Datenschutzerklärung – Der Schutz Ihrer persönlichen Daten

1. Zweck

Diese Richtlinie legt dar, wie wir ("Manutan") Ihre persönlichen Daten ("personenbezogene Daten") verarbeiten, welche wir sammeln und die Sie uns zur Verfügung stellen. Sie gilt für alle personenbezogenen Daten, die im Laufe unserer Geschäftsbeziehung von Ihnen erhoben werden. Bitte lesen Sie dieses Dokument sorgfältig, um unsere diesbezüglichen Praktiken zu verstehen.

2. Wer ist Manutan?

Manutan ist eines der führenden Multi-Channel-B2B-Vertriebsunternehmen in Europa, dessen Muttergesellschaft, Manutan International, ihren Sitz in der Avenue du 21e siècle, ZAC Parc des Tulipes, 95500 Gonesse hat. Die Manutan Deutschland GmbH hat Ihren Sitz im c/o Ecos Office Ceneter – BCF GmbH, Basler Straße 115, 79115 Freiburg und wird vertrete durch Ramon Kok (Geschäfsführer), Handelsregister: Amtsgericht Freiburg, HRB 708061 und der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer: DE146018450.

Wir haben mehr als 2.200 Mitarbeiter in Europa, verteilt auf 25 Niederlassungen und 17 Länder.

Im Rahmen unserer Tätigkeit sind wir verpflichtet, die Sie betreffenden personenbezogenen Daten in voller Übereinstimmung mit den geltenden Vorschriften und insbesondere der Europäischen Verordnung Nr. 2016/679 vom 27. April 2016 zum Schutz natürlicher Personen ("DSGVO") sowie dem geänderten Gesetz vom 6. Januar 1978 über die Datenverarbeitung, Dateien und Freiheiten (oder "Datenschutzgesetz") zu verarbeiten.

3. Was sind unsere Verpflichtungen?

Wir verpflichten uns, alle technischen und organisatorischen Maßnahmen zu ergreifen, die erforderlich sind, um die Einhaltung der grundlegenden Prinzipien bei der Erhebung und Verarbeitung personenbezogener Daten zu gewährleisten, insbesondere die Prinzipien von:

• Rechtmäßigkeit, Fairness, Transparenz: Personenbezogene Daten werden auf rechtmäßige, faire und transparente Weise verarbeitet.
• Zweckbindung: Personenbezogene Daten werden für festgelegte, eindeutige und rechtmäßige Zwecke verarbeitet und nicht in einer Weise weiterverarbeitet, die mit den ursprünglichen Zwecken unvereinbar ist.
• Verhältnismäßigkeit der Daten: Die erhobenen personenbezogenen Daten sind angemessen, relevant und auf das für die Zwecke der Verarbeitung erforderliche Maß beschränkt.
• Richtigkeit der Daten: Personenbezogene Daten sind korrekt und werden auf dem neuesten Stand gehalten. Es werden alle angemessenen Schritte unternommen, um sicherzustellen, dass unzutreffende oder veraltete Daten unter Berücksichtigung der Zwecke der Verarbeitung gelöscht oder berichtigt werden.

4. Wie sammeln wir Ihre persönlichen Informationen?

Im Laufe unserer Geschäftsbeziehung werden Sie möglicherweise gebeten, uns Ihre persönlichen Daten auf verschiedenen Wegen zur Verfügung zu stellen:

• wenn Sie Ihr Kundenkonto anlegen
• während Ihrer Online-Einkäufe, insbesondere wenn Sie unsere Bestellformulare ausfüllen
• wenn Sie sich an unseren Kundendienst wenden, eine Beschwerde vorbringen oder ganz allgemein, wenn Sie sich an unseren Kundendienst wenden
• wenn Sie unseren Newsletter abonnieren oder an Marketingstudien oder einem Gewinnspiel teilnehmen
• wenn Sie eine Bewerbung einreichen
• und ganz allgemein bei jedem anderen direkten Kontakt mit unserem Team.

Wir können personenbezogene Daten auch über Partner sammeln, denen Sie zuvor Ihr Einverständnis gegeben haben, von uns kontaktiert zu werden. In diesem Fall werden nur die Daten verwendet, für die Sie Ihre ausdrückliche Zustimmung zur Verwendung durch einen Partner gegeben haben.

