Obwohl neue Arbeitsmethoden in letzter Zeit eine plötzliche Beschleunigung erfahren haben, sind sie lediglich die Fortsetzung eines langen Reflexionsprozesses der Unternehmen. Seit langem suchen Unternehmen nach dem besten Weg, Flexibilität und Produktivität zu verbinden, indem sie die Erwartungen und Wünsche der Mitarbeiter mit den Erfordernissen der Arbeit in Einklang bringen.
Neue Arbeitsmethoden: ein Plebiszit der Mitarbeiter
Auch wenn die Einführung neuer Arbeitsmethoden manchmal überstürzt erfolgen musste, so entspricht sie doch einer Forderung der großen Mehrheit der Mitarbeiter, die seit langem nach einer Veränderung rufen. Laut einer im November 2020 von Avaya in Zusammenarbeit mit dem Analyseunternehmen Davies Dickman Partners durchgeführten Umfrage glauben 83% der Mitarbeiter, dass sie nicht im Büro sein müssen, um produktiv zu sein.
Darüber hinaus befürworten 78% der Arbeitnehmer in der Europäischen Union eine gelegentliche Telearbeit, bei der sie abwechselnd von zu Hause aus und vor Ort arbeiten, so die im September 2020 veröffentlichte Eurofound-Studie. Die Entwicklung hin zum flexiblen Arbeitsort scheint in vollem Gange zu sein.
Die jüngsten Erfahrungen haben gezeigt, dass diese neuen Arbeitsmethoden für die meisten Aufgaben geeignet sind. Die Mitarbeiter würden nur schwer verstehen, warum sie zu den alten Arbeitsweisen zurückkehren sollten, wenn die Beobachtung gezeigt hat, dass einige Aufgaben oder Projekte jetzt mit der gleichen Effizienz aus der Ferne erledigt werden können und nicht unbedingt eine Präsenz im Büro rechtfertigen.
Neue Arbeitsmethoden unter dem Mikroskop
Die neuen Arbeitsmethoden werden die Hybridisierung und die permanente Anpassungsfähigkeit von Räumen betonen. Natürlich werden sie in erster Linie einer wirtschaftlichen Logik der Kostenreduzierung folgen, aber sie bieten auch einen neuen Ansatz für die Arbeit, der paradoxerweise kollaborativer ist als die traditionelle Arbeit von Angesicht zu Angesicht. Unterschiedliche Arbeitsformen sind in den letzten Jahren entstanden und werden in den kommenden Jahren den Takt des Unternehmenslebens vorgeben.
Telearbeit oder Fernarbeit
Dabei handelt es sich um eine Form der Arbeit, bei der der Mitarbeiter seine Aufgaben von zu Hause (Home Office) oder einem anderen Ort aus erledigt, solange er Zugang zu technologischen Hilfsmitteln hat (Internetverbindung, Messaging, Arbeitssoftware, gemeinsame Dokumente usw.). Die Bedingungen der Telearbeit werden vom Arbeitgeber festgelegt und variieren je nach Unternehmen (Anzahl der Tage, Stunden, Austausch mit dem Vorgesetzten usw.).
Das Flex-Office
Das Flex-Office, auch als „flexibles Büro“ bekannt, ist eine Arbeitsorganisation, in der die Mitarbeiter keinen festen, dedizierten Arbeitsplatz mehr haben. Sie ist insbesondere durch die Entwicklung der Telearbeit entstanden, um regelmäßig frei werdende Büros zu optimieren. In Zukunft wird das Flex-Office Arbeitsplätze neu definieren, um sie zu vielseitig nutzbaren, kollaborativen Zentren zu machen, die den Austausch, die Kreativität oder die Konzentration fördern – je nach den Bedürfnissen der Mitarbeiter. Das Flex-Office wird feste Büros und Großraumbüros überflüssig machen.
Co-Working
Co-Working ist eine Form der arbeitsteiligen Organisation, bei der die Büros dezentral in Räumen in der Nähe des Wohnorts der Mitarbeiter untergebracht sind. Ein Unternehmen mietet gemeinsam genutzte Arbeitsräume oder eine Etage in einem Gebäude, das auch von anderen Organisationen genutzt wird.
