Die Digitalisierung von Rechnungen wird in Europa immer mehr zur Regel, unabhängig von der Größe des Unternehmens. Dies ist unter anderem auf die zunehmenden gesetzlichen Verpflichtungen in diesem Bereich zurückzuführen. Neben der Einhaltung der Vorschriften verspricht die elektronische Rechnungsstellung Effizienzsteigerungen, Kosteneinsparungen und mehr Umweltfreundlichkeit. Um den Erfolg eines solchen Ansatzes zu gewährleisten, sollten fünf wichtige Schritte befolgt werden.
Was ist eine elektronische Rechnung?
Die Europäische Kommission definiert dies wie folgt: „Die elektronische Rechnungsstellung bezeichnet den elektronischen Austausch einer Rechnung zwischen einem Lieferanten und einem Käufer. Eine elektronische Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird. Dieses Format ermöglicht eine automatische und elektronische Verarbeitung.“
Die Digitalisierung der Rechnungen in Europa nimmt Fahrt auf
Seit mehreren Jahren werden Rechnungen in Europa immer häufiger papierlos erstellt. Die Richtlinie 2014/55/EU vom 16. April 2014 schreibt ab 2020 die Verwendung der elektronischen Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen in den Mitgliedstaaten der Europäischen Union vor. Mit anderen Worten: Jede öffentliche Verwaltung in Europa ist verpflichtet, elektronische Rechnungen, die dem europäischen Standard entsprechen, zu empfangen und zu verarbeiten. Neben der Harmonisierung der Rechnungsstellungsverfahren in der EU will diese Richtlinie vor allem die breite Anwendung der elektronischen Rechnungsstellung fördern.
Bei sogenannten „B2B“-Transaktionen (Business-to-Business) wird die elektronische Rechnungsstellung empfohlen und durch die MwSt.-Richtlinie 2010/45/EU vom 13. Juli 2010 geregelt. Die elektronische Rechnungsstellung kann dann nur vorbehaltlich der Akzeptanz durch den Empfänger angewendet werden.
In diesem Punkt ist die digitale Reife von Land zu Land unterschiedlich. Beispielsweise war Italien das erste Land, das 2014 die elektronische Rechnungsstellung für öffentliche Einrichtungen vorgeschrieben und diese Pflicht 2019 auf Unternehmen ausgeweitet hat. Einige Regierungen wollen dieser Dynamik folgen. Insbesondere Frankreich, Belgien und Polen bereiten sich darauf vor, die elektronische Rechnungsstellung im B2B-Bereich ab 2024 schrittweise zur Pflicht zu machen. In anderen Ländern, wie z.B. Spanien und Schweden, erfolgt die elektronische B2B-Rechnungsstellung auf freiwilliger Basis. In einigen Staaten ist dies jedoch unterschiedlich stark ausgeprägt. Das ist in Finnland und Norwegen der Fall, wo diese Praxis, obwohl sie nicht verpflichtend ist, weit verbreitet ist.
Die Vorteile der papierlosen Rechnungsstellung
Zwar versuchen Steuerbehörden, mithilfe der elektronischen Rechnungsstellung behördliche Maßnahmen zu steuern und die Aufdeckung von Betrug zu verbessern, dennoch soll die elektronische Rechnungsstellung auch die Wettbewerbsfähigkeit der Unternehmen stärken. Und das aus gutem Grund, denn auch sie profitieren in vielfältiger Weise davon.
Effizienzsteigerungen
Die elektronische Rechnungsstellung verbessert insgesamt die Effizienz der Prozesse. Die Verarbeitung erfolgt schneller, mit einem geringeren Fehlerrisiko bei der Dateneingabe. Außerdem können sich die Teams durch die Automatisierung bestimmter Aufgaben (wie z.B. Eingabe, Kontrolle oder Abgleich von Bestellung und Rechnung) auf Aufgaben mit höherem Mehrwert konzentrieren.
Senkung der Kosten
Durch die Digitalisierung des Rechnungsmanagements senken Unternehmen ihre direkten und indirekten Kosten. Dadurch werden Papier und alle damit verbundenen Schritte (Drucken, Frankieren, Versenden, Archivieren usw.) überflüssig, aber auch andere Verwaltungsaufgaben werden automatisiert.
Schnelle Bearbeitung
Mit der elektronischen Rechnungsstellung verkürzen sich die Fristen für den Rechnungseingang (und damit für die Bezahlung der Lieferanten). Das liegt an der Geschwindigkeit der elektronischen Hilfsmittel, aber auch an der effizienteren Bearbeitung und der geringeren Fehlerquote.
