Normalerweise verwalten Unternehmen ihre Einkäufe von A- und B-Artikeln, die fast alle ihre Ausgaben ausmachen, auf strukturierte Weise. Anders verhält es sich mit Einkäufen von C-Artikeln, die häufig (zu Unrecht) als nicht strategisch angesehen werden. Auch wenn diese Beschaffungskategorie nur einen sehr kleinen Teil des Einkaufsbudgets ausmacht, befinden sich hier dennoch ein Großteil der versteckten Kosten. Manutan hat mit Savin’side® eine Methode entwickelt, um Sie bei der Beurteilung dieser Gesamtbetriebskosten zu unterstützen und so einen Optimierungsplan zu entwickeln. Erfahren Sie in unserem Video alles über diese Methode:
Warum sollte man seine C-Artikel-Beschaffung optimieren?
Auch wenn es sich um kleine Beträge handelt, sind Einkäufe von C-Artikeln oft mit erheblichen versteckten Kosten verbunden, die die Gesamtbetriebskosten zwangsläufig in die Höhe treiben und sie manchmal sogar übersteigen. Beispielsweise entfallen auf sie allein 60% des Auftragsvolumens, 75% der Anzahl der Lieferanten und 85% der Anzahl der Artikel. Dabei handelt es sich um einfache Einkäufe von Produkten und/oder Dienstleistungen, um das Unternehmen am Laufen zu halten (Büro- oder Werkstattmöbel, Hygieneartikel, Werkzeuge usw.), die jedoch kritisch werden können, wenn ihre Beschaffung komplexer wird, wie es z.B. bei der persönlichen Schutzausrüstung (PSA) während der Gesundheitskrise der Fall war.
Einkäufe von C-Artikeln sind ihrem Wesen nach mit zwei großen Herausforderungen verbunden:
Die Senkung der versteckten Kosten, d.h. der Verwaltungs- und Logistikkosten ;
Die Sicherung dieser Einkäufe, die im Gegensatz zu den Einkäufen der Kategorie A und B überwiegend von den Mitarbeitern genutzt werden.
Vor diesem Hintergrund hat Manutan die Savin’side®-Methode entwickelt, um Unternehmen dabei zu helfen, diese Einkaufskategorie in den Griff zu bekommen.
Im Fokus: die Methode Savin‘side®
Savin‘side® wurde von Einkäufern für andere Einkäufer entwickelt und zielt darauf ab, das Beschaffungsmanagement der Kategorie C zu optimieren. Durch Datenanalyse, einen Lean-Ansatz und einen agilen Rahmen ermöglicht diese Methode den Unternehmen, ihre wirtschaftliche, ökologische und soziale Leistung zu verbessern und so ihre Wettbewerbsfähigkeit zu erhöhen.
Savin’side® hat sich bei großen börsennotierten Unternehmen bewährt. Die Methode ermittelt die versteckten Kosten bei den Einkäufen der Kategorie C und erstellt einen Einsparungsplan anhand von sechs Wettbewerbshebeln vor:
Rationalisierung des Lieferantenportfolios: ersetzen Sie bestimmte Lieferanten durch einen einzigen Referenzhändler;
Optimierung der Produktauswahl: stellen Sie sicher, dass die gekauften Produkte den funktionalen Bedürfnissen der Nutzer entsprechen;
Digitalisierung von Transaktionen: gestalten Sie den gesamten Procure-to-Pay-Prozess papierlos;
Optimierung der Logistik: verbessern Sie die Prozesse zur Beschaffung und Bereitstellung der Produkte an die Nutzer;
Einsatz einer Rahmenvereinbarung: stellen Sie sicher, dass die im Vertrag mit einem Lieferanten ausgehandelten Vorteile an allen Standorten des Unternehmens in vollem Umfang genutzt werden;
Qualitätsmanagement: beseitigen Sie die festgestellten Mängel und verbessern Sie dadurch nachhaltig die Dienstleistungsquote.
Die daraus resultierende Kartierung ermöglicht eine genaue Diagnose der Situation, um für jeden dieser Hebel einen messbaren Fortschrittsplan aufzustellen. Auf diese Weise kann das Einsparpotenzial bei diesen Einkäufen der Kategorie C im Sinne eines kontinuierlichen Verbesserungsprozesses exakt abgeschätzt werden.
Der Maßnahmenplan wird dann anhand der KPIs und der zuvor festgelegten Ziele überwacht. Im agilen Rahmen ermöglicht dieses Trackingsystem die Einleitung der notwendigen Korrekturmaßnahmen.
Der Fall von Emma, Einkaufsleiterin in einem großen Unternehmen
Im Fall des im Erklärvideo vorgestellten Unternehmens werden durch die Savin‘side®-Diagnose drei Optimierungshebel aufgezeigt:
Rationalisierung des Lieferantenportfolios;
Digitalisierung der Transaktionen;
Optimierung der Logistik.
Zunächst beschließt Emma, die Einkaufsleiterin des Unternehmens, die ersten beiden identifizierten Schwerpunkte anzugehen. Tatsächlich stellt sie fest, dass ein großes Einkaufsvolumen auf zahlreiche potenziell substituierbare Lieferanten verteilt ist, während das Angebot von Manutan ihren gesamten Bedarf decken kann.
Außerdem weisen diese Transaktionen einen geringen Digitalisierungsgrad auf, da sie keine E-Procurement-Lösung (Digitalisierung des Beschaffungsprozesses) mit all diesen Lieferanten eingerichtet hatte. Mithilfe von William, einem Experten von Manutan, setzt sie ihren Maßnahmenplan um, um diese Lieferanten schrittweise durch Manutan zu ersetzen, mit denen sie bereits eine E-Procurement-Lösung implementiert hat.
Neben der Rationalisierung ihres Lieferantenportfolios beschleunigt Emma damit auch die Digitalisierung ihrer Beschaffungsprozesse. Dadurch werden die indirekten Kosten für das Lieferantenmanagement und die Transaktionen gesenkt, die Umweltbelastung reduziert und der Arbeitsalltag der Mitarbeiter verbessert.
Sechs Monate später treffen sich Emma und William zu einer Bestandsaufnahme. Sie stellen eine Einsparung von 20% bei den Gesamtausgaben für Einkäufe von C-Artikeln in Emmas Firma fest! Jetzt kanns sie sich auf den dritten Hebel konzentrieren, der zuvor identifiziert wurde: die Optimierung der Logistik.
Sie sehen also, dass die Savin’side®-Methode den Unternehmen hilft, die Gesamtbetriebskosten (TCO) ihrer Einkäufe der Kategorie C zu senken. Das bedeutet für jedes Unternehmen: Verbesserung der Wettbewerbsfähigkeit, Steigerung der Effizienz und gleichzeitig einen Beitrag zur CSR-Strategie (Corporate Social Responsibility) leisten.
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