Wenn Sie auf den Websites von Manutan surfen, verwenden wir möglicherweise auch Cookies, kleine Textdateien, die auf Ihrem Gerät (Computer, Tablet oder Handy) gespeichert werden. Diese Cookies ermöglichen es uns, persönliche Informationen und Daten für verschiedene Zwecke zu sammeln (Website-Verkehrs- und Nutzungsstatistiken, Anpassung der Website an Ihre Einstellungen, Drittanbieter-Cookies für Werbezwecke usw.).

Im Rahmen des Cookie-Managements verpflichten wir uns auch zur Einhaltung der datenschutzrechtlichen Bestimmungen. So wird, wenn erforderlich, die Zustimmung zu Cookies über den Cookie-Banner eingeholt, der bei Ihrem ersten Besuch auf der Website des Unternehmens deutlich sichtbar erscheint.

Sie können Ihre Cookie-Einstellungen jederzeit ändern. Um mehr über die Verwaltung von Cookies durch Manutan zu erfahren, können Sie den Abschnitt "Cookies" auf der Website unter folgendem Link aufrufen: https://www.manutan.de/de/oid/cookies

5. Wozu verwenden wir Ihre persönlichen Daten? (Zwecke der Verarbeitung)

Ihre persönlichen Daten werden hauptsächlich verwendet, um unsere Geschäftsbeziehung zu organisieren und um Ihnen einen besseren Service bieten zu können.

In diesem Zusammenhang werden Ihre personenbezogenen Daten zu den folgenden Hauptzwecken verarbeitet:

a.) Verwaltung der Geschäftsbeziehung:

i. Die Nutzung und Verwaltung Ihres Kundenkontos

ii. Der Kauf von Produkten über unsere Website

iii. Die Nachverfolgung von Aufträgen

iv. Die Betreuung durch den Kundendienst und der Reklamationen

v. Die Verwaltung von Anträgen auf Zugang, Berichtigung und Widerspruchsrechte

vi. Die Durchführung von statistischen Studien, um die Nutzung und die Leistungen unserer Internet-Seite zu verbessern

vii. Die Durchführung von Marketingstudien, sowie Umfragen und Produkttests

viii. Die Ausarbeitung eines personalisierten Profils, das es ermöglicht, Sie besser kennenzulernen, Sie zu binden und auf diese Weise unseren Service zu verbessern (Profiling)

b.) Die Realisierung von Operationen, die es ermöglichen, uns in der Nähe von Interessenten zu bewegen (Commercial Prospecting):

i. Die Realisierung von Operationen der kommerziellen Werbungen

ii. Die Ausarbeitung von Handelsstatistiken

iii. Die Organisation von Wettbewerben und/oder Treueaktionen

iv. Das Management der Meinungen von Kunden über Produkte, Dienstleistungen oder Inhalte

c.) Die Wahrung unserer Interessen:

i. Der Schutz vor Betrug

ii. Die Verwaltung von unbezahlten Rechnungen

iii. Das Klären von Streitigkeiten

iv. Die Nachverfolgung von Sammelvorgängen

v. Das Management unserer Compliance mit den verschiedenen anwendbaren gesetzlichen Verpflichtungen.

d.) Management unserer Lieferanten und Logistik (Lieferungen)

5a. E-Mail-Werbung mit Anmeldung zum Newsletter

Wenn Sie sich zu unserem Newsletter anmelden, verwenden wir die hierfür erforderlichen oder gesondert von Ihnen mitgeteilten Daten, um Ihnen regelmäßig unseren E-Mail-Newsletter aufgrund Ihrer Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 S lit. A DSGVO zuzusenden.

Die Abmeldung vom Newsletter ist jederzeit möglich und kann entweder durch eine Nachricht an marketing@manutan.de oder über einen dafür vorgesehenen Link im Newsletter erfolgen. Nach Abmeldung löschen wir Ihre E-Mail-Adresse, soweit Sie nicht ausdrücklich in eine weitere Nutzung Ihrer Daten eingewilligt haben oder wir uns eine darüber hinausgehenden Datenverwendung vorbehalten, die gesetzlich erlaubt ist und über die wir Sie in dieser Erklärung informieren.

6. Verarbeiten wir alle personenbezogenen Daten, die Sie uns zur Verfügung stellen?

Gemäß unseren Verpflichtungen erheben wir nur die Daten, die wir für die Durchführung unserer Aktivitäten als notwendig erachten (Prinzip der Datenminimierung).

