Das Management der Lieferantenbeziehungen spielt eine Schlüsselrolle für die Leistung und den Erfolg eines Unternehmens. Eine gute Beziehung zu den Lieferanten gewährleistet eine reibungslose Warenversorgung, eine optimale Qualität der Produkte oder Dienstleistungen und eine erfolgreiche Zusammenarbeit. Mit anderen Worten: Sie beeinflusst strategische Herausforderungen in Bezug auf die Differenzierung und die Wettbewerbsfähigkeit im Markt. Um ein solides Vertrauensverhältnis zu seinen Lieferanten aufzubauen, ist es wichtig, bewährte Praktiken anzuwenden und bestimmte falsche Verhaltensweisen zu vermeiden.
Einen klaren Rahmen setzen
Der erste Schritt zur Verbesserung des Managements der Lieferantenbeziehungen besteht darin, mit seinen Lieferanten detaillierte Vereinbarungen zu schließen und genaue Regeln für die Arbeitsweise festzulegen. Ziel ist es, in Zukunft Missverständnisse und/oder Streitigkeiten zu vermeiden.
Erwartungen richtig definieren
Es ist wichtig, die Erwartungen in Bezug auf Qualität, Lieferzeiten, Mengen, Sicherheitsstandards, Zahlungsfristen usw. klar zu spezifizieren.
Darüber hinaus sollten auch die Bedingungen für die Bewertung der Einhaltung der Verpflichtungen sowie die Bedingungen für die Beendigung des Vertrags festgelegt werden, falls es zu Abweichungen kommt, die die Zusammenarbeit mit den Lieferanten beeinträchtigen.
Einen Mechanismus zur Lösung von Konflikten einrichten
Ein Unternehmen kann für den Fall einer Streitigkeit Mechanismen zur Konfliktlösung vorsehen, wie z.B. Schlichtung oder Schiedsverfahren durch einen unabhängigen Sachverständigen. Es ist von entscheidender Bedeutung, einvernehmliche Lösungen zu finden, um auch im Falle von Streitigkeiten solide Lieferantenbeziehungen aufrechtzuerhalten. Das Einkaufsteam kann ebenfalls in diesen Themen geschult werden.
Einen Verwaltungsrahmen definieren
Es geht darum, innerhalb der Einkaufsabteilung eine Person zu ernennen, die für das tägliche Management der Beziehung zu den einzelnen Lieferanten verantwortlich sein soll. Außerdem müssen alle beteiligten Interessengruppen im Unternehmen identifiziert werden (interne Kunden, Management, Buchhaltung, Beschaffung usw.).
Eine effektive Kommunikation gewährleisten
Sobald der vertragliche Rahmen feststeht, ist eine regelmäßige, transparente und effiziente Kommunikation für eine optimale Gestaltung der Lieferantenbeziehung von entscheidender Bedeutung.
Eine klare und regelmäßige Kommunikation einrichten
Es ist wichtig, regelmäßige Zusammenkünfte mit den Lieferanten abzuhalten, um sich über ihre Leistungen, mögliche Probleme und Verbesserungen auszutauschen. Das Unternehmen hat darüber hinaus Interesse daran, den Turnus und die Art der Treffen an den Status des Lieferanten (strategisch, bevorzugt, in der Entwicklung befindlich, auf Probe usw.) anzupassen. Für maximale Effizienz sollte jeder Termin sorgfältig vorbereitet werden, wobei eine Tagesordnung festgelegt und ein detailliertes Protokoll erstellt werden sollten, um die Nachverfolgung der Maßnahmen zu erleichtern.
Auf den Informationsaustausch setzen
Transparenz ist der Schlüssel, um ein Klima des Vertrauens zu schaffen. Beide Seiten sollten so viele relevante Informationen wie möglich austauschen. Auf Unternehmensseite sind dies z.B. Zielsetzungen, Auftragsvolumen, Umsatzprognosen oder Änderungen der Strategie. Ein solches Maß an Transparenz ermöglicht es den Lieferanten, die Bedürfnisse seines Kunden besser zu verstehen und somit noch genauer darauf zu reagieren.