Prozesssicherheit
Elektronische Rechnungsstellung bedeutet, Rechnungen über private Netzwerke oder spezielle Protokolle zu versenden, die elektronische Signatur einzuführen oder ein konformes Archivierungssystem einzurichten. All dies sind Schritte, die dazu beitragen, die Sicherheit von elektronischen Rechnungen zu erhöhen.
Die Verringerung des CO2-Fußabdrucks
Durch die Verringerung des Papier- und Energieverbrauchs bei der Erstellung von Rechnungen, verbessern die Unternehmen ihren CO2-Fußabdruck. Laut einer Studie von Basware kann die Umstellung von Papierrechnungen auf elektronische Rechnungsstellung die CO2-Emissionen um bis zu 36% senken!
Wie lässt sich die papierlose Rechnungsstellung umsetzen?
Die Einführung der elektronischen Rechnungsstellung im Unternehmen ist ein komplexes Vorhaben, das man nicht unterschätzen sollte. Diese Umstellung hat eine regulatorische, technische und menschliche Komponente. Sie umfasst fünf wichtige Schritte.
1. Eine Bestandsaufnahme machen
Am Anfang des Projekts steht eine umfassende Bestandsaufnahme der am Rechnungsmanagement beteiligten Akteure, Prozesse und Systeme. Ein solches Mapping ist unerlässlich, um sich ein klares Bild von den Praktiken, der Anwendungslandschaft und den bestehenden Abläufen zu machen, damit die richtigen Entscheidungen getroffen werden können.
2. Bedürfnisse formulieren
Der zweite Schritt besteht darin, seine Bedürfnisse und Erwartungen an ein solches Projekt zu klären. Bei der Erstellung seiner Spezifikation sollte man sich über Folgendes klar werden:
In welchem Format man die Rechnungen erhalten möchte;
Die Verfahren zum Austausch der Rechnungen;
Welche Informationen auf diesen Dokumenten erscheinen sollen (sowohl aus Kunden- als auch aus Lieferantensicht);
Welche Technologien notwendig sind, um bestimmte Informationen automatisch an seine Lieferanten weiterzuleiten;
Die Art des Dienstleisters (Plattform eines Drittanbieters oder Dienstleistungsanbieter);
usw.
3. Ziele festlegen
Wie bereits erwähnt, bietet die Digitalisierung von Rechnungen eine Antwort auf zahlreiche Herausforderungen. Deshalb ist es wichtig, im Rahmen des Projekts einen Kurs mit Zielen und KPIs zu bestimmen. Dies kann die Verkürzung der Fristen, die Senkung der Kosten, die Verbesserung der DSO (Days Sales Outstanding) usw. sein.
4. Den Wandel begleiten
Die Umsetzung eines Projekts dieser Größenordnung setzt ein Change Management voraus. Denn es ist zwingend notwendig, die Unterstützung der Beteiligten wie Mitarbeiter, Kunden, Lieferanten sowie der Drittakteure (Partner und/oder Auftragnehmer) zu gewinnen. Intern ist es wichtig, die strategischen Herausforderungen gleich zu Beginn des Projekts zu erklären, dann regelmäßig zu kommunizieren und die Nutzer Schritt für Schritt zu begleiten. Extern ist es gleichermaßen entscheidend, die Gesprächspartner in das Projekt einzubeziehen und sie darüber zu informieren.
5. Seine Lösung wählen
Der letzte Schritt besteht schließlich darin, technische Entscheidungen zu treffen. Es sollte eine neue Lösung gewählt oder die bereits im Unternehmen vorhandene Lösung weiterentwickelt werden. Neben der Erfüllung der im Vorfeld formulierten Erwartungen sollte auch der funktionale Aspekt dieser Lösung beachtet werden.
Die elektronische Rechnungsstellung ist ein wichtiger Schritt bei der Entmaterialisierung der Prozesse in Unternehmen und im weiteren Sinne bei ihrer digitalen Transformation. Es ist ein wichtiger Meilenstein, den man erreichen kann, um die Produktivität seines Unternehmens und die Beziehungen zu seinen Lieferanten zu verbessern. Heute ebnet die Digitalisierung von Rechnungen in Europa und anderswo den Weg für die Digitalisierung weiterer Prozesse, angefangen beim Procure-to-Pay-Prozess.
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