Die Zahlungsfristen haben entscheidenden Einfluss auf den reibungslosen Betrieb, die finanzielle Situation und den Ruf von Unternehmen über alle Branchen hinweg. In der aktuellen Wirtschaftslage benötigen Unternehmen mehr denn je Liquidität. Schnelle Zahlungen können dabei Teil der Lösung sein. Deshalb ist die Einhaltung von Zahlungsfristen ein zentrales Thema im Rahmen der Kunden-Lieferanten-Beziehungen. Um die Verwaltung und die Zahlungsfristen zu optimieren, müssen die Unternehmen einen proaktiven Ansatz verfolgen, der auf einer guten Kommunikation und den geeigneten Instrumenten beruht.
Die Bedeutung der Zahlungsfrist
Heutzutage trägt die Optimierung des Zahlungsmanagements und der Zahlungsfristen zur Aufrechterhaltung eines gesunden Cashflows und zur Vermeidung von Liquiditätsproblemen bei. Abgesehen von der Optimierung des Cashflows ist dies auch ein gutes Mittel, um ausgewogene Beziehungen zu Lieferanten und Partnern zu fördern.
Die Rechtsvorschriften für die Zahlungsfristen von Rechnungen sind von Land zu Land unterschiedlich. In der Europäischen Union schreibt die Richtlinie 2011/7/EU zur Bekämpfung von Zahlungsverzug im Geschäftsverkehr für Unternehmen ein vertraglich vereinbartes Zahlungsziel von maximal 60 Tagen (ab dem Ausstellungsdatum der Rechnung) vor, sofern die Parteien nicht vertraglich etwas anderes vereinbart haben. Allerdings wird diese Richtlinie derzeit überarbeitet mit dem Ziel, die Zahlungsfrist auf maximal 30 Tage zu verkürzen. Für bestimmte Sektoren (z.B. saisonale oder langsam drehende Produkte) könnten besondere Ausnahmeregelungen gelten.
Die Einhaltung der Zahlungsfristen bringt somit sowohl Herausforderungen bei der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften als auch für die langfristige Wettbewerbsfähigkeit mit sich. Im Handel helfen optimierte Zahlungsfristen, die Beziehung zu den Lieferanten zu erhalten und bei Verzug Inkasso- oder Verwaltungsgebühren zu vermeiden.
Laut der neuesten Studie von Altares und Coface bezahlt jede zweite Organisation in Europa ihre Lieferanten pünktlich. Bei den "Zahlungsmuffeln" beträgt der Zahlungsverzug im Durchschnitt 13,5 Tage.
Bewährte Praktiken zur Optimierung der Zahlungsfristen
Die Einkaufsabteilung verfügt über mehrere Hebel, um die Zahlungsfristen zu optimieren - vom vertraglichen Rahmen bis hin zur Sensibilisierung aller Beteiligten.
Einen klaren Rahmen vorgeben
Eine erste bewährte Praktik besteht darin, klare Regeln für Zahlungsfristen festzulegen. Das bedeutet, dass im Vertrag immer die Zahlungsfristen und die Bedingungen für die Anwendung dieser Zahlungsfristen erwähnt werden müssen, wobei insbesondere der Fristbeginn (in der Regel der Rechnungseingang) festzulegen ist. Es lohnt sich auch, auf der Bestellung auf die Zahlungsbedingungen zu verweisen, um jeden an seine Verpflichtungen zu erinnern und Inkassokosten bei Zahlungsverzug zu vermeiden. Wichtig ist, eine klare Frist festzulegen, wie z.B. Tage netto oder Zahlung am Monatsende.
Prozesse automatisieren
In einem zweiten Schritt können die Unternehmen digitale Lösungen (E-Invoicing) einführen, um die Rechnungs- und Zahlungsprozesse zu optimieren. Dabei werden Rechnungen automatisch mit dem Bestellschein verknüpft und schneller freigegeben, manuelle Fehler und möglicher Betrug werden vermieden, die Bearbeitungskosten werden optimiert, die Daten werden zentralisiert usw. Diese Tools können auch mit Lösungen für das Vertragsmanagement kombiniert werden. Dies ist ein entscheidender Vorteil, um die Automatisierung der Fakturierung, die Erfüllung von Verträgen, aber auch die Kontrolle der Ausgaben zu erleichtern. In einigen Fällen können bei wichtigen Terminen (Fälligkeit, Zahlungseingang usw.) automatische Benachrichtigungen erfolgen.