Digitale Hilfsmittel einsetzen
Im Zeitalter der digitalen Revolution ist es praktisch unabdingbar, dass die Einkaufsabteilung eine SRM-Software (Supplier Relationship Management) einsetzt.
Diese Art von Lösungen für das Management der Lieferantenbeziehungen bietet folgende Vorteile:
Eine einheitliche Lieferantenakte;
Verwaltung der rechtlichen Dokumentation;
Automatische Aktualisierung der Lieferantendaten;
Analyse der Kosten;
usw.
Es ist ein unverzichtbares Instrument, um einen 360-Grad-Blick in Echtzeit auf die Lieferantenbeziehungen innerhalb von Organisationen zu erhalten.
Bei der Lieferantenbeziehung langfristig denken
Das Management der Lieferantenbeziehungen ist Teil eines kontinuierlichen Verbesserungsprozesses. Nachdem man den Grundstein für eine gute Lieferantenbeziehung gelegt hat, muss man sich immer wieder neu hinterfragen.
Ausgewogene Beziehungen aufrechterhalten
Im Rahmen des Managements der Lieferantenbeziehung muss sichergestellt werden, dass diese Partnerschaft zum beiderseitigen Vorteil gereicht. Wie in jeder Beziehung müssen beide Seiten davon profitieren, ihre Verpflichtungen einhalten und sich entsprechend den zuvor festgelegten Herausforderungen engagieren.
Für das Unternehmen bedeutet dies unter anderem, dass es die Zahlungsfristen der Lieferanten einhalten muss. Andernfalls kann die Vertragsbeziehung nicht über einen längeren Zeitraum bestehen und das reibungslose Funktionieren der Lieferkette könnte behindert werden.
Gemeinsam vorankommen
Wenn zwei Handelspartner gegenseitig dazu beitragen, das Geschäft des anderen zu fördern, ergeben sich viele Vorteile.
Denn nur durch die Zusammenarbeit mit ihren Lieferanten können die Einkaufsabteilungen:
Die Innovation vorantreiben;
Mehrwert schaffen;
Den Umsatz ihres Unternehmens steigern.
Um es mit den Worten eines Einkaufsleiters einer großen Einzelhandelskette zu sagen: „Aus Lieferantenrechnungen werden Kassenbons.“ Ob gemeinsame Schulungen, Optimierungsprojekte, gemeinsame Innovation oder gemeinsame Entwicklung – alles ist möglich.
Bei Einkäufen der Kategorie C, bei denen hohe Verwaltungskosten anfallen, ist es für die Partner von Vorteil, Hand in Hand zu arbeiten, um die Beschaffungsprozesse zu optimieren und die Kosten zu senken. Dies geschieht beispielsweise durch Projekte zur Rationalisierung von Lieferanten, zur Digitalisierung der Transaktionen oder zum Qualitätsmanagement.
Offen sein für neue Perspektiven
Auch wenn ein Unternehmen mit seinen derzeitigen Lieferanten zufrieden ist und in nächster Zeit keinen besonderen Bedarf hat, sollte man sich möglichen neuen Interessenten nicht verschließen. Im Rahmen der in der Einkaufsabteilung verfügbaren Ressourcen lohnt es sich immer, sich mit potenziellen neuen Lieferanten zu treffen.
Das Management von Lieferantenbeziehungen besteht definitionsgemäß darin, als Organisation eine harmonische und effektive Zusammenarbeit mit den Lieferanten aufzubauen, die langfristig angelegt ist. Wenn Einkaufsabteilungen diese praktischen Tipps befolgen, haben sie den Schlüssel dazu in der Hand. Auf diese Weise wird es ihnen gelingen, solide, zuverlässige und dauerhafte Lieferantenbeziehungen aufzubauen.
