Die globalen Lieferketten werden heutzutage immer komplexer und die rechtlichen Rahmenbedingungen ändern sich ständig. Für Unternehmen aller Branchen ist es deshalb mittlerweile unerlässlich, die Einhaltung der Vorschriften durch ihre Lieferanten sicherzustellen. Dazu müssen sie einen Prozess der Lieferanten-Compliance einführen, der die Bewertung, Überwachung und Verbesserung der Compliance ihrer Geschäftspartner umfasst. Dieser gewinnbringende Ansatz hilft nicht nur, Risiken zu verringern, sondern auch die Integrität der Lieferkette des Unternehmens zu wahren.
Was ist Lieferanten-Compliance?
Die Lieferanten-Compliance bezeichnet alle Verfahren, die sicherstellen sollen, dass die Lieferanten die vom Unternehmen oder vom Gesetzgeber festgelegten regulatorischen, betrieblichen und ethischen Verpflichtungen einhalten.
Dazu gehören die Überwachung und Bewertung von Lieferanten, um zu gewährleisten, dass sie die geltenden Gesetze, Vorschriften und Standards sowie die von der Einkaufsleitung festgelegten Vertragsbedingungen einhalten. Dies betrifft weite Bereiche:
Achtung der Menschenrechte
Bekämpfung von Schwarzarbeit
Korruption und Einflussnahme
Umweltschutz
Datenschutz
usw.
Es ist wichtig, die Compliance von Lieferanten zu bewerten, bevor eine Geschäftsbeziehung vertraglich festgelegt wird. War eine Bewertung der Lieferanten-Compliance zu einem früheren Zeitpunkt nicht möglich, kann sie auch während der Geschäftsbeziehung noch durchgeführt werden. In diesem entscheidenden Schritt können Unternehmen potenzielle Risiken bei der Zusammenarbeit mit einem Partner erkennen und sich so besser davor schützen.
Europäische Regulierungslandschaft im Fokus
Französisches Gesetz Sapin II zur Korruptionsbekämpfung
Französisches Gesetz zur Sorgfaltspflicht
Norwegisches Transparenzgesetz
Deutsches Gesetz zur Sorgfaltspflicht in der Lieferkette
EU-Richtlinie über die Sorgfaltspflicht von Unternehmen in Bezug auf Nachhaltigkeit (CSDDD)
usw.
Herausforderung bei der Lieferanten-Compliance
Die Einhaltung der Vorschriften für Lieferanten wirft zentrale Fragen auf, welche die Wettbewerbsfähigkeit, die Differenzierung und das Image von Unternehmen betreffen.
Verringerung der Risiken
Mithilfe eines Programms zur Einhaltung der Lieferantenvorschriften können eine ganze Reihe von Risiken verringert werden. Es lassen sich dadurch potenzielle Probleme leichter erkennen, auf die man entsprechend reagieren kann, noch bevor sie sich zu größeren Problemen ausweiten. Dabei kann es sich sowohl um Störungen in der Lieferkette als auch um Geldbußen bei Verstößen, Klagen, Rufschädigung usw. handeln.
Verbesserung der Leistung
Indem sichergestellt wird, dass die betrieblichen Anforderungen an die Lieferung oder Qualität eingehalten werden, trägt dieser Ansatz auch zur Verbesserung der Leistung entlang der gesamten Lieferkette bei. „Dies stellt einen unbestreitbaren Wettbewerbsvorteil dar, da Unternehmen ihre Lieferanten besser kennen und leichter Aktionspläne einleiten können", fügt Emmanuel Roy, geschäftsführender Partner bei Jicap Performance, hinzu. Letztlich führt dies dazu, dass Unternehmen ihre Effizienz und die Kundenzufriedenheit steigern.
Förderung einer nachhaltigen Lieferkette
Die Lieferanten-Compliance dient auch dazu, ethische und nachhaltige Einkaufspraktiken zu fördern. Die Lieferanten-Compliance ist ein wichtiger Hebel, um Menschenrechte, Gesundheit, Sicherheit und gute Arbeitsbedingungen in der gesamten Lieferkette zu gewährleisten. Sie trägt dazu bei, ein Netzwerk von verantwortungsbewussten Lieferanten aufzubauen, indem langfristige und zuverlässige Partnerschaften eingegangen werden.
