Angesichts eines zunehmend volatilen und unsicheren Umfelds ist die Bestandsverwaltung für Unternehmen strategisch wichtig geworden. Dies ist ein entscheidender Hebel, um Risiken zu minimieren, Kosten zu optimieren und die Kundenzufriedenheit zu gewährleisten. Um für Unwägbarkeiten gerüstet zu sein, legen viele Unternehmen in ihren Lagerhäusern einen Sicherheitsbestand an. Die Herausforderung besteht darin, zu wissen, wie man den Sicherheitsbestand mithilfe präziser Formeln effizient berechnet und die richtigen Optimierungsstrategien für die Beschaffung einsetzt.
Sicherheitsbestand: Definition
Der Sicherheitsbestand, auch als Pufferbestand bezeichnet, ist ein zusätzlicher Bestand, der von einem Unternehmen gehalten wird, um auf unvorhergesehene Ereignisse reagieren zu können. Dieser Sicherheitsbestand wird stillgelegt, um für Notfälle gerüstet zu sein.
Eine verspätete Lieferung oder eine Auftragsspitze kann schnell zu einer Unterbrechung des reibungslosen Ablaufs der Lieferkette führen. Der Sicherheitsbestand dient dazu, sich vor möglichen Lieferengpässen aufgrund eben solcher Unwägbarkeiten zu schützen, ohne dabei zu viel Kapital zu binden. Auf diese Weise können mögliche Schäden für das Unternehmen wie Kundenunzufriedenheit, Umsatzeinbußen oder zusätzliche Kosten vermieden werden.
Es gibt zwei Hauptkategorien von Unwägbarkeiten, die sich auf den Lagerbestand auswirken können:
Beschaffungsseitige Unwägbarkeiten wie verspätete Lieferungen, nicht konforme Waren, Produktionsprobleme usw.
Nachfrageseitige Unwägbarkeiten wie ein starker Anstieg der Nachfrage, der unvorhergesehen oder saisonal bedingt ist, von einem Großkunden ausgeht usw.
Mehdi Kharab, Mitbegründer und Chief Revenue Officer von Colibri, einer Lösung für Sales & Operations Planning, erinnert uns daran, dass eine gute Bestandsverwaltung auf zwei Schlüsselelementen beruht: „Um die richtigen Bestände am richtigen Ort und zur richtigen Zeit zu haben, sind eine faktenbasierte und konsequente Methodik, ergänzt durch ein leistungsfähiges Bestandsverwaltungstool, die halbe Miete.“
Welche Produkte sind betroffen?
Innerhalb eines Unternehmens ist nicht unbedingt für alle Produkte ein Sicherheitsbestand bzw. ein Sicherheitsbestand in der gleichen Höhe erforderlich. Noch bevor Sie Ihren Sicherheitsbestand berechnen, müssen Sie also festlegen, welche Produkte davon betroffen sein werden. Andernfalls kann es sich als kontraproduktiv erweisen, indem das Lager zu voll wird und unnötige Kosten entstehen.
Das Pareto-Prinzip
Das Pareto-Prinzip bzw. 80/20-Gesetz besagt, dass etwa 80% des Gesamtwerts durch 20% der wichtigsten Posten erzielt werden. In unserem Fall bedeutet dies, dass für 20% der Produkte, die 80% des Gesamtwerts ausmachen, ein Sicherheitsbestand angelegt werden müsste.
Die ABC-Methode
Die auf dem Pareto-Prinzip beruhende ABC-Methode ermöglicht eine feiner abgestufte Klassifizierung der Produkte nach ihrem Wert:
Kategorie A: 20% der Produkte, die 80% des Wertes ausmachen;
Kategorie B: 30% der Produkte, die 15% des Wertes ausmachen;
Kategorie C: 50% der Produkte, die 5% des Wertes ausmachen.
Für jede Kategorie sollten unterschiedliche Strategien zur Bestandsverwaltung mit entsprechend angepassten Alarmstufen hinsichtlich des Sicherheitsbestands angewandt werden.
Variablen zur Berechnung des Sicherheitsbestands
Jeder Sicherheitsbestand wird von verschiedenen Variablen beeinflusst: Nachfrageschwankungen, Lead Time der Lieferanten usw. Diese Variablen müssen Sie bestimmen, unabhängig davon, welche Methode und welche mathematische Formel Sie zur Berechnung Ihres Sicherheitsbestands wählen.
Vorlaufzeit
Die Vorlaufzeit oder Lead Time gibt den Zeitraum vom Eingang einer neuen Bestellung bis zur Lieferung an. Dies umfasst die Zeit für die Bearbeitung, Produktion und Lieferung. Dieser Zeitraum kann aufgrund verschiedener Faktoren variieren, u.a. aufgrund der geografischen Entfernung und der Zuverlässigkeit des Lieferanten.
Servicequalität
Jedes Unternehmen setzt sich Serviceziele. Diese Variable hängt jedoch von der Geschäftspolitik, der Produkttypologie sowie der Branche ab. Die Servicequalität zeichnet sich durch die Fähigkeit des Unternehmens aus, die Nachfrage, d.h. die Erwartungen der Kunden, zu befriedigen.
Nachfrageschwankungen
Das Konsumverhalten ist manchmal unvorhersehbar und trotz solider Prognosen schwer zu steuern. Die Volatilität der Nachfrage wird durch Wettbewerb, hektische Märkte usw. noch verstärkt. Dabei ist die Saisonabhängigkeit der Produkte noch gar nicht berücksichtigt. Daher kann es sinnvoll sein, Nachfrageschwankungen anhand der Standardabweichung oder des Variationskoeffizienten der historischen Absatzzahlen zu berechnen.