Einige Daten sind jedoch für die Bearbeitung Ihrer Anfragen und/oder Aufträge unerlässlich, während andere Daten es uns ermöglichen, Sie besser kennen zu lernen und so unsere Angebote an Ihre Bedürfnisse anzupassen. Die mit einem (*) gekennzeichneten Felder der Erfassungsformulare müssen ausgefüllt werden. Andernfalls ist es uns nicht möglich, Ihre Anfrage oder Bestellung zu bearbeiten oder Ihnen auf Ihre Bedürfnisse abgestimmte Angebote zu unterbreiten.

7. Was ist die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung von personenbezogenen Daten?

Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten basiert auf verschiedenen Rechtsgrundlagen, die sich nach dem jeweiligen Verarbeitungszweck richten. In diesem Zusammenhang sind Ihre Daten notwendig für:

• Die Erfüllung einer vertraglichen Verpflichtung, an der Sie beteiligt sind (z. B. Verwaltung Ihrer Bestellungen, Verwaltung Ihrer Lieferung usw.)
• Die Verfolgung unseres berechtigten Interesses als Datenverantwortlicher (insbesondere zur Entwicklung von Wissen über unsere Kunden, zur Anpassung unserer Angebote an Ihre Bedürfnisse und/oder zur Durchführung von Werbeaktionen)
• Die Einhaltung einer gesetzlichen Verpflichtung, sobald die geltende Gesetzgebung die besagte Datenverarbeitung vorschreibt.

8. Wer kann auf Ihre persönlichen Daten zugreifen?

Nur autorisierte Personen innerhalb unserer Teams können auf Ihre persönlichen Daten zugreifen, je nach geschäftlichen Erfordernissen.

Ihre personenbezogenen Daten können auch an andere Unternehmen der Gruppe sowie an unsere Partner ("Subunternehmer") übermittelt werden, deren Dienstleistungen für die Durchführung unserer Aktivitäten als Datenverantwortlicher erforderlich sind. So können Ihre personenbezogenen Daten beispielsweise an Dienstleister weitergegeben werden, die Hosting- und IT-Wartungsdienste sowie Zustellungsaktivitäten, Betrugsmanagement usw. erbringen.

In diesem Zusammenhang verpflichten wir uns, nur Unterauftragnehmer einzusetzen, die ausreichende Garantien bieten und unsere Verpflichtungen in Bezug auf den Schutz personenbezogener Daten einhalten.

9. Werden meine Daten ins Ausland übertragen?

In bestimmten Fällen können Ihre Daten auch an unsere zugelassenen Partner außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums übertragen werden, unter Einhaltung der geltenden Vorschriften.

Allgemeiner ausgedrückt, wenn Ihre Daten an einen Empfänger außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums übermittelt werden, verpflichtet sich Manutan, von Fall zu Fall einen angemessenen Schutzmechanismus zu implementieren, um den Schutz und die Sicherheit Ihrer persönlichen Daten nach den strengsten Regeln und gemäß seinen Verpflichtungen als Datenverantwortlicher zu gewährleisten. Sie können eine Kopie dieser Garantien unter der unten im Abschnitt "13. Wie kann ich meine Rechte wahrnehmen" angegebenen Adresse anfordern und erhalten.

So werden im Rahmen der Eingabe und Speicherung von Angeboten und Aufträgen Ihre personenbezogenen Daten möglicherweise an unseren zugelassenen Partner Outsourcia mit Sitz in Marokko übermittelt. Dieser Partner unterliegt regelmäßigen Audits durch Manutan und ist vertraglich verpflichtet, die Verpflichtungen der Gruppe in Bezug auf den Schutz personenbezogener Daten einzuhalten.

10. Wie lange werden Ihre persönlichen Daten gespeichert?

Personenbezogene Daten werden nur so lange aufbewahrt, wie es zur Erfüllung der im Abschnitt "5. Wozu verwenden wir Ihre persönlichen Daten? (Zwecke der Verarbeitung)“ beschriebenen Zwecke erforderlich ist. Darüber hinaus bewahrt Manutan Ihre personenbezogenen Daten in Übereinstimmung mit den Aufbewahrungsfristen auf, die von den geltenden Vorschriften und/oder der guten Industriepraxis vorgeschrieben werden.

Diese Aufbewahrungsfristen richten sich nach der Art der Verarbeitungszwecke und berücksichtigen insbesondere die geltenden gesetzlichen Bestimmungen, die für bestimmte Datenkategorien eine bestimmte Aufbewahrungsfrist vorschreiben, die geltenden Verjährungsfristen sowie die Empfehlungen der lokalen Aufsichtsbehörden zu bestimmten Kategorien der Datenverarbeitung.

