Das Lieferantenmanagement spielt eine Schlüsselrolle für die Wettbewerbsfähigkeit und den Fortbestand von Unternehmen. Dadurch wird sichergestellt, dass Unternehmen qualitativ hochwertige Produkte und/oder Dienstleistungen zu wettbewerbsfähigen Preisen und mit geringeren Risiken beschaffen können. Daher ist es von entscheidender Bedeutung, ein System zur Bewertung von Lieferanten einzuführen, das sich auf Lieferantenaudits stützt. Dabei handelt es sich um einen strategischen Ansatz, um die Gesamtleistung, Qualität und Zuverlässigkeit der Lieferkette eines jeden Unternehmens zu gewährleisten.
Warum werden Lieferantenaudits durchgeführt?
Aus der Sicht eines Unternehmens zielt ein Lieferantenaudit darauf ab, die Leistung und die Einhaltung von Vorschriften durch seine Lieferanten zu bewerten. Dabei überprüft das Unternehmen, ob seine Lieferanten in der Lage sind, seine eigenen Anforderungen (in Bezug auf Qualität, Preis, Fristen usw.) zu erfüllen, aber auch die geltenden Normen, Vorschriften und ethischen Praktiken einzuhalten. Am Ende mündet diese Diagnose in einen Plan mit umzusetzenden Korrekturmaßnahmen.
In ihrem Buch „Les audits fournisseurs“ (dt. „Lieferantenaudits“) teilen Philippe Benollet und Joël Khébian ihre genaue Vorstellung von einem Audit: „[Es] ist ein methodischer, strukturierter, unabhängiger und dokumentierter Prozess der Untersuchung, des Gesprächs, der Befragung, der Beobachtung, des Zuhörens, der Suche nach Beweisen innerhalb eines Systems mit dem Ziel, die Abweichung dieses Systems von einer Norm, einem Modell oder einem Standard zu bestätigen oder zu widerlegen.“
Die Durchführung eines Lieferantenaudits kann Teil eines Systems zur Bewertung von Lieferanten sein, aber auch zur Auswahl neuer Lieferanten, zur Qualitätssicherung oder sogar zur Vorbereitung auf eine Zertifizierung (wie die ISO-9001-Zertifizierung) innerhalb eines Unternehmens. Die Prüfung kann intern oder extern durchgeführt werden. Im ersten Fall übernimmt in der Regel die Qualitäts- oder Einkaufsabteilung des Unternehmens die Aufgabe, im zweiten Fall ein Subunternehmer oder eine zugelassene Organisation, die Zertifizierungen von Systemen durchführt.
Das Lieferantenaudit bietet den Unternehmen viele Vorteile. Zunächst werden auf diese Weise Risiken reduziert, die Qualitätssicherung gestärkt und die Einhaltung von Vorschriften gewährleistet. Das spielt eine Schlüsselrolle für den reibungslosen Ablauf innerhalb des Unternehmens, was wiederum die Rentabilität steigert und die Erfahrung und Zufriedenheit der Endkunden verbessert.
Das Audit fördert auch eine transparente und effektive Kommunikation mit den Lieferanten. Dies legt den Grundstein für gegenseitiges Verständnis und eine auf Fortschritt ausgerichtete gute Zusammenarbeit. In diesem Sinne trägt dies zur Verbesserung der Lieferantenbeziehung bei.
Die drei wichtigsten Arten von Qualitätsaudits für Lieferanten:
Das Systemaudit bewertet das gesamte Qualitätsmanagementsystem des Lieferanten und prüft die allgemeine Leistung des Lieferanten, um sicherzustellen, dass er die Qualitätsanforderungen und -standards erfüllt.
Beim Prozessaudit werden die operativen Verfahren und Prozesse überprüft.
Beim Produktaudit liegt der Schwerpunkt auf der Kontrolle der Produktqualität.
Die wichtigsten Schritte eines Lieferantenaudits
Um ein erfolgreiches Lieferantenaudit durchzuführen, sind die Vorbereitung im Vorfeld und die Zusammenarbeit mit den Lieferanten von entscheidender Bedeutung. Es geht darum, acht wichtige Schritte gründlich, sorgfältig und methodisch zu befolgen.
