Im Bereich Einkauf und Beschaffung spielt der Transport für Unternehmen eine strategische Rolle. Er bildet einen nicht unerheblichen Kostenfaktor, ist jedoch gleichzeitig der Garant für eine funktionierende Lieferkette. Deshalb ist es von entscheidender Bedeutung, die Transportkosten zu optimieren, ohne dabei Abstriche bei der Leistung zu machen, d.h. der Einhaltung von Fristen und der Servicequalität. Auch in dieser außergewöhnlichen Inflationskrise kann jedes Unternehmen geeignete Maßnahmen ergreifen, um seine Transportkosten zu senken.
Transportkosten: ein wesentlicher Bestandteil der Gesamtbeschaffungskosten
Um den Einkauf zu optimieren, ist es wichtig, einen auf den Gesamtbeschaffungskosten (Total Cost of Ownership) basierenden Ansatz zu verfolgen. Dies bedeutet, dass die Kosten einer Ware oder Dienstleistung über deren gesamten Lebenszyklus hinweg berechnet werden.
Zur Berechnung der Gesamtbeschaffungskosten müssen verschiedene Kosten addiert werden. Dazu zählen neben dem Einkaufspreis die Kosten für Anschaffung, Besitz, Wartung, Nutzung, Folgen mangelnder Qualität, Entsorgung usw.
Diese Berechnungsmethode umfasst vor allem auch die sogenannten induzierten Kosten. Sie beinhalten die Kosten für Transport, Zoll, Versicherung und Zahlungsbedingungen. Nach Angaben der kanadischen Einkaufsberatungsfirma J2 machen diese Transportkosten in der Regel zwischen 14 und 20% der Einkaufskosten für den Produktionsinput eines Unternehmens aus (J2, Procurement: are your transportation logistics up to the mark?, 2019).
Seit einigen Jahren ist ein Rekordanstieg der Frachtpreise zu beobachten, der durch steigende Treibstoffpreise und Personalmangel noch verschärft wird. Eine kürzlich von Upply, Iru und TI durchgeführte Studie ergab, dass die Transportpreise in Europa im dritten Quartal 2022 um 19,6% gegenüber dem Vorjahr gestiegen sind (Upply, Europe : la hausse des prix du transport routier se tasse, 2022). Da die Branche noch weit von ihrer vorpandemischen Leistung entfernt ist, tun Unternehmen gut daran, die Transportkosten für alle Waren genauer unter die Lupe zu nehmen.
Der besondere Fall von Einkäufen der Kategorie C
Dieser Ansatz ist umso wichtiger bei Einkäufen der Kategorie C. Diese Art von Einkäufen, die 5% der Budgets in 50% der Segmente ausmachen, bergen häufig erhebliche versteckte Kosten. Da diese Einkäufe oft als nicht strategisch angesehen werden, haben Unternehmen deren Management nicht strukturiert.
Die Gesamtbeschaffungskosten werden daher größtenteils von indirekten Kosten bestimmt. Manchmal liegen diese sogar höher als der Einkaufspreis des Produkts! Gerade bei dieser Art von Einkäufen ist es umso wichtiger, den Transportpreis zu optimieren.
Einkaufsabteilung: Wie lassen sich die Transportkosten optimieren?
Den Einkaufsabteilungen stehen mehrere Hebel zur Verfügung, um die Transportkosten zu senken, sowohl auf Seiten der Lieferanten als auch auf Seiten der internen Kunden.
Rationalisierung des Lieferantenportfolios
Per Definition führt die Rationalisierung des Lieferantenportfolios auch zu einer Rationalisierung der indirekten Kosten. Durch die Konsolidierung von Bestellungen bei Referenzlieferanten ist jedes Unternehmen in der Lage, seine Beschaffungskosten zu senken. Um noch einen Schritt weiter zu gehen, kann man im Rahmen eines solchen Projekts jene Lieferanten bevorzugen, die die wettbewerbsfähigsten Transportlösungen anbieten (Preis, Transportart etc.).
Dieser Ansatz eignet sich besonders für Einkäufe der Kategorie C, denn diese betreffen im Schnitt 75% der Lieferanten eines Unternehmens. Das Rationalisierungspotenzial bei den Händlern verspricht schnelle und deutliche Gewinne.
Nutzung eines lokalen Netzwerks
Der geografische Standort der Lieferanten ist ein nicht zu vernachlässigender Aspekt. Durch die Zusammenarbeit mit Geschäftspartnern aus der gleichen Region oder dem gleichen Land lassen sich Entfernungen, Lieferzeiten und Transportkosten reduzieren. Darüber hinaus erleichtert es die Implementierung von Rahmenvereinbarungen, da es lokale Teams gibt, die für eine reibungslose Umsetzung sorgen können. Die räumliche Nähe ist besonders wichtig bei kritischen Einkäufen, die von der Komplexität des Lieferantenmarktes und dadurch von Engpässen betroffen sein können.
Sensibilisierung interner Kunden
Auftraggeber und Nutzer spielen ebenfalls eine wichtige Rolle für die Transportkosten der Beschaffungslogistik. Um die indirekten Kosten von deren Einkäufen zu reduzieren, ist es wichtig, sie an die Einhaltung bewährter Geschäftspraktiken zu erinnern. Achten Sie darauf, dass sie über umfassende Produktbeschreibungen (Größe, Gewicht, Funktionen usw.) verfügen, um die Zahl der Rücksendungen zu begrenzen.
Es ist ebenfalls möglich, ein System zu implementieren, das bei einer Bestellung automatisch ergänzende Produkte vorschlägt, oder auch einen Mindestbestellwert festzusetzen, der zu größeren Bestellmengen führt. Dies gilt insbesondere für Unternehmen, die keine Rahmenverträge oder Sonderkonditionen haben.
Optimierung des Transports – ein Weg zur Dekarbonisierung?
Interessant ist auch, dass die Optimierung der Transportkosten de facto Teil eines umweltfreundlichen Ansatzes ist. Die verschiedenen, auf der Lean-Philosophie basierenden Hebel zielen auf operative Exzellenz ab, indem sie verschwenderische Prozesse ausmerzen. Maßnahmen wie die Rationalisierung der Lieferungen, kürzere Transportwege und eine Verringerung der Rücksendungen haben Auswirkungen sowohl auf wirtschaftlicher und finanzieller als auch auf ökologischer Ebene. Sie senken nicht nur die Transportkosten, sondern auch den durch Warentransport verursachten Ausstoß von Treibhausgasen.
Zur Erinnerung: Der Güterverkehr (Luft-, See-, Schienen- und Straßengüterverkehr) verursacht 8% der weltweiten Treibhausgasemissionen und bis zu 11%, wenn man Lagerhäuser und Häfen miteinbezieht. (International Energy Agency, CO2 Emissions from Fuel Combustion, 2018) Bedingt durch das Wirtschaftswachstum in Asien, Afrika und Lateinamerika wird sich die weltweite Nachfrage nach Fracht bis 2050 voraussichtlich verdreifachen, was zu einer Verdopplung der Treibhausgasemissionen führen (International Transport Forum, ITF Transport Outlook 2019, 2019) und die Branche zum weltweit emissionsstärksten Wirtschaftszweig machen würde (Rogelj, J. et al., Mitigation Pathways Compatible with 1.5°C in the Context of Sustainable Development. In: Global Warming of 1.5°C, 2018).Dieser Ansatz ist somit nicht nur gut für die Finanzen des Unternehmens, sondern auch für die Umwelt.
