Das Management der Lieferkette ist in Unternehmen hochgradig strategisch. Dies wirft nicht nur wirtschaftliche Fragen auf, sondern betrifft auch Aspekte, wie die Kundenzufriedenheit und das Markenimage. Mit einem effektiven Beschaffungsmanagement erfüllen Sie jederzeit die Nachfrage der Kunden und fördern gleichzeitig die Rentabilität und Nachhaltigkeit des Unternehmens. Deshalb ist es wichtig, dass sich die Einkaufs- und Logistikabteilungen darauf konzentrieren, die Kosten für das Beschaffungsmanagement zu berechnen und dann zu optimieren.
Beschaffungsmanagement: eine strategische Herausforderung
Wenn in einem Unternehmen von Beschaffung die Rede ist, bezieht sich dies auf den Einkauf von Waren für unterschiedliche Zwecke. Es kann sich dabei um Produkte handeln, die direkt für den Weiterverkauf bestimmt sind, um Materialien, die für die Herstellung von Endprodukten oder für Dienstleistungen benötigt werden, oder aber um Waren, die gelagert werden sollen.
Wie Graham Stevens, seinerzeit Senior Consultant bei der Beratungs- und Wirtschaftsprüfungsgesellschaft Peat Marwick McLintock (inzwischen umbenannt in KPMG), in seinem Artikel „Integrating the Supply Chain“ betonte: „Das Ziel des Lieferkettenmanagements ist es, die Kundenanforderungen mit dem Materialfluss von den Zulieferern zu synchronisieren, um ein Gleichgewicht zwischen dem herzustellen, was oft als widersprüchliche Ziele angesehen wird, nämlich hoher Kundenservice, geringe Lagerhaltung und niedrige Stückkosten.“Dieser Text wurde 1989 veröffentlicht und gilt noch heute als Referenz für die gegenwärtigen Einkaufs- und Logistikabteilungen.
Beim Lieferkettenmanagement geht es also darum, die verschiedenen logistischen Abläufe zu synchronisieren und die Ressourcen zu optimieren, und zwar auf möglichst effiziente Weise. In dieser Funktion umfasst das Beschaffungsmanagement fünf Hauptkomponenten:
Planung und Verwaltung der von den Kunden gestellten Anfragen
Sourcing, d.h. die Auswahl von Lieferanten und Dienstleistern, die alle Waren, Serviceleistungen und Leistungen umfasst, die ein Unternehmen kaufen kann
Herstellung, d.h. die Annahme von Materialien und/oder Gütern, die zur Herstellung der Endprodukte benötigt werden
Lieferung und Logistik, welche die Koordination der Bestellungen und anschließend die Planung der Lieferungen abdecken
Die Retouren, d.h. die Rücknahme von Produkten, die von Kunden aus verschiedenen Gründen zurückgeschickt wurden, durch das Unternehmen.
Wie berechnen Sie die Kosten für das Beschaffungsmanagement?
Um die Kosten des Beschaffungsmanagements zu berechnen, müssen Unternehmen drei Schlüsselelemente berücksichtigen, unabhängig davon, ob es sich um variable Kosten oder Anlagekosten handelt: die Kosten für die Auftragserteilung, die Kosten für den Besitz des Lagerbestands und die Kosten für eventuelle Engpässe.
Die Kosten der Auftragserteilung
Dieser Indikator umfasst alle Aufwendungen für die Auftragserteilung, d.h.:
administrative und logistische Betreuung
Transport
Empfang und Beförderung
Computerausrüstung und Software
Belastung der am Prozess beteiligten Mitarbeiter
usw.
Die Kosten für den Besitz des Lagerbestandes
Dieser Punkt deckt alle Kosten ab, die mit der Lagerhaltung verbunden sind, sowohl direkte als auch indirekte, einschließlich:
Versicherungen
Überwachung und Schutz
Anmietung und Instandhaltung von Räumlichkeiten
Abschreibung der Einrichtungen
Verwaltungskosten
Heizung
Material
usw.