Kostensenkung
Mithilfe der Lieferanten-Compliance können zudem Ineffizienzen und Probleme bei der Nichteinhaltung von Vorschriften erkannt werden, die oft zu z.B. Verschwendung oder Verzögerungen führen. Dies trägt somit zur Senkung der Kosten und zur Verbesserung der Rentabilität bei.
5 Schritte zur Sicherstellung der Lieferanten-Compliance
Das Programm für die Lieferanten-Compliance besteht aus fünf Hauptschritten, die von der Festlegung der Anforderungen bis zur kontinuierlichen Verbesserung bei den Lieferanten reichen.
1. Festlegung klarer Anforderungen
Zunächst einmal muss das Unternehmen seine Erwartungen an seine Lieferanten in einer Compliance-Richtlinie klar festlegen. In der Regel betrifft dies operative, regulatorische oder sogar mit der gesellschaftlichen Verantwortung von Unternehmen (CSR) verbundene Kriterien. All diese Elemente können Gegenstand spezifischer Klauseln in den Lieferantenverträgen sein. Zudem können internationale Zertifizierungen oder Standards oder die Unterzeichnung von Ethik-Chartas, Verhaltenskodizes usw. einbezogen werden.
2. Einrichtung eines strengen Bewertungsprozesses
Im zweiten Schritt wird ein Lieferantenbewertungsverfahren mit Vorabkontrollen beim Sourcing eingerichtet. Dabei wird die allgemeine Konformität der Lieferanten in rechtlicher Hinsicht (Identität von Drittparteien, Bonität, Aktivitäten usw.), aber auch in Bezug auf den Ruf (Presseanalyse des Unternehmens und seiner Stakeholder, eventuelle Sanktionen usw.) überprüft. Dieser Schritt kann durch die Einführung einer Compliance-Lösung oder auch einer kollaborativen Plattform, auf der jede Partei ihre Informationen und Dokumente austauschen kann, erleichtert werden. Anhand der gesammelten Elemente kann das Unternehmen dann seine Lieferanten nach deren Risikoniveau und ihrer Bedeutung für seine Geschäftstätigkeit klassifizieren.
3. Überwachung der Lieferanten-Compliance
Des Weiteren ist es unerlässlich, Überwachungsinstrumente wie regelmäßige Audits und/oder Lieferantenbewertungen, aber auch Key Performance Indicators (KPIs) einzuführen. Damit kann der Grad der Lieferanten-Compliance verfolgt und mögliche Lücken über einen längeren Zeitraum hinweg erkannt werden. Angesichts sich ständig ändernder Vorschriften ist dies unverzichtbar. Insbesondere können beispielsweise Sanktionen (gesperrtes Lieferantenkonto, Vertragskündigung usw.) für den Fall der Nichteinhaltung vorgesehen werden.
4. Begleitung der Lieferanten
Während des gesamten Prozesses ist es wichtig, den Lieferanten klare Informationen über die Erwartungen und die Compliance-Richtlinien des eigenen Unternehmens zu geben. Dies kann in Form von Schulungen zu wichtigen Compliance-Themen wie ethische Praktiken, gesellschaftliche Verantwortung des Unternehmens oder Einhaltung gesetzlicher Vorschriften geschehen. Dadurch wird das Verständnis und die Zustimmung zur Compliance-Politik des Unternehmens gefördert.
5. Engagement für kontinuierliche Verbesserung
Schließlich sollte sich das Unternehmen bemühen, seine Leistungen im Bereich der Lieferanten-Compliance kontinuierlich zu verbessern. Zu diesem Zweck kann das Unternehmen mit seinen Lieferanten Korrekturmaßnahmenpläne ausarbeiten. Voraussetzung ist eine starke Beziehung, die auf offener Kommunikation, Vertrauen und einem gegenseitigen Verständnis der Compliance-Anforderungen beruht. Darüber hinaus kann ein Belohnungssystem für Lieferanten eingerichtet werden, die die Erwartungen erfüllen oder sogar übertreffen.
Die Lieferanten-Compliance zu gewährleisten, ist eine ebenso komplexe wie unerlässliche Aufgabe, um den Fortbestand und den Ruf des eigenen Unternehmens zu sichern. Sie geht weit über eine einfache rechtliche Frage hinaus und ist Teil einer echten Strategie für das Risikomanagement und die Wettbewerbsfähigkeit heutiger Unternehmen.