Mit Lieferanten zusammenarbeiten
Zugleich ist die Zusammenarbeit mit den Lieferanten unerlässlich, um sie bezüglich der Qualität ihrer Rechnungen in die Verantwortung zu nehmen. Es geht darum, dass sie die festgelegten Formvorschriften (Empfänger, Rechnungsform, Übernahme einer Bestellreferenz usw.) strikt einhalten und ihnen klarzumachen, dass es in ihrem eigenen Interesse liegt, den Abgleich von Rechnungen und Bestellungen zu erleichtern. Außerdem sollte sichergestellt werden, dass die Rechnungsstellung innerhalb eines angemessenen Zeitraums nach der Lieferung der Waren und/oder Dienstleistungen erfolgt.
Die gesamte Zahlungskette in die Verantwortung nehmen
Schließlich ist die Einhaltung der Zahlungsfristen eine Verantwortung, welche die gesamte Zahlungskette betrifft: Einkauf, Treasury, Buchhaltung usw. Es ist wichtig, die gesamte interne Freigabekette in die Verantwortung zu nehmen, um das Risiko einer Verlängerung der Zahlungsfristen zu vermeiden. Dabei müssen die Geschäftsfunktionen den Empfang der Waren und/oder Dienstleistungen so schnell wie möglich bestätigen oder ablehnen, um die Rechnungsstellung nicht zu blockieren. Dazu muss ein effizienter Freigabeprozess innerhalb des Unternehmens eingerichtet werden.
Wird die Zahlungsfrist nicht eingehalten, treten die Parteien in die Inkasso-Phase ein. In dieser Konstellation sollte es vorrangig darum gehen, die Zahlungsfrist zu verhandeln, um eine gütliche Einigung zu erzielen. Es sei darauf hingewiesen, dass auch Strafen, wie z.B. Verzugsstrafen, zur Anwendung kommen können.
Zahlungsverzögerungen und ihre Auswirkungen
In Zeiten wirtschaftlicher Unsicherheit ist die Solidarität zwischen Unternehmen eine Voraussetzung für das Funktionieren der Wirtschaft insgesamt. Vor diesem Hintergrund stellt die Zahlungsfrist eine wesentliche Herausforderung dar.
Manchmal kommt es jedoch auch zu missbräuchlichem Verhalten, wie z.B.: systematische Verzögerung bei der Ausstellung von Bestellscheinen, pingeliger und undurchsichtiger Formalismus in Bezug auf die Aufmachung der Rechnung, überlanger Rechnungsfreigabeprozess oder Blockierung der Rechnungsbegleichung unter verschiedenen Vorwänden.
Bestimmte administrative Schwierigkeiten lassen sich in Krisenzeiten sicherlich durch eine gewisse Unorganisiertheit der Abteilungen erklären. Es geht nicht darum, beim geringsten Verzug überzureagieren, sondern vielmehr darum, jeden bewussten Versuch, die Rechnungsbegleichung so weit wie möglich hinauszuschieben, zu erkennen. Ebenso wenig sollte eine berechtigte Beanstandung zurückgewiesen werden. Minderqualität gibt es auch auf Seiten der Lieferanten und die Rolle des Einkaufs besteht darin, dafür zu sorgen, dass die Verträge ordnungsgemäß erfüllt werden. Eine unbegründete Beanstandung, welche die Zahlungsfrist unverhältnismäßig verlängert, schadet jedoch dem Vertrauensverhältnis.
Zumal die Folgen alles andere als unerheblich sind. Zahlungsverzögerungen können die Liquidität von Unternehmen schwächen und häufig sogar zu Insolvenzen führen. Dies gilt umso mehr für kleine und mittlere Unternehmen, bei denen jede Störung im Cashflow den Unterschied zwischen Zahlungsfähigkeit und Konkurs ausmachen kann. Laut der Europäischen Kommission sind übrigens 25% der Konkurse in der Europäischen Union auf verspätete Zahlungen zurückzuführen.
Thierry Millon, Leiter des Bereichs Studien bei Altares, fügt hinzu: „Forschungsergebnisse haben gezeigt, dass verspätete Kundenzahlungen die Wahrscheinlichkeit eines Lieferantenausfalls um 25% erhöhen und sogar um 40%, wenn der Verzug mehr als 30 Tage beträgt. Die Bekämpfung von Zahlungsverzug bleibt daher eine wesentliche Herausforderung für die Wettbewerbsfähigkeit und das Überleben der Unternehmen.“
Vor diesem Hintergrund ist die Optimierung der Zahlungsfristen von Rechnungen ein wesentlicher Schritt zur Stabilisierung ihrer Einkäufe und zur Aufrechterhaltung ihres Geschäftsbetriebs. Dies verbessert die finanzielle Situation und die Lieferantenbeziehungen im Sinne einer gemeinsamen Profitabilität. Die Übernahme bewährter Praktiken in diesem Bereich ist eine strategische Entscheidung, die den Weg zu mehr Widerstandsfähigkeit und Wettbewerbsfähigkeit auf dem Markt ebnet.