Die Kosten für Engpässe
Zu den vorgenannten Kosten kommen natürlich noch die Kosten für mögliche Fehlbestände hinzu, wenn es zu Lieferverzögerungen oder Fehlern bei den Lieferprognosen kommt. Diese Kosten können den Verlust von Aufträgen, den Einsatz von Subunternehmern, nicht beschäftigte Arbeitskräfte usw. nach sich ziehen.
Wenn man die Kosten für die Auftragserteilung, die Kosten für den Besitz von Lagerbeständen und die Kosten für Engpässe über ein Jahr addiert, erhält das Unternehmen die jährlichen Kosten für das Beschaffungsmanagement. Es ist daher von entscheidender Bedeutung, diese Prozesse vollständig zu beherrschen, um sie anschließend optimieren zu können.
Wie optimieren Sie die Kosten für das Beschaffungsmanagement?
Nachdem sie eine solche Berechnung durchgeführt haben, können Unternehmen die Komponenten ihres Beschaffungsmanagements optimieren, sowohl in Bezug auf die Lager- als auch auf die Auftragsverwaltung. Die Logistikabteilungen können sich auf bewährte Vorgehensweisen und technologische Hilfsmittel stützen, um die Lagerverwaltung zu optimieren.
Die Voraussetzungen schaffen
Zuallererst müssen Unternehmen das optimale Modell für das Beschaffungsmanagement (Prognosemethode, Kanban-Methode, Just-in-Time-Methode, Kalender-Methode usw.) sowie die erforderlichen Computersysteme und Software auswählen.
Sobald sie diese Punkte geklärt haben, können sie mehrere Hebel zur Optimierung der Lagerverwaltung aktivieren:
Zu hohe Lagerbestände vermeiden
Fehlbestände antizipieren
Lagerkapazitäten optimieren
Ruhende Bestände reduzieren
usw.
Der Einkauf beinflusst maßgeblich die Kosten der Auftragserteilung. In diesem Bereich gibt es zwei Haupthebel zur Optimierung, die auf die Gesamtkosten der Beschaffung fokussiert sind: die Rationalisierung des Lieferantenportfolios und die Digitalisierung der Transaktionen.
Rationalisierung des Lieferantenportfolios
Einkäufer können damit beginnen, ihr Lieferantenportfolio zu rationalisieren. Dies führt zu doppelten Einsparungen, sowohl bei den Kosten für das Lieferantenmanagement als auch bei den Kosten für die Auftragserteilung.
Diese Rationalisierung trägt außerdem dazu bei, die Anzahl der Bestellungen, aber auch die Anzahl der Lieferungen und die damit verbundenen Treibhausgasemissionen zu reduzieren.
Schließlich führt ein solches Vorgehen de facto zur Entwicklung strategischer Partnerschaften mit den wichtigsten Lieferanten oder Händlern.
Transaktionen digitalisieren
Auch Einkäufer haben ein Interesse daran, den Procure-to-Pay-Prozess ihres Unternehmens zu digitalisieren (vom Zugriff auf die Produkte über die Bestellung bis hin zur Bezahlung). Neben der Senkung der Verwaltungskosten bietet dieser Hebel noch viele weitere Vorteile. Denn es wird nicht nur der Transaktionsprozess beschleunigt, sondern auch die Anzahl der Fehler reduziert und die Umweltbelastung des Unternehmens verringert.
Wie Sie sehen, ermöglicht die Berechnung der Kosten des Beschaffungsmanagements die Identifizierung und Aktivierung geeigneter Optimierungshebel, sowohl bei der Logistik als auch beim Einkauf. Dies ist eine wesentliche Überlegung, wenn Sie auf eine enge Zusammenarbeit zwischen den Abteilungen und der digitalen Transformation des Unternehmens setzen. Denn das Beschaffungsmanagement ist nach wie vor eine Frage der Rentabilität und der Wertschöpfung und damit des Fortbestands eines Unternehmens.
