Einkauf und Beschaffung sind zwei Schlüsselfunktionen im Zentrum der Lieferkette. Es ist im Übrigen nicht ungewöhnlich, dass diese Begriffe in Unternehmen bedeutungsgleich verwendet werden. Dennoch haben diese miteinander verwandten Konzepte sehr wohl unterschiedliche Rollen. Während die Beschaffung für den Erwerb von Gütern und Dienstleistungen zuständig ist, die für das Funktionieren des Unternehmens notwendig sind, konzentriert sich der Einkauf auf die betriebliche Durchführung. Eine Unterscheidung dieser beiden Funktionen ist jedoch von entscheidender Bedeutung, um eine optimale Geschäftsführung zu gewährleisten.
Beschaffung: Auftrag, Schritte und Herausforderungen
Die Beschaffung umfasst alle strategischen Aktivitäten und Prozesse im Zusammenhang mit dem Erwerb von Gütern, Produkten und Dienstleistungen, die für den reibungslosen Betrieb eines Unternehmens erforderlich sind. Die Beschaffungsfunktion muss diese Aufgabe unter den bestmöglichen Bedingungen erfüllen, indem sie sicherstellt, dass die niedrigsten Kosten gewährleistet sind und dass Qualität und Konformität den Anforderungen des Unternehmens entsprechen.
Das Beschaffungsmanagement ist ein grundlegender Pfeiler der Gesamtstrategie eines Unternehmens. In diesem Sinne sollte die Beschaffungsstrategie die Werte und Politik des Unternehmens widerspiegeln, indem sie z.B. den Schwerpunkt auf eine verantwortungsvolle Beschaffung legt.
Die wichtigsten Phasen bei der Beschaffung
Die Beschaffungsfunktion ist an mehreren großen Phasen beteiligt, die von der Bedarfsermittlung bis zur Leistungsbewertung der Lieferanten reichen.
1. Bedarfsermittlung
Zu diesem ersten Schritt gehört die Bedarfsermittlung der internen Kunden, aber auch die Bestimmung der genauen Spezifikationen der benötigten Waren und Dienstleistungen.
2. Auswahl der Lieferanten
Dieser zweite Schritt erfordert eine gründliche Marktuntersuchung, die Durchführung von Ausschreibungen und die Bewertung der von den Lieferanten eingereichten Vorschläge anhand zuvor festgelegter Kriterien (Preis, Qualität, Fristen usw.).
3. Vertragsverhandlungen und -management
Die Beschaffung befasst sich auch damit, die Vertragsbedingungen (Preise, Lieferfristen, Zahlungsmodalitäten usw.) auszuhandeln, um dann mit den Lieferanten einen Vertrag abzuschließen. Dieser dritte Schritt bestätigt die Geschäftsbeziehung offiziell.
4. Überwachung und Bewertung der Lieferantenleistung
In diesem letzten Schritt wird sichergestellt, dass die Lieferanten die Vertragsbedingungen einhalten, sei es in Bezug auf Qualität, Quantität, Lieferzeiten usw. Dazu gehören auch regelmäßige Bewertungen, um die Strategien anzupassen und gleichzeitig starke Beziehungen zu den Partnern aufrechtzuerhalten.
Herausforderungen der Beschaffungsabteilungen
Mitarbeiter der Beschaffungsabteilung stellen Herausforderungen sowohl hinsichtlich der Kosten als auch in Bezug auf Risiken und Wertschöpfung fest.
Optimierung der Gesamtkosten
Sie sind bestrebt, die Gesamtkosten für die Beschaffung zu optimieren und gleichzeitig die Qualität der gekauften Produkte und Dienstleistungen zu gewährleisten. Dies geschieht durch eine gründliche Suche, Auswahl und Verhandlung mit der Lieferantengruppe.
Risikomanagement
Da die globalen Lieferketten immer komplexer werden, müssen auch Beschaffungsabteilungen die Risiken minimieren. Dazu gehört die Auswahl zuverlässiger Lieferanten und die Umsetzung geeigneter Strategien.
Wertschöpfung
Durch den Aufbau strategischer Partnerschaften mit Lieferanten trägt die Brschaffung auch dazu bei, Werte für das Unternehmen zu schaffen und sich von der Konkurrenz abzuheben.
Einkauf: Auftrag, Schritte und Herausforderungen
Die Aufgabe des Einkaufs ist es, die in das Unternehmen eingehenden Ströme zu planen und zu steuern: Rohstoffe, Komponenten, Fertigprodukte oder auch Dienstleistungen. Dadurch soll die ständige Verfügbarkeit der für die Produktion benötigten Ressourcen sowie die Erfüllung der Kundenbedürfnisse gewährleistet werden.
Diese Funktion konzentriert sich daher mehr auf die Durchführung und das operative Management von Einkäufen. In diesem Sinne ist der Einkauf ein integraler Bestandteil des gesamten Einkaufsprozesses, aber auch Teil des Lieferkettenmanagements.
Die wichtigsten Phasen beim Einkauf
Der Einkaufsprozess erstrecken sich von der Bedarfsplanung bis zur Lagerung oder endgültigen Verwendung der Waren.
Bedarfsplanung
Der Einkauf ermittelt den Bedarf für einen bestimmten Zeitraum und plant die Wiederbeschaffung des Unternehmens, wobei sie darauf achtet, möglichst wenig Kosten zu verursachen.
Wareneingang
Diese Phase beinhaltet die Entgegennahme der Produkte, vor allem aber die Überprüfung, ob die gelieferten Waren den Erwartungen, Normen und Spezifikationen des Unternehmens entsprechen.