Neue Arbeitsmethoden, die den Erwartungen der Mitarbeiter entsprechen
Neben der besonderen Bindung an die Mitarbeiter wird das Unternehmen durch die neuen Arbeitsmethoden nun auch seine Attraktivität ausbauen und seine Führungsmethoden überdenken.
Flexibilität und Agilität
Die Einführung flexiblerer Arbeitsmethoden (Co-Working-Spaces, Flex-Office, Remote Working, digitale Nomaden, Freiberufler, Intrapreneurship) ist jetzt eine echte Herausforderung für die Personalbeschaffung.
Flexibilität bei der Arbeit wird in den kommenden Jahren zu einem bestimmenden Faktor werden, vor allem für die jüngeren Generationen, die Arbeit nicht mehr nur im Sinne einer konventionellen Beschäftigung sehen. Diese neuen Mitarbeiter werden „opportunistischer“ in ihrer Berufswahl sein. Der Gedanke der Loyalität gegenüber dem Unternehmen wird viel weniger ausgeprägt sein als bei den Älteren, wobei sie doppelt so oft den Arbeitsplatz wechseln wollen (im Durchschnitt 22 Mal in ihrem Leben, verglichen mit 11,7 Mal bei früheren Generationen).
Die Arbeitsbedingungen werden genauso wichtig werden wie das Gehalt oder der Arbeitsinhalt. Unternehmen werden gezwungen sein, sich diesem Umstand anzupassen, wenn sie die besten Talente anziehen wollen, die sich bei gleicher Bezahlung für den Job entscheiden werden, der ihnen am meisten Freiheit und Autonomie bietet.
Ein Bedürfnis nach Autonomie
Neben dem Attraktivitätskriterium, das dem Unternehmen durch diese neuen Arbeitsmethoden verliehen wird, ist es auch ein Produktivitätsproblem für das Unternehmen, das mit diesen neuen Anwendungen entsteht. Ein Mitarbeiter, der von Arbeitsbedingungen profitiert, die er als angemessen empfindet, wird im Alltag viel motivierter und produktiver sein. Der durchschnittliche Mitarbeiter wünscht sich mehr Freiheit und Unabhängigkeit. Starre Zeitpläne und vertikale Strukturen scheinen ausgedient zu haben. Agilität und Zusammenarbeit sind der Weg der Zukunft.
Diese neuen Anforderungen spiegeln den Wunsch wider, nach Leistung und konkreten Kriterien beurteilt zu werden und nicht nach Anwesenheit, Pünktlichkeit oder dem Gefühl der Zugehörigkeit zum Unternehmen. Diese Freiheit geht einher mit größerer Verantwortung und dem Erreichen von gesetzten Zielen. In den kommenden Jahren wird sich eine neue Beziehung entwickeln, die auf Vertrauen und nicht auf Kontrolle basiert.
Lebensqualität am Arbeitsplatz
Mehr oder weniger mobiles Arbeiten wird das Leben der Mitarbeiter in vielerlei Hinsicht erleichtern. Dadurch erhalten sie zusätzliche Flexibilität, um ihre Zeit und ihren Zeitplan nach ihren persönlichen Bedürfnissen zu gestalten.
Die dauerhafte Einrichtung von Telearbeit wird den Mitarbeitern das Leben erleichtern, da sie von den Zwängen des Pendelns, Staus und Stoßzeiten befreit werden. Sie können zum Beispiel auch die Kinderbetreuung besser organisieren.
Außerdem sind die Mitarbeiter bereits sehr froh, an 2 oder 3 von 5 Tagen bei der Arbeit zu sein, da sie gerne mit ihren Kollegen zusammen sind und die Isolation durchbrechen, in der die Verpflichtung, an 5 Tagen in der Woche ins Büro zu gehen, als repetitiver und monotoner Zwang erlebt werden könnte. Die Möglichkeit, Präsenz- und Remote-Tage abzuwechseln, wird auch in Zukunft auf vielen Ebenen für einen Ausgleich der Lebensqualität im Unternehmen sorgen.
Risiken im Zusammenhang mit neuen Arbeitsmethoden
Obwohl diese neuen Arbeitsmethoden sowohl für die Mitarbeiter als auch für die Unternehmen Vorteile haben, sind sie nicht ohne Risiko und müssen auf koordinierte Weise umgesetzt werden.
