darin, es richtig zu nutzen und zu begleiten, damit es seinen vollen Nutzen entfalten kann. Dies wird oft vernachlässigt, ist aber dennoch von entscheidender Bedeutung.
Was ist eine Rahmenvereinbarung?
Die Organisation für wirtschaftliche Zusammenarbeit und Entwicklung (OECD) bietet folgende Definition: „Eine Rahmenvereinbarung ist eine Vereinbarung mit einem oder mehreren Wirtschaftsteilnehmern über die Lieferung von Waren, Dienstleistungen und in bestimmten Fällen Bauleistungen, die zum Ziel hat, die Konditionen für die von einem oder mehreren öffentlichen Auftraggebern im Laufe eines bestimmten Zeitraums zu vergebenden Aufträge festzulegen, insbesondere in Bezug auf den Höchstpreis, die technischen Mindestspezifikationen und gegebenenfalls die voraussichtlichen Mengen .“
Da sich die Rahmenvereinbarung auf die zukünftige Lieferung von Waren und Dienstleistungen bezieht, unterscheidet sie sich von einem klassischen Vertrag, bei dem es um die tatsächliche Bestellung von Waren und Dienstleistungen geht. In diesem Sinne sieht die Rahmenvereinbarung somit die Merkmale der vertraglichen Beziehung zwischen den Parteien vor. Dies betrifft Preise, Nebenleistungen, Mengen oder auch Lieferzeiten, die oft nur allgemein beschrieben werden.
Unternehmen schließen häufig solche Lieferantenrahmenverträge für wiederkehrende Einkäufe von Produkten oder Dienstleistungen ab (IT-Ausrüstung, Büromöbel und -bedarf, Softwarelizenzen usw.). Und das aus gutem Grund: Dies hat mehrere Vorteile:
Durch die Rationalisierung des Einkaufs und das Aushandeln von Mengenrabatten erzielen Unternehmen Skalenerträge.
Durch die Zusammenlegung von Vertragsabschlüssen verringern die Einkaufsabteilungen den Verwaltungsaufwand aller Standorte, was wiederum wertvolle Zeit spart.
Die Einführung eines Vertrags mit den Referenzlieferanten bestätigt die Geschäftsbeziehung im Hinblick auf eine gegenseitige Entwicklung.
Die drei Schlüsselphasen der Rahmenvereinbarung
Es gibt allgemein drei Hauptschritte bei der Einführung eines solchen B2B-Vertrags.
1. Die Vorbereitung
Das Unternehmen beginnt mit der Analyse seines Bedarfs. Es prüft, was es braucht und legt den Umfang und die Kategorien der Waren oder Dienstleistungen fest, die durch den Vertrag abgedeckt werden sollen. Anschließend erstellt das Unternehmen eine Marktstudie. Dies ermöglicht es ihm unter anderem, die Spezifikationen anzupassen, aber auch den Markt besser zu verstehen.
Erst dann kann es seine Rahmenvereinbarung unter Berücksichtigung der technischen und funktionalen Anforderungen, der Vertragsbedingungen, der Eignungs- und Zuschlagskriterien usw. gestalten.
2. Die Ausschreibung und Vergabe
Für eine erfolgreiche Ausschreibung müssen die Lieferanten verpflichtet werden. Dies kann durch individuelle oder gebündelte Diskussionen geschehen, mit dem Ziel, die Kommentare und Ansichten der Lieferanten auf transparente und faire Weise zu sammeln.
Um den Wettbewerb anzuregen, ist es auch wichtig, darauf zu achten, dass Sie vorab eine Bekanntmachung veröffentlichen, geeignete Spezifikationen festlegen, Lose bilden und sich vor allem an den Marktgegebenheiten ausrichten.
3. Initiierung und Management des Lieferantenvertrags
Sobald die Rahmenvereinbarung von beiden Seiten unterzeichnet ist, muss sie umgesetzt werden. Das bedeutet, den Vertrag offiziell zu starten und dann alle Parteien, d.h. die internen Kunden, aber auch den/die Lieferanten, bei der erfolgreichen Umsetzung zu begleiten. Dies geschieht durch den Austausch von Informationen, die Messung der Zufriedenheit interner Kunden, die Bewertung der Leistung des Anbieters usw.
Die Implementierung als wichtigste Grundlage des Lieferantenvertrags
Dieser letzte Schritt in Bezug auf die Einführung des Rahmenabkommens ist die Voraussetzung für seinen Erfolg. Ohne diese Kooperationsbemühungen ist es möglich, dass die Rahmenvereinbarung bei den internen Kunden nicht auf Zustimmung stößt und daher nicht genutzt wird.
Wenn die Nutzer nicht angemessen über dieses neue Verfahren informiert werden, wenn sie den Nutzen eines solchen Lieferantenvertrags nicht verstanden haben oder wenn sie diese neuen Verfahren nicht für effizient halten, ist die Wahrscheinlichkeit groß, dass sie das Verfahren anfechten und umgehen.
In diesem Fall profitiert das Unternehmen nicht nur nicht von den Vorteilen, die es mit seinem Lieferanten ausgehandelt hat, sondern vor allem steigt der Anteil derEinkäufe im Alleingang deutlich an.
Ungeregelte Einkäufe - ein echtes Problem
Ungeregelte Einkäufe sind alle Einkäufe, die nicht die über die Beschaffungspolitik festgelegten Abläufe einhalten. Oft handelt es sich dabei um Güter, die dringend bestellt werden, um ein alltägliches Problem zu lösen. Diese Einkäufe sind über das ganze Unternehmen verstreut. Sie entziehen sich der Kontrolle der Einkaufsabteilungen. Da sie erhebliche versteckte Kosten beinhalten, bläht dies unweigerlich die Gesamtanschaffungskosten (Total Cost of Ownership) auf. Deshalb sehen mehr als ¾ der Unternehmen die Reduzierung dieser Einkaufstypologie, laut einer gemeinsamen Studie von Basware und The Hackett Group, als Priorität an.
Es ist daher zwingend notwendig, das Rahmenabkommen langfristig umzusetzen. Dies kann z.B. in Form eines Aktions- oder Einsatzplans geschehen. Unabhängig von der Art des Projekts handelt es sich um ein echtes Veränderungsmanagement.
Nach der Datenkonsolidierung muss das Einkaufsmanagement die internen Kunden bestmöglich bei der Einführung dieses Vertrags unterstützen. Diese konzentrieren sich dann darauf, einen maßgeschneiderten Aktionsplan zu entwickeln, Akzeptanz zu schaffen und den Wandel nachhaltig zu gestalten. Jedes Glied der Kette spielt dabei eine Schlüsselrolle. Während das Einkaufsmanagement die Strategie entwickelt, geben die Ambassadors die Informationen vor Ort weiter und der Lieferant übernimmt das operative Management.
Die Einkaufsleitung hat ein Interesse daran, dass ihre internen Kunden die in den Verträgen ausgehandelten Vertragsbedingungen voll ausschöpfen. Nur so kann sie sich an der Gesamtstrategie des Unternehmens orientieren, die Lieferantenbeziehungen stärken und Werte schaffen.