Methoden zur Berechnung des Sicherheitsbestands
Es gibt mehrere mögliche Methoden, um den Sicherheitsbestand zu berechnen, deren Funktionsweise und mathematische Formeln wir im Folgenden näher erläutern werden. Viele Unternehmen berechnen heute ihren Sicherheitsbestand automatisch mithilfe spezieller Software.
Einfache Formel
Das Unternehmen kennt seine durchschnittlichen Verkaufszahlen und beschließt, sich auf seine Erfahrungen zu stützen, um einen angemessenen Zeitraum zu bestimmen, der durch seinen Sicherheitsbestand abgedeckt werden muss.
Sicherheitsbestand = durchschnittlicher Verkauf x Zeitraum, für den der Sicherheitsbestand gelten soll
Durchschnitts- und Höchstwertformel
Das Unternehmen orientiert sich an den Verkaufsschwankungen, die es in der Vergangenheit beobachtet hat, und beschließt, eine Methode anzuwenden, mit der es auf diese Trends reagieren kann.
Sicherheitsbestand = (maximaler Verkauf x maximale Lieferzeit) - (durchschnittlicher Verkauf x durchschnittliche Lieferzeit)
Normales Gesetz
Das Normalgesetz oder Gaußsches Gesetz findet bei größeren Absatzmengen Anwendung. Diese Methode ermöglicht recht genaue Schätzungen in Bezug auf eine Normalverteilung der Nachfrage, wobei die Unsicherheiten in Bezug auf die Nachfrage und/oder die Beschaffungsfristen einbezogen werden, unabhängig davon, ob sie voneinander unabhängig sind oder nicht.
Um diese Methode anwenden zu können, muss Folgendes vorab festgelegt werden:
Ihr Sicherheitskoeffizient in Abhängigkeit vom gewünschten Servicegrad;
Die Standardabweichungen Ihrer Verkäufe und Lieferungen.
Wenn die Nachfrage unsicher ist
Sicherheitsbestand = Sicherheitskoeffizient x Umsatzstandardabweichung x Wurzel aus der durchschnittlichen Lieferzeit
Wenn die Fristen unsicher sind
Sicherheitsbestand = Sicherheitskoeffizient x durchschnittlicher Umsatz x Standardabweichung der Lieferzeit
Wenn Nachfrage und Zeit unsicher und voneinander unabhängig sind
Sicherheitsbestand = Sicherheitskoeffizient x Wurzel ((durchschnittliche Lieferzeit x (Standardabweichung des Umsatzes)2) + (durchschnittlicher Umsatz x Standardabweichung der Lieferzeit)2)
Wenn Nachfrage und Fristen unsicher und voneinander abhängig sind
Sicherheitsbestand = (Sicherheitskoeffizient x Standardabweichung des Umsatzes x Wurzel (durchschnittliche Lieferzeit) + (Sicherheitskoeffizient x durchschnittlicher Umsatz x Standardabweichung Lieferzeit)
Bewährte Verfahren für eine weitergehende Optimierung
Zur weiteren Optimierung des Bestandsmanagements gibt es mehrere Strategien, die unter Logistikfachleuten bestens bekannt sind.
Seinen Bestellpunkt festlegen
Nach der Berechnung des Sicherheitsbestands ist es von entscheidender Bedeutung, den Bestellpunkt oder Wiederbeschaffungspunkt zu bestimmen. Dieser dient dazu, festzulegen, bei welchem Mindestbestand (Warnbestand) das Unternehmen die Wiederbeschaffungsverfahren auslösen soll. Diese Maßnahme ist zeitlich vor dem Sicherheitsbestand platziert.
Für die Berechnung des Bestellpunkts wird die folgende Formel verwendet:
Bestellpunkt = (durchschnittlicher Verkauf x durchschnittliche Lieferzeit) + Sicherheitsbestand
Einsatz einer Lagerverwaltungssoftware
Manchmal sind Fehlbestände auf eine mangelhafte Verwaltung der Bestandsdaten innerhalb des eigenen Unternehmens zurückzuführen. Um die Bestandskontrolle zu erleichtern, kann eine WMS-Lösung (Warehouse Management System) ein entscheidendes Instrument sein. Diese Tools ermöglichen es, die gespeicherten Bestandsdaten und den Standort der Produkte im Lager genau zu ermitteln.
Besser mit seinen Lieferanten zusammenarbeiten
Unternehmen haben auch großes Interesse daran, starke Beziehungen zu ihren Lieferanten aufzubauen, um die Wiederbeschaffungszeiten und deren Variabilität zu verringern. Durch Partnerschaftsabkommen und ständige Kommunikation können potenzielle Probleme besser vorhergesehen und Bestände proaktiv angepasst werden.
Durch die Kontrolle der wichtigsten Variablen, die Wahl der richtigen Berechnungsmethode und die Anwendung geeigneter Optimierungsstrategien können sich Logistikmanager auf jede Art von Fehlbestand vorbereiten. Wie Sie sehen, ist die effiziente Verwaltung des Sicherheitsbestands von entscheidender Bedeutung, um an Flexibilität zu gewinnen, die Risiken innerhalb der Lieferkette zu minimieren und den Fortbestand Ihres Unternehmens zu sichern.