Ein paradoxerweise omnipräsenter Job?
Das Hauptrisiko wird das Verschwimmen von Privat- und Berufsleben sein, die miteinander kollidieren können. Mitarbeiter, obwohl sie diese neuen Arbeitsmethoden sehr befürworten, könnten sich ungewollt mehr oder weniger als „Gefangene“ dieses Rhythmus fühlen und nicht in der Lage sein, sich wirklich von der Arbeit zu lösen.
Dieses Ungleichgewicht zwischen Privat- und Berufsleben wird von einem Teil der Mitarbeiter befürchtet, deren Unternehmen erwägen, in naher Zukunft auf Telearbeit umzustellen. Sie fürchten die Verlängerung der Arbeitszeiten. Hinzu kommt das Problem der Isolation und des Verlusts des Kontakts mit der Außenwelt, was sich auf die Leistung auswirken könnte.
Eine gefährdete Unternehmenskultur?
Es gibt einen schmalen Grat zwischen Unabhängigkeit und Individualismus, und diese neuen Arbeitsmethoden könnten eine Gefahr für den Teamzusammenhalt darstellen. Die Mitarbeiter selbst sind sich des Risikos bewusst, dass der informelle Austausch verschwinden wird.
Manager müssen daher einfallsreicher sein, wenn es darum geht, eine gemeinsame Unternehmenskultur durch Treffen zwischen den Teams zu bewahren, manchmal auf eine entspanntere oder spielerische Art und Weise (Workshops, Seminare, außerberufliche Veranstaltungen usw.).
Ein fragiles Gleichgewicht?
Obwohl Telearbeit immer beliebter wird, sollte sie nicht nur eingeführt werden, um einem modischen Trend nachzugeben. Es sollte als Reaktion auf ein reales Problem und auf die spezifische Situation des Unternehmens eingeführt werden. Bestimmte Sektoren oder Geschäftsarten werden besser geeignet sein als andere. Außerdem wird es gelingen müssen, ein Gleichgewicht zwischen Telearbeit und Präsenzarbeit zu halten.
Fernarbeit sollte nicht zur Regel werden, sondern eine Anpassungsvariable bleiben, die es ermöglicht, Flexibilität in die Organisation zu bringen. Dies ist der Preis, den man für die Aufrechterhaltung der Unternehmenskultur und des Zusammenhalts zahlen muss, da sonst eine Form der Zersplitterung oder gar Anarchie eintritt. Regelmäßige Arbeitstermine, Meilensteine und wöchentliche oder sogar tägliche Besprechungen sind eine gute Möglichkeit, diesen Kontakt aufrechtzuerhalten und die Teamleistung zu optimieren.
In geringerem Maße können auch der Kontrollverlust von Führungskräften über ihre Mitarbeiter oder die Demotivation von Teams Hindernisse für die Aufrechterhaltung hybrider Arbeitsformen darstellen. Diese Befürchtungen, die lange Zeit Teil der kollektiven Vorstellung waren, sind jedoch durch die Erfahrung weitgehend zerstreut worden. Es wurde beobachtet, dass die Effizienz manchmal höher ist als bei herkömmlichen Arbeitsformen (bessere Konzentration, Befähigung, Zeitersparnis in Bezug auf die Pendelzeit usw.).
Change Management
Diese Veränderungen und neuen Arbeitsmethoden sollten im Rahmen eines für und mit den Mitarbeitern gestalteten Change-Management-Prozesses ins Auge gefasst werden. Sie müssen Gegenstand von vorgelagerter Kommunikation, personalisierter Unterstützung und Schulung in den verschiedenen technischen Geräten, digitalen Werkzeugen und Software sein, die mobiles Arbeiten, den Austausch von Dokumenten aus der Ferne und kollaboratives Arbeiten ermöglichen.
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Arbeitsmethoden der Zukunft eher menschen- als arbeitsplatzorientiert sein werden. Die Idee ist, den Mitarbeitern ein flexibles Umfeld zu bieten, in dem sie sich entfalten und auf intelligente und nicht standardisierte Weise arbeiten können. Vertrauen und Flexibilität werden die Schlüsselwörter dieser neuen Kultur sein, die sich als „Smart Working“ zusammenfassen lässt, bei dem die Arbeit anpassungsfähig und agil wird.
