Welche Beschaffungsstrategien haben die größte Wirkung? Sollte man den Schwerpunkt auf Innovation, Kostensenkung, Produktivität der Verarbeitung oder eher auf die Datenauswertung legen? Wenn es darum geht, eine erfolgreiche Beschaffungsstrategie zu definieren, kann man als Unternehmen leicht den Überblick verlieren. In diesem Artikel für Beschaffungsteams und das Management werden fünf einfache und konkrete Ansätze vorgestellt, die bei der Entwicklung einer effektiven Roadmap helfen.
Back to Basics: Was ist eigentlich eine Beschaffungsstrategie?
Die Beschaffungsstrategie entspricht den verschiedenen Schritten im Beschaffungs- oder Procure-to-Pay-Prozess innerhalb eines Unternehmens. Sie ermöglicht es dem Unternehmen, Maßnahmen und Ausgaben zu definieren und zu priorisieren, um sicherzustellen, dass der Beschaffungsprozess so effizient, relevant und wirtschaftlich wie möglich ist. Sie ist eines der wichtigsten Instrumente, um die Wettbewerbsfähigkeit eines Unternehmens auf seinem Markt zu steigern.
Wie wird eine Beschaffungspolitik festgelegt?
Die Beschaffungspolitik ist eine nachhaltige Quelle der Wertschöpfung eines Unternehmens. Sie garantiert die Gesamtleistung des Unternehmens, indem sie als Leitfaden für den Einkauf und die Ausgaben zur Beschaffung von Waren und Dienstleistungen des Unternehmens dient.
Neben der Festlegung der Prioritäten des Unternehmens zielt sie auch darauf ab, positive Beziehungen zu Lieferanten aufzubauen und zu pflegen und gleichzeitig verantwortungsvolle und nachhaltige Einkäufe zu tätigen. Um eine Beschaffungspolitik zu entwerfen, gilt es, Strategien zu befolgen und die damit verbundenen Herausforderungen zu meistern, da sich die interne Organisation abhängig von der Geschäftstätigkeit weiterentwickeln muss.
Wie kann man Einkauf definieren?
Der Einkauf im Unternehmen besteht aus mehreren Phasen:
Erkennen und Definieren des Bedarfs
Suche nach Lösungen und Anbietern
Bewertung mehrerer Möglichkeiten und Lösungen durch die Einkäufer (Einleitung der Ausschreibung)
Entscheidungsphase (Verhandlungen und Vertragsabschluss)
Bewertung der Dienstleistungen nach dem Kauf
Wie verwaltet man die Einkäufe?
Beschaffung und Ausgaben werden in erster Linie durch die Strategien des Unternehmens und die Organisation seiner Ressourcen verwaltet. Dies erfordert eine Kontrolle der Beschaffung durch die Erhebung und Verarbeitung von Daten.
Es geht darum, sein Einkaufsportfolio zu kennen, aber nicht nur das. Durch die Einrichtung eines speziellen Systems können die Einkäufe verwaltet und jederzeit im Blick behalten werden, um Bestellungen zusammenzufassen.
Auch die Kontrolle der Lagerbestände und die Rückverfolgbarkeit von Produkten sind wichtige Punkte, die berücksichtigt werden sollten.
Grundprinzipien für die Gewährleistung und Optimierung des Beschaffungsmanagements
Eine Analyse der erfolgreichsten Beschaffungsstrategien zeigt fünf wesentliche Grundprinzipien. Jedes von ihnen liefert einen Teil des Schlüssels zur Beschaffungsleistung:
Reibungslose Gestaltung der Beschaffungskette
Lieferantenrisikomanagement
Eine zentralisierte Lieferantendatenbank
Aufbau von Kapazitäten für prädiktive Analysen
Einbeziehung in das kollektive Innovationssystem des Unternehmens
Erfolgreiche Beschaffungsstrategie Nr. 1: die Beschaffungskette konsolidieren
Es gibt viele Ansätze, um die Beschaffungsleistung zu verbessern. Einige Unternehmen konzentrieren sich auf die Senkung von Kosten und Ausgaben. Andere wiederum entscheiden sich beispielsweise für die Optimierung des Rechnungsstellungsprozesses.
Die Beschaffungsstrategie muss immer darauf abzielen, den Ablauf der gesamten Beschaffungskette zu optimieren, von der Suche nach neuen Lieferanten bis zur Begleichung von Rechnungen.
Erfolgreiche Beschaffungsstrategie Nr. 2: das Lieferantenrisikomanagement
Eine preisaggressive Beschaffungsstrategie ist fast immer mit Risiken verbunden. Ein solcher Wagemut ist für ein Unternehmen nur akzeptabel, wenn die Folgen eines möglichen Lieferantenausfalls auf den Kontext der Lieferung beschränkt sind. Jegliches systemische Risiko für das Unternehmen muss unbedingt vermieden werden.