Lagerverwaltung
Hierbei gilt es, die Wareneingänge und -ausgänge genau zu verfolgen, damit es weder zu Über- noch zu Unterbeständen kommt. In der Regel verwenden die Teams computergestützte Systeme, um diesen Schritt zu optimieren.
Interne Verteilung
Die Waren werden dann vereinbarungsgemäß an die verschiedenen Abteilungen des Unternehmens verteilt. Durch eine effiziente Organisation trägt diese Phase zu einem reibungslosen Ablauf bei.
Retourenmanagement
Schließlich kümmert sich die Einkaufsfunktion auch darum, dass Waren bei Nichtübereinstimmung an die Lieferanten zurückgeschickt werden. Dabei stehen eine möglichst kurze Betriebsunterbrechung sowie niedrige Kosten im Vordergrund.
Herausforderungen des Einkaufs
Der Einkauf steht vor zwei zentralen Herausforderungen: Senkung der Kosten und Zufriedenheit der Endkunden.
Senkung der Kosten
Der Einkauf macht in der Regel die Hälfte der Kosten einer Ware aus. Die Teams müssen daher eine angemessene Kontrolle der Bestände gewährleisten, um die Kosten zu senken.
Kundenzufriedenheit
Durch ein gutes Einkaufsmanagement können alle Unwägbarkeiten (Verknappungen, Verzögerungen usw.) vermieden werden. Auf diese Weise gelingt es dem Unternehmen, die Endkunden unter idealen Bedingungen zu beliefern und so zu ihrer allgemeinen Zufriedenheit beizutragen.
Unterschied zwischen Einkauf und Beschaffung
Wie Sie sehen, ergänzen die Einkaufs- und Beschaffungsfunktion einander und sind miteinander verbunden. Sie unterscheiden sich jedoch hauptsächlich hinsichtlich ihrer Ziele, Ausrichtung und ihres Zeitrahmens.
Haupt- und Nebenziele
Die Beschaffungsabteilungen verfolgen sowohl ein strategisches als auch ein wirtschaftliches Ziel. Sie optimieren die Gesamtkosten für die Beschaffung und steuern die Lieferantenbeziehungen, um die Wettbewerbsfähigkeit und Rentabilität ihres Unternehmens zu steigern.
Einkaufsplaner haben ein operatives Ziel. Sie orchestrieren den gesamten Einkaufszyklus mit dem Ziel, die Güter rechtzeitig zur Verfügung zu stellen, aber auch die Lagerbestände zu optimieren.
Ausrichtung und Zeitrahmen
Beschaffungsexperten sind überwiegend nach außen gerichtet. Sie beobachten ständig den Markt und steuern die Beziehungen zu allen Lieferanten, wobei sie eine mittel- bis langfristige Sichtweise einnehmen.
Einkäufer sind eher nach innen gerichtet. Sie garantieren gegenüber internen Kunden und Nutzern die Einhaltung von Fristen und Konformität, wobei sie eine kurzfristige Sichtweise haben.
Beschaffung | Einkauf | |
Hauptziel | strategisch und wirtschaftlich | operativ |
Nebenziel | > Einkaufskosten optimieren > Lieferantenbeziehung steuern | > rechtzeitige Bereitstellung von Gütern sicherstellen, um Unterbrechungen zu vermeiden > Optimierung des Lagerbestands |
Ausrichtung | Lieferantenmarkt | Kunde/Nutzer |
Zeitrahmen | mittel- und langfristig | kurzfristig |
Wie ist dies in einem Unternehmen organisiert?
In kleinen Unternehmen werden beide Funktionen oft von denselben Personen, Einkäufern/Beschaffungsplanern, unter derselben Leitung wahrgenommen. Dabei besteht jedoch die Gefahr, dass kurzfristige Anliegen und Probleme die längerfristigen Ziele überlagern.
In größeren Unternehmen sind die Funktionen in der Regel getrennt. In ihrem Buch „Politique d'achat et gestion des approvisionnements“ (Einkaufspolitik und Beschaffungsmanagement) betonen die beiden Beschaffungsexperten Olivier Bruel und Pascal Ménage: „Einkauf und Beschaffung sind zwei getrennte Aufgabenfelder, die unterschiedliche Fähigkeiten und Personenprofile erfordern. [...] In diesem Ansatz müssen Einkäufer und Beschaffungsplaner getrennte Akteure mit unterschiedlichen Profilen sein. Die Einkäufer können dann eine eigene Einheit innerhalb einer immer noch als ‚Einkauf/Beschaffung‘ bezeichneten Funktion bilden oder separat auftreten und bezüglich ihrer Verantwortung direkt einer eigenständigen Lieferkettenfunktion unterstehen."
Einige Unternehmen verlagern den Akt des Einkaufs auch auf die Nutzer selbst. Sie verlassen sich auf spezielle digitale Lösungen wie Punch-out, mit denen Ausgaben ohne Zutun der Beschaffungsabteilung getätigt werden können. Diese Option trifft jedoch in der Regel auf Dienstleistungsunternehmen zu, insbesondere auf nicht strategische Einkäufe.
Einkauf und Beschaffung stellen somit zwei Schlüsselfunktionen dar, die untrennbar miteinander verbunden sind. Die Beschaffung setzt die Transaktionsströme in Gang, die dann von der Einkaufssabteilung gesteuert werden. Eine starke Synergie zwischen diesen beiden Funktionen ermöglicht nicht nur die Kostenkontrolle, sondern verbessert auch die Reaktions- und Anpassungsfähigkeit der Organisation. Zusammen sind sie für die Stabilität und betriebliche Effizienz eines jeden Unternehmens von entscheidender Bedeutung.