Zur Veranschaulichung: Manutan verpflichtet sich, Ihre persönlichen Daten als Kunde nur für den Zeitraum aufzubewahren, der für die Verwaltung der Geschäftsbeziehung unbedingt erforderlich ist, d.h. für einen Zeitraum von drei Jahren ab dem Ende der Geschäftsbeziehung (mit Ausnahme der gesetzlichen Verpflichtungen des Datenverantwortlichen, die eine längere Aufbewahrungsfrist erfordern), z.B. ab dem Datum eines Kaufs, dem Ablaufdatum einer Garantie, dem Ende eines Dienstleistungsvertrags oder dem letzten Kontakt des Kunden.

Personenbezogene Daten, die Sie als Nicht-Kunden/Interessent betreffen, werden für einen Zeitraum von drei Jahren ab dem Zeitpunkt der Erhebung bzw. ab dem letzten Kontakt mit unseren Dienstleistungen (z.B. Anforderung von Unterlagen oder Klick auf einen Hypertext-Link in einer E-Mail) aufbewahrt.

11. Sind Ihre Daten sicher?

Wir legen besonderen Wert auf die Vertraulichkeit und Sicherheit Ihrer persönlichen Daten.

In diesem Zusammenhang setzen wir geeignete technische und organisatorische Maßnahmen ein, um ein angemessenes und branchenübliches Maß an Sicherheit zu gewährleisten. Auf diese Weise erfüllen wir die gesetzlichen Anforderungen und schützen die Rechte und Daten der betroffenen Personen von Beginn der Verarbeitung an.

Manutan verfügt über ein globales Sicherheitsmanagementprogramm für seine Informationssysteme, das auf dem internationalen Standard ISO/IEC 27001:2013 basiert. Dies zielt darauf ab, die Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit von vertraulichen und sensiblen Daten, einschließlich Ihrer persönlichen Daten, zu wahren.

Darüber hinaus profitiert unsere E-Commerce-Plattform, wie auch die anderen Websites der Gruppe, von verstärkten Sicherheitsmaßnahmen wie dem Einsatz robuster Verschlüsselungsprotokolle, dem Schutz durch eine Anwendungs-Firewall, permanenter Überwachung und regelmäßigen externen Audits. Schließlich wird Ihr Passwort, das mit Ihrem Konto verknüpft ist, verschlüsselt in unseren Datenbanken gespeichert, so dass es für niemanden außer Ihnen zugänglich ist.

12. Welche Rechte haben Sie in Bezug auf personenbezogene Daten?

Gemäß den geltenden Datenschutzbestimmungen können Sie jederzeit Ihre Rechte als betroffene Person wahrnehmen und Zugang, Berichtigung, Löschung und Übertragbarkeit Ihrer Daten verlangen sowie Ihre Rechte auf Einschränkung und Widerspruch gegen die Verarbeitung dieser Daten ausüben.

Sie haben insbesondere das Recht, der Verarbeitung Ihrer Daten zu Zwecken der kommerziellen Werbung zu widersprechen. Abhängig von den Entscheidungen, die Sie beim Anlegen oder Ändern Ihres Kontos treffen, können Sie Angebote von unserem Unternehmen sowie von anderen Unternehmen oder Partnern der Manutan-Gruppe erhalten. Diese Auswahl kann jederzeit geändert werden, sobald Sie sich in Ihrem Online-Konto angemeldet haben.

Ebenso können Sie, wenn Sie unseren Newsletter nicht mehr erhalten möchten, auf den Abmeldelink klicken, der sich am Ende jeder elektronischen Werbekommunikation befindet.

13. Wie kann ich meine Rechte wahrnehmen?

Diese Rechte können ausgeübt werden durch Kontaktaufnahme mit Manutan Deutschland GmbH, c/o Ecos Office Center – BCF GmbH, Basler Straße 115, 79115 Freiburg oder per E-Mail an info@manutan.de.

In diesem Zusammenhang bitten wir Sie, Ihrer Anfrage die zu Ihrer Identifikation notwendigen Elemente (Name, Vorname, E-Mail) und ein Ausweisdokument sowie alle Informationen zu Ihrer Anfrage beizufügen.

Darüber hinaus haben Sie das Recht, sich im Falle eines Verstoßes gegen die Vorschriften zum Schutz personenbezogener Daten, insbesondere die DSGVO, an die örtliche Aufsichtsbehörde zu wenden.