Es ist beispielsweise eine gute Strategie, einen neuen Lieferanten für ein Produkt auszuprobieren, das innerhalb von 24 Stunden sehr leicht zu beschaffen ist. Dies für eine strategische Lieferung während einer Produktionsspitzenphase zu tun, ist hingegen ein unkontrolliertes Risiko.
Erfolgreiche Beschaffungsstrategie Nr. 3: die Lieferantendaten zentralisieren
Die Beschaffungsorganisation eines internationalen Konzerns nutzt Daten aus verschiedenen Quellen, um beispielsweise die Innovationsstrategien der Lieferanten, das Mapping ihrer Standorte oder die Beschreibung ihrer Produkte zu dokumentieren.
Die Zusammenführung dieser Daten in einer einzigen Datenbank ist ein Hebel zur Verbesserung der Beschaffungsstrategie. Ein Supplier-Intelligence-Prozess funktioniert nur, wenn die Daten zentralisiert und für eine umfassende Analyse verfügbar sind.
Was ist der Zweck eines Beschaffungsmappings?
Um die Beschaffungskette zu kontrollieren und zu konsolidieren, ist das Mapping ein wesentliches Instrument, welches in Unternehmen eingesetzt werden sollte. Es dient dazu:
die Ausgaben zu optimieren,
die Ausgabenposten und die am Beschaffungsprozess beteiligten Personen zu identifizieren,
potenzielle Einsparungen zu ermitteln,
den Beschaffungsprozess zu verbessern und geeignete Maßnahmen zu ergreifen,
die Beschaffungsstrategien unabhängig zu überwachen,
eine Taxonomie, also einen Bericht zu erstellen, um die Ausgaben nach Beschaffungskategorie in Echtzeit zu visualisieren und potenzielle Optimierungshebel zu erkennen.
Wie erstellt man ein Beschaffungsmapping?
Die Erstellung eines Beschaffungsmappings für ein Unternehmen erfolgt in fünf Schritten.
1. Daten sammeln
Das Prinzip besteht darin, die Daten zu definieren, die Ausgaben zu extrahieren und die entsprechenden Stellen im Unternehmen zu ermitteln.
2. Eine Taxonomie definieren
Das Ziel besteht darin, die Beschaffungskategorien des Unternehmens möglichst präzise zu segmentieren.
3. Eine Lieferantensegmentierung durchführen
Bei diesem Ansatz werden die im vorherigen Schritt definierten Beschaffungskategorien verwendet.
4. Automatisieren und digitalisieren
Automatisierung und Digitalisierung spielen eine wesentliche Rolle, da sie die Aktualisierung von Daten in Echtzeit ermöglichen. Diese Tools liefern wichtige Informationen, die für das Beschaffungsmanagement erforderlich sind.
5. Die Einkäufe anschaulich darstellen
Hier können die Ausgaben entschlüsselt und anschaulich dargestellt werden, um sie mit transparenten Zielen und Ergebnissen im gesamten Unternehmen zu kommunizieren.
Erfolgreiche Beschaffungsstrategie Nr. 4: Entwicklung von prädiktiven Analysen
Prädiktive Analysen nutzen Big Data und künstliche Intelligenz und gelten als Schlüsselinstrument für die erfolgreichsten Unternehmen.
Eine ehrgeizige Beschaffungsstrategie kann es sich nicht leisten, auf eine solche Technologie zu verzichten. Laut einer Studie der Aberdeen Group wird sie von Unternehmen mit einer Zunahme von jährlich über 20% übernommen.
Erfolgreiche Beschaffungsstrategie Nr. 5: Teil des gesamten Innovationssystems werden
In marktführenden Unternehmen stellt jeder zweite Einkaufsleiter - ebenfalls laut der Studie der Aberdeen Group - Innovation auf die gleiche Stufe mit der Erlangung eines Wettbewerbsvorteils oder der Erschließung neuer Märkte zur Wertschöpfung. Infolgedessen bezieht eine effektive Beschaffungsstrategie die Beschaffungsabteilung und ihre Prozesse in einen unternehmensweiten kollektiven Intelligenzprozess ein.
Durch die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit ist die Einkaufsabteilung am besten in der Lage, potenzielle Innovationen von Lieferanten zu erkennen und zu nutzen.
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass der potenzielle Beitrag zur Unternehmensleistung durch jede der fünf hier vorgestellten erfolgreichen Beschaffungsstrategien vervielfacht werden kann. Der reibungslose Ablauf, die Lieferantenbeziehungen, die Datenerfassung und -auswertung sowie die Innovation sind Herausforderungen, auf die digitale Technologien einen besonders großen Einfluss haben.