1. Rahmenbedingungen festlegen
Der erste Schritt beim Lieferantenaudit ist die Festlegung der allgemeinen Rahmenbedingungen. Dies umfasst die Häufigkeit, das Format und den Zweck der Audits, aber auch, wer für die Durchführung verantwortlich ist, welche Lieferanten betroffen sind usw. Meistens werden die Audits angekündigt und vor Ort, d.h. beim Lieferanten, durchgeführt. Es ist jedoch auch möglich, unangekündigte Audits oder Fernaudits durchzuführen, um die Dokumentation durchzugehen.
2. Kriterien festlegen
Der zweite Schritt konzentriert sich auf die Festlegung der verbindlichen Kriterien, die den Lieferanten mitgeteilt werden. Es kann sinnvoll sein, einen Standardkatalog von Kriterien zu erstellen, der dann entsprechend angepasst wird. Die Kriterien können sich auf die Einhaltung von Lieferterminen, das Beschwerdemanagement, die sichere Verarbeitung von Daten, die Arbeitsbedingungen vor Ort, die Nachhaltigkeit usw. beziehen.
3. Den Auditplan erstellen
Der dritte Schritt besteht darin, das kommende Audit im Detail zu planen. Das Unternehmen sammelt zunächst alle notwendigen Unterlagen wie Verträge mit dem Lieferanten, frühere Auditberichte usw. Dann legt es das Verfahren, die einzelnen Schritte und die Punkte fest, auf die geachtet werden muss. Alle Schlüsselfragen können in einer speziellen Checkliste festgehalten werden.
4. Ein Auftakttreffen organisieren
Vor Beginn der eigentlichen Prüfung ist es wichtig, dem betreffenden Lieferanten das Vorgehen zu erläutern. Alle Beteiligten müssen eine klare Vorstellung davon haben, was auf sie zukommt. Es geht darum, das Ziel, die einzelnen Schritte und die Vorteile, die jeder Beteiligte daraus ziehen kann, zu erklären.
5. Das Audit durchführen
Beim Audit wird der Istzustand erfasst, um ihn mit dem Sollzustand zu vergleichen. Es genügt, den Prüfplan Schritt für Schritt zu befolgen und die Leistung des Lieferanten anhand der zuvor festgelegten Kriterien zu bewerten. Der Auditor kann seine Gesprächspartner befragen, Dokumente einsehen oder auch eigene Beobachtungen anstellen. Er muss jede Handlung und Feststellung dokumentieren, insbesondere wenn es sich um Minderqualität handelt.
6. Den Auditbericht verfassen
Um die Ergebnisse des Lieferantenaudits zusammenzufassen, erstellt das Unternehmen einen Bericht. Dieses Dokument enthält allgemeine Informationen über den Lieferanten und den Auditrahmen, die Gesamtnote, eine detaillierte Beschreibung der festgestellten Mängel (möglichst mit Belegen) sowie konkrete Verbesserungsvorschläge.
7. Gemeinsam Bilanz ziehen
Am Ende dieser Gesamtschau ist es wichtig, ein weiteres Treffen mit dem Lieferanten zu organisieren, um ihm das Fazit mitzuteilen. Dies ist eine Gelegenheit, sich über die Ergebnisse des Audits auszutauschen, gemeinsam Verbesserungsmöglichkeiten zu identifizieren und die nächsten Schritte innerhalb bestimmter Fristen festzulegen.
8. Korrekturmaßnahmen implementieren
Der letzte Schritt schließlich konzentriert sich auf die Umsetzung des Aktionsplans. Der Lieferant verpflichtet sich, Maßnahmen zur Verbesserung seiner Leistung anzuwenden. Parallel dazu ist es auch Aufgabe des Unternehmens, sich zu fragen, welche Lehren aus diesem Audit gezogen werden können. Es kann sinnvoll sein, bestimmte Prozesse anzupassen, sein Lieferantenmanagement zu optimieren usw.
Durch regelmäßige Lieferantenaudits bindet das Unternehmen seine Partner in einen gemeinsamen Prozess der kontinuierlichen Verbesserung ein. Auf diese Weise baut es leistungsfähige, zuverlässige und dauerhafte Partnerschaften auf und sichert sie. Im weiteren Sinne trägt diese Dynamik dazu bei, das Lieferantenrisikomanagement zu verbessern, die Lieferkette zu optimieren und das Unternehmensimage zu wahren.