14. Wer ist zu kontaktieren?

Wenn Sie weitere Fragen zu dieser Richtlinie oder zu der Art und Weise haben, in der Manutan Ihre persönlichen Daten verarbeitet, wenden Sie sich bitte an folgende Adresse: privacy@manutan.com.

15. Änderungen und Aktualisierungen

Diese Datenschutzrichtlinie kann im Lichte unterschiedlicher Interpretationen, Entscheidungen und Meinungen in Bezug auf die DSGVO geändert oder aktualisiert werden. Manutan verpflichtet sich, Sie über seine Website über alle Änderungen zu informieren.

16. Glossar

• "Personenbezogene Daten" sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person (im Folgenden "betroffene Person" genannt) beziehen. Als identifizierbar wird eine natürliche Person angesehen, die direkt oder indirekt, insbesondere mittels Zuordnung zu einer Kennung wie einem Namen, zu einer Kennnummer, zu Standortdaten, zu einer Online-Kennung oder zu einem oder mehreren besonderen Merkmalen identifiziert werden kann, die Ausdruck ihrer physischen, physiologischen, genetischen, psychischen, wirtschaftlichen, kulturellen oder sozialen Identität sind.
• "Verarbeitung" ist jeder mit oder ohne Hilfe automatisierter Verfahren ausgeführte Vorgang oder jede Vorgangsreihe im Zusammenhang mit Daten oder einer Reihe personenbezogener Daten wie das Erheben, das Erfassen, die Organisation, die Strukturierung, die Speicherung, die Anpassung oder Veränderung, das Auslesen, das Abfragen, die Benutzung, die Offenlegung durch Übermittlung, Verbreitung oder eine andere Form der Bereitstellung, den Abgleich oder die Verknüpfung, die Einschränkung, das Löschen oder die Vernichtung.
• "Profiling" ist jede Art der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten, die darin besteht, dass diese personenbezogenen Daten verwendet werden, um bestimmte persönliche Aspekte, die sich auf eine natürliche Person beziehen, zu bewerten, insbesondere um Elemente bezüglich Arbeitsleistung, wirtschaftliche Lage, Gesundheit, persönliche Vorlieben, Interessen, Zuverlässigkeit, Verhalten, Standort oder Ortswechsel dieser natürlichen Person zu analysieren oder vorherzusagen.
• "Verantwortlicher" ist die natürliche oder juristische Person, Behörde, Einrichtung oder andere Stelle, die allein oder gemeinsam mit anderen über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung entscheidet; werden die Zwecke und Mittel der Verarbeitung durch das Unionsrecht oder das Recht eines Mitgliedstaats bestimmt, so kann der Verantwortliche benannt werden oder die spezifischen Kriterien für die Benennung können im Unionsrecht oder im Recht eines Mitgliedstaats festgelegt werden.
• "Unterauftragsverarbeiter" ist die natürliche oder juristische Person, Behörde, Dienststelle oder sonstige Stelle, die personenbezogene Daten im Auftrag des Verantwortlichen verarbeitet.
• "Empfänger" ist die natürliche oder juristische Person, Behörde, Dienststelle oder sonstige Stelle, die die Mitteilung der personenbezogenen Daten erhält, unabhängig davon, ob es sich um einen Dritten handelt oder nicht. Öffentliche Behörden, die im Rahmen eines bestimmten Ermittlungsauftrags gemäß dem Unionsrecht oder dem Recht eines Mitgliedstaats personenbezogene Daten erhalten können, gelten jedoch nicht als Empfänger. Die Verarbeitung solcher Daten durch die betreffenden öffentlichen Behörden erfolgt in Übereinstimmung mit den geltenden Datenschutzvorschriften entsprechend dem Zweck der Verarbeitung.
• "Partner" bezeichnet eine natürliche oder juristische Person, Behörde, Dienststelle oder Einrichtung mit Ausnahme der betroffenen Person, des Verantwortlichen, des Unterauftragsverarbeiters und der Personen, die unter der direkten Autorität des Verantwortlichen oder des Unterauftragsverarbeiters zur Verarbeitung der personenbezogenen Daten befugt sind.
• "Einwilligung" der betroffenen Person ist jede Willensbekundung, die frei, bestimmt, in Kenntnis der Sachlage und unmissverständlich ist und mit der die betroffene Person durch eine Erklärung oder eine eindeutige positive Handlung zustimmt, dass die sie betreffenden personenbezogenen Daten verarbeitet werden dürfen.
• "Aufsichtsbehörde" ist eine von einem Mitgliedstaat eingerichtete unabhängige öffentliche Behörde